Assistante de Direction Police Municipale
Offre n° O013240320000071
Publiée le 20/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Forte d'une population de plus de 45000 habitants qui en fait la 5e ville du département des Bouches-du-Rhône, la ville d'Aubagne est reconnue pour son dynamisme économique, culturel et sportif. Mais c'est aussi une cité riche de son patrimoine et de ses traditions qui participent à sa renommée.
Lieu de travail
AUBAGNE
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistante de Direction apporte une aide permanente au Directeur de Police Municipal et son Adjoint en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Organisation de la vie professionnelle de l’encadrant
• Gestion de l’agenda et des RDV du Directeur et de son Adjoint
• Priorisation et traitement des courriers et courriels
• Accueil téléphonique
• Orientation des partenaires internes et externes : Police Nationale, Préfecture, Sapeurs-pompiers, Autres Police municipales environnantes …)
• Traitement des urgences et dossiers sensibles
• Préparation des réunions, constitution des fonds de dossiers de l’équipe de direction
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
• Rédaction de documents : note de service, compte rendu de réunion ou d’évènements, bons de commande,
• Gestion du circuit des parapheurs : enregistrements et suivi
• Gestion Open Courrier (doléances administrés et réponse aux administrés)
Référent administratif de la préparation des conseils municipaux, des commissions municipales et du collectif de direction de la Direction
• Transmission du rétro planning à l’ensemble du collectif de la Direction de la police Municipale
• Centralisation des ODJ et transmission des ODJ au service des assemblées
• Centralisation des projets de délibération et des fiches techniques
• Ajout sur la plate-forme Connect-Elu
• Organisation des commissions de sécurité ?
• Rédaction du procès-verbal pour transmission service des assemblées
Gestion des recours administratif préalable obligatoire (Rapo) et des commissions du contentieux du stationnement payant (CCSP)
• Saisie sur le logiciel
• Rédaction de courrier auprès de l’usager
Gestion RH des agents de la PM
• Gestion des astreintes
• Gestion des cycles de travail (modification, …)
Gestion des manifestations en cas d’absence de la personne en charge du dossier
• Rédaction des arrêtés
• Lien avec les différents services
• Diffusion des arrêtés sur le site de la Ville
Veille documentaire, veille juridique et classement
Référente EAP
• Gestion de l’agenda et des RDV du Directeur et de son Adjoint
• Priorisation et traitement des courriers et courriels
• Accueil téléphonique
• Orientation des partenaires internes et externes : Police Nationale, Préfecture, Sapeurs-pompiers, Autres Police municipales environnantes …)
• Traitement des urgences et dossiers sensibles
• Préparation des réunions, constitution des fonds de dossiers de l’équipe de direction
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
• Rédaction de documents : note de service, compte rendu de réunion ou d’évènements, bons de commande,
• Gestion du circuit des parapheurs : enregistrements et suivi
• Gestion Open Courrier (doléances administrés et réponse aux administrés)
Référent administratif de la préparation des conseils municipaux, des commissions municipales et du collectif de direction de la Direction
• Transmission du rétro planning à l’ensemble du collectif de la Direction de la police Municipale
• Centralisation des ODJ et transmission des ODJ au service des assemblées
• Centralisation des projets de délibération et des fiches techniques
• Ajout sur la plate-forme Connect-Elu
• Organisation des commissions de sécurité ?
• Rédaction du procès-verbal pour transmission service des assemblées
Gestion des recours administratif préalable obligatoire (Rapo) et des commissions du contentieux du stationnement payant (CCSP)
• Saisie sur le logiciel
• Rédaction de courrier auprès de l’usager
Gestion RH des agents de la PM
• Gestion des astreintes
• Gestion des cycles de travail (modification, …)
Gestion des manifestations en cas d’absence de la personne en charge du dossier
• Rédaction des arrêtés
• Lien avec les différents services
• Diffusion des arrêtés sur le site de la Ville
Veille documentaire, veille juridique et classement
Référente EAP
Profils recherchés
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Savoir :
• Environnement institutionnel
• Connaissance de l’environnement
Savoir-faire :
• Accueil et information
• Capacité rédactionnelle
• Discernement
• Logiciels bureautiques
• Logistique administrative
• Organisation
Savoir être :
• Réactivité
• Rigueur
• Aisance relationnelle
• Esprit d’initiative et réactivité
Particularités du poste :
• Grande disponibilité
• Confidentialité / discrétion
Savoir :
• Environnement institutionnel
• Connaissance de l’environnement
Savoir-faire :
• Accueil et information
• Capacité rédactionnelle
• Discernement
• Logiciels bureautiques
• Logistique administrative
• Organisation
Savoir être :
• Réactivité
• Rigueur
• Aisance relationnelle
• Esprit d’initiative et réactivité
Particularités du poste :
• Grande disponibilité
• Confidentialité / discrétion
Contact
Contact
0442181919
Informations complémentaires
MODALITE DE RECRUTEMENT
Pour postuler vous devez fournir :
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Pour postuler vous devez fournir :
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.