Assistant(e) Secrétaire (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013240321000501
Publiée le 21/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MARSEILLE
Poste à pourvoir le
26/04/2024
Date limite de candidature
26/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du Service Vie des Assemblées, du Pôle Instances et Vie de l’Assemblée de la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées, rattachés à la Direction Générale Adjointe « Maîtriser nos Moyens », vous êtes chargé(e) du secrétariat pour un(e) élu(e).
Contexte
Vous assistez un(e) élu(e) sur l’ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d’assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d’entrée de l’élu(e) pour les services de la Ville de Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs.
Contexte
Vous assistez un(e) élu(e) sur l’ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d’assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d’entrée de l’élu(e) pour les services de la Ville de Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier ; apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) ; recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
• Gérer l’agenda de l’élu(e) ; organiser les réunions et préparer les dossiers ; réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l’élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations ;
• Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes ; effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l’intervention de l’élu(e) ;
• Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse ;
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses ;
• Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
Hôtel de Ville – Quai du Port - 13002 Marseille
• Gérer l’agenda de l’élu(e) ; organiser les réunions et préparer les dossiers ; réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l’élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations ;
• Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes ; effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l’intervention de l’élu(e) ;
• Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse ;
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses ;
• Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
Hôtel de Ville – Quai du Port - 13002 Marseille
Profils recherchés
Nous avons hâte de vous connaître !
Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes doté(e) de capacités d’adaptation et d’excellentes qualités rédactionnelles.
Vous disposez du sens de l’organisation et de la discrétion.
Rejoignez-nous !
Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes doté(e) de capacités d’adaptation et d’excellentes qualités rédactionnelles.
Vous disposez du sens de l’organisation et de la discrétion.
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Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Référence de l’offre : i 9989
Postulez directement en ligne sur : https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.