Assistante de direction
Offre n° O013240422000809
Publiée le 22/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Martigues, commune littorale des Bouches-du-Rhône en Provence, également connue sous le surnom de « Venise provençale ».
Commune de la Métropole Aix Marseille, Martigues s'étend sur les rives de l'étang de Berre et sur le canal de Caronte, sur un territoire naturel d'accueil des activités industrielles, touristiques et d'habitat. Elle est composée de trois quartiers et de plusieurs villages et compte près de 50 000 habitants.
Commune de la Métropole Aix Marseille, Martigues s'étend sur les rives de l'étang de Berre et sur le canal de Caronte, sur un territoire naturel d'accueil des activités industrielles, touristiques et d'habitat. Elle est composée de trois quartiers et de plusieurs villages et compte près de 50 000 habitants.
Lieu de travail
MARTIGUES
Poste à pourvoir le
24/05/2024
Date limite de candidature
24/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
1) Mission principale et responsabilité
Assiste et apporte une aide permanente à la Directrice de l’Education Enfance en termes d’organisation, de gestion et communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Assure le secrétariat et la gestion du planning de l’Adjointe déléguée à l’éducation et à l’enfance
Assiste et apporte une aide permanente à la Directrice de l’Education Enfance en termes d’organisation, de gestion et communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Assure le secrétariat et la gestion du planning de l’Adjointe déléguée à l’éducation et à l’enfance
Missions / conditions d'exercice
2) Activités principales
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriels à l’interlocuteur compétent
- Relations avec les autres services de la Direction, les différentes Directions de la collectivité, les autres collectivités, les partenaires, la population
- Organisation du travail de la Directrice
- Gestion de l’agenda
- Planification des réunions de travail
- Préparation et transmission des documents préparatoires aux réunions
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Suivi des projets et activités de la Direction
- Centralisation des informations, contrôle et analyse
- Élaboration de bilans
- Mise en place d’outils de suivi et d’historisation
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction
- Aide ponctuelle aux chefs de services sur certains dossiers spécifiques
- Mise à jour des fiches Bilan de mandat
- Réalisation de travaux bureautiques
- Rédaction et suivi des courriers et de tous documents liés au fonctionnement de la Direction
- Rédaction et suivi des conventions
- Classement et archivage
- Organisation et suivi des éléments préparatoires pour le Conseil Municipal
- Vérification, transmission aux commissions municipales
- Rédaction des délibérations
- Veille juridique relatives aux compétences de la Direction
- Collecte de textes réglementaires
- Analyse et transmission aux responsables de services
3) Activités spécifiques ou de polyvalence
- Secrétariat de l’Adjointe déléguée à l’Education et à l’enfance (planning, courriers, préparation des audiences)
- Suivi du budget de la direction
- Suivi sur INCOVAR des personnels directement rattachés à la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriels à l’interlocuteur compétent
- Relations avec les autres services de la Direction, les différentes Directions de la collectivité, les autres collectivités, les partenaires, la population
- Organisation du travail de la Directrice
- Gestion de l’agenda
- Planification des réunions de travail
- Préparation et transmission des documents préparatoires aux réunions
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Suivi des projets et activités de la Direction
- Centralisation des informations, contrôle et analyse
- Élaboration de bilans
- Mise en place d’outils de suivi et d’historisation
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction
- Aide ponctuelle aux chefs de services sur certains dossiers spécifiques
- Mise à jour des fiches Bilan de mandat
- Réalisation de travaux bureautiques
- Rédaction et suivi des courriers et de tous documents liés au fonctionnement de la Direction
- Rédaction et suivi des conventions
- Classement et archivage
- Organisation et suivi des éléments préparatoires pour le Conseil Municipal
- Vérification, transmission aux commissions municipales
- Rédaction des délibérations
- Veille juridique relatives aux compétences de la Direction
- Collecte de textes réglementaires
- Analyse et transmission aux responsables de services
3) Activités spécifiques ou de polyvalence
- Secrétariat de l’Adjointe déléguée à l’Education et à l’enfance (planning, courriers, préparation des audiences)
- Suivi du budget de la direction
- Suivi sur INCOVAR des personnels directement rattachés à la direction
Profils recherchés
4) Technicités du poste et compétences exigées
- Savoirs, connaissances théoriques
- Connaissance de l’administration territoriale
- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques du secrétariat
- Savoir faire
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et priorisation des dossiers
- Organisation et rigueur
- Garant de l’image de la directrice et de l’élue qu’il assiste (conséquence politique pour l’élue)
- Relais d’information avec le supérieur hiérarchique
- Contacts directs et échanges permanents avec la directrice et l’élue
- Savoir être
- Aptitude à l’écoute et de communication
- Discrétion, confidentialité
- Autonomie
5) Conditions d'exercice
- Lieu de travail : Maison du tourisme
- Savoirs, connaissances théoriques
- Connaissance de l’administration territoriale
- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques du secrétariat
- Savoir faire
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et priorisation des dossiers
- Organisation et rigueur
- Garant de l’image de la directrice et de l’élue qu’il assiste (conséquence politique pour l’élue)
- Relais d’information avec le supérieur hiérarchique
- Contacts directs et échanges permanents avec la directrice et l’élue
- Savoir être
- Aptitude à l’écoute et de communication
- Discrétion, confidentialité
- Autonomie
5) Conditions d'exercice
- Lieu de travail : Maison du tourisme
Contact
Contact
0442443491
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation + CV + copie des diplômes + le cas échéant dernier arrêté de situation administrative ou attestation d'inscription sur liste d'aptitude) devront être adressées par mail à la Direction des Ressources Humaines - Service Emploi emploi@ville-martigues.fr - Avant la date limite de candidatures.
Pour la prise en compte de votre candidature, merci d'indiquer impérativement dans l'objet du mail l'intitulé du poste et la référence.
Pour la prise en compte de votre candidature, merci d'indiquer impérativement dans l'objet du mail l'intitulé du poste et la référence.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.