Sous la responsabilité du chef de service, en étroite articulation avec la référente administrative et financière de la direction et le service administratif et financier de la direction générale adjointe :
- assurer la mise en œuvre des procédures administratives, financières et juridiques du service

1/ Préparation et suivi du budget du service :
- Assurer la veille administratives et financières et adapter les procédures et les documents internes aux évolutions
- Participer à l'élaboration des documents du BP, BS et DM
- Suivre la consommation du budget en AP/AE CPI/CPF
- Mettre en place de tableaux de bord de suivi
- Superviser la clôture budgétaire

2/ Suivi des subventions :
-Superviser la bonne utilisation des webservices (AIDEN)
- Veiller au bon déroulement de la procédure de paiement
- Valider les demandes de paiement de subventions (vérification des budgets analytique et comptable, vérification de l'éligibilité des dépenses présentées)
- Superviser l'émission des titres de recettes
- Coordonner la constitution des éléments nécessaires aux procédures de contrôle du service des subventions
- Mettre en œuvre les procédures d'élaboration de remise gracieuse
- Superviser les campagnes annuelles d'annulation en lien avec la REF

3/ Suivi des marchés :
- Assister les chargés de missions sur l'élaboration des marchés et le lancement des consultations
- Assurer l'interface entre le SAF et le service lors du recensement des marchés publics
- Suivre l'exécution administrative et financière des marchés (en particulier le marché sur les OIR qui nécessite un suivi régulier et rapproché)
- élaborer les bons de commande
- assurer le paiement des factures

3/ Coordination de la Préparation de la session :
- Consolider l'ordre du jour des rapports présentés en session
- Rédiger ou corédiger les rapports et les conventions
- Créer les fiches Astre, les fiches financières (T6) et les tableaux de requêtes
- Mettre à jour des tableaux de suivi des sessions et assurer l'archivage dématérialisé des dossiers

4/ Activités de reporting et en soutien transversal au service:
- Fournir les éléments administratifs, financiers et statistiques pour les rapports d'activités, enquêtes et bilans
- Elaborer des tableaux de bord de suivi (budgétaires, suivi d'activité)
- Point régulier avec le chef de service et la cheffe de service adjointe

5/ Animation des 3 assistantes de gestion du service :
- Soutenir la planification des tâches
- Donner un appui technique ponctuel
L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.

Savoirs
- Connaissance des compétences et de l'organisation de la collectivité et des procédures applicables aux votes des sessions
- Connaissance du règlement financier régional
- Connaissance de la comptabilité publique
- Connaissance de la réglementation relative aux marchés publics
- Connaissance des règles financières applicables au traitement des subventions
Savoir-faire
- Maitrise des outils bureautiques et ainsi qu'Astre subventions,
Subventions requêtes et Posactes
- expérience dans l'instruction des subventions, les paiements et le suivi budgétaire
- Aisance rédactionnelle
- Préparer des tableaux de bord
Savoir-être
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Rigueur
- Fiabilité
- Autonomie
- Disponibilité en période de sessions
- Discrétion et confidentialité
Formations et diplômes
Formation Bac +2 / Bac+3 et expériences avérées en gestion, comptabilité, finance ou droit souhaité