Sous la responsabilité du Chef de service, en lien avec les chargés de mission, sa mission sera d'assurer le suivi administratif et financier des dossiers de subventions, marchés publics, les paiements et le suivi du budget du service ,liés aux interventions économiques à l’international du service

Missions ou activités ponctuelles :
1/ Contribuer à la préparation des sessions sur le volet subvention :
- Complétude des dossiers déposés sur le portail des subventions ;
- Enregistrement et saisie sur Astre des demandes de subvention ;
- Préparation des documents relatifs aux sessions (Tableaux de suivi session, Tableaux des pré CET) sur la partie financière en lien avec les chargés de mission du service ;
- Exécution financière des rapports et leurs annexes (conventions) proposés au vote des conseillers régionaux : notification des conventions sur Adob sign et préparation des pièces pour versement des acomptes ;
- Saisie sur Astre des indicateurs pour les dossiers non présentés au vote, rejetés ou à réorienter ;

2/ Traitement et exécution du paiement des subventions :
- S'assurer de l'envoi et suivi des conventions et arrêtés en lien avec la chargé de mission en charge des sessions
- Traiter les liquidations et les pré-mandats des subventions (acomptes et soldes ) – contrôle des RIB;
- Suivre et contrôler a posteriori les justificatifs de réalisation (solde des dossiers, archivage, émission de titres de recettes) ;
- Préparer les pièces nécessaires au contrôle a posteriori des dossiers par le service subventions ;


3/ Suivi financier des marchés du service :
- Faire un rétroplanning sur chacune procédure de marché avant renouvellement : être un appui pour les chargés de mission ;
D’une manière générale sur les marchés du service :
- Enregistrer des marchés sur Astre + OKAVEO : effectuer les avances
- Suivre l'exécution des marchés notifiés : émettre les bons de commandes sur Astre et traiter le paiement des factures et les titres de recette – contrôle des RIB;
- Recevoir et traiter les factures : relance et suivi des délais de paiement (via Astre), certificat administratif et ECSF en lien avec le chargé de mission ;
- Suivre sur Astre l’exécution des marchés, des révisions de prix et renouvellement du marché ;

Sur le suivi des marchés :
- mettre en place un tableau de suivi des bons de commandes et des factures prévisionnels sur le marché FAJE ;
- mettre en place un tableau de suivi des bons de commandes, appels de fonds, présentation des appels de fond et paiement des factures liées à la convention DOCAPOST ;
- mettre en place un tableau de suivi sur les marchés liés aux opérations économiques internationales : salons/missions ou accueils de délégation ;

4/ Préparer et suivre le budget du service en lien avec la Responsable administrative et financière de la DDEDI :
- Participer à l'élaboration des documents du BP, BS et DM ;
- Assurer en lien avec la RAF Direction le suivi budgétaire des programmes et enveloppes (mise en place de process et outils de suivi) : suivre la consommation du budget en AE et CPF, réalisation et suivi des engagements, disponibilité des lignes de crédits en lien avec le SAF ;
- Transférer les crédits : compléter le tableau des transferts de crédits ;
- Appliquer la procédure de caducité des subventions ;
- Vérifier les propositions de paiement (avances, acomptes et soldes) des dossiers de subvention avant de les soumettre au Chef de service ;

5/ Participer aux activités de contrôles internes et externes et aux actions de reporting :

- Mettre en œuvre le contrôle interne a posteriori des dossiers de subvention;
- Mettre en œuvre les préconisations de la Direction générale sur les aspects administratif et financier ;
- Fournir les éléments administratifs, financiers et statistiques pour les rapports d'activités, enquêtes et bilans.

L'agent pourra être amené à effectuer toute activité nécessaire à la continuité de service.

Savoirs
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance des procédures administratives et financières de l'institution et des partenaires ;
- Maîtrise de la comptabilité publique et de la réglementation des marchés publics ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Maitrise de l'expression orale et écrite ;
- Maitrise des outils : Excel (indispensable) et de WORD, Adob Sign et Elise ;
- Maitrise d'Astre subventions, Astre GF et GS, Subventions requêtes et OKAVEO ;
Savoir-faire
- Analyser les documents administratifs et financiers ;
- Maitriser le contenu des projets de délibérations, des conventions et annexes, des dossiers d'achat public ;
- Maitriser les grands principes du budget du service et de l'exécution d'un budget ;
- Maîtriser les outils et applications financières (ASTRE, MGDIS AIDEN…) ;
- Maîtriser des outils bureautiques ;
- Avoir une bonne expression écrite et orale ;
- Savoir planifier et respecter les délais contraints ;
- Réaliser et suivre des tableaux de bord.
Savoir-être
-
- Rigueur ;
- Méthode et sens de l’organisation ;
- Autonomie, capacité d’initiative ;
- Sens du dialogue et diplomatie
- Aptitude pour le travail en équipe ;
- Discrétion et confidentialité.
Formations et diplômes
Baccalauréat minimum + BTS comptabilité ou expérience d'au moins 3 ans dans la gestion comptable et financière