Finalité du service ou de l’Unité: Le service protocole s’occupe du bon déroulement des manifestations publiques auxquelles participe la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Il contribue ainsi à promouvoir une bonne image de la Région et à mettre en valeur ses réalisations auprès du public et des partenaires

Missions générales du poste:
- Organiser et mettre en œuvre les manifestations en conformité avec le positionnement de la Région et les règles du protocole républicain
- Assurer la gestion des invitations en lien avec le service Relations Publiques et l’organisation de l’accueil des invités lors des manifestations de relations publiques
- Participer à l’organisation protocolaire des grands événements nécessitant la contribution de tout le service
-Assurer l’accueil de hautes personnalités
- Assurer l’intérim du chef de service
Activités:
- Garantir la préparation, la mise en œuvre et le suivi d’organisation d’événements, réceptions, soirées, inaugurations…
- Assurer la gestion du protocole (accueil et placement des autorités…)
- Accueillir et accompagner le Président de la Région, les élus régionaux et les délégations étrangères à l’hôtel de Région ou sur un événement extérieur
- Réaliser les documents protocolaires (déroulé, personnalité à saluer, plan de placement…)
- Organiser le dispositif protocolaire nécessaire à une manifestation (accueil, signalétique, buffets…)
- Etablir des listes d’invités en lien avec le SRP, création de cartons d’invitation et suivi des retours
- Déterminer et gérer les prestations à commander aux fournisseurs
- Etablir un cahier des charges qui sera nécessaire dans le cadre de l’élaboration de marchés publics
- Coordonner l’équipe
- Animer des réunions d’équipe
- Organiser, distribuer et contrôler la réalisation du travail
- Participer aux réunions séquences en lien avec la chefferie de cabinet
- Evaluer et Coordonner les interventions des prestataires
- Gérer les marchés techniques en lien avec la DARP
- Suivi du budget du service

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.

Formation, diplômes, permis (préciser obligatoire ou souhaité):
Niveau Bac + 4
Permis obligatoire
Savoirs :
- Connaissance du protocole républicain en vigueur
- Connaissance du territoire (Organisme satellite à la Région, collectivités territoriales et service déconcentrés de l’Etat)
- Connaissance de l’organisation de la collectivité
- Maîtrise de l’anglais
- Connaissance d’une langue méditerranéenne souhaitée (arabe, italien, espagnol, …)
- Techniques et outils de gestion des bases de données (Augure)
- Connaissance des procédures de transmission des demandes
- Technique de gestion de conflits et des situations de stress
- Aisance rédactionnelle et orale
- notion de management d’équipe

Savoir-faire:
- Coordonner l’intervention de partenaires variés
- Analyser les demandes et les traduire en besoins
- Conseiller et aider à la décision
- Comprendre, analyser, mettre en œuvre les règlementations et les procédures, respecter les délais procéduraux
- Maîtriser la communication : prendre la parole en public, s’adapter aux différents interlocuteurs
- Développer et entretenir des réseaux relationnels
- Analyser l’environnement et les contraintes
- Conduire une réunion et rendre compte
- Accueillir et prendre des messages téléphoniques
- Maîtrise des outils bureautiques, d’internet et du publipostage
- Encadrer et animer une équipe
- Conduire une réunion et rendre compte (reporting)

Savoir-être:
- Faire preuve de méthode, d’organisation
- Confidentialité
- Anticipation, réactivité
- Sens des initiatives
- Politesse, courtoisie, diplomatie
- Rigueur et implication
- Aptitudes relationnelles, sens et goût de l’accueil
- Résistance au stress
- Résistance au travail de terrain
- Autonomie et esprit d’équipe

Temps de travail et horaires:
Contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public
Eventuellement, travail le soir, week-end et jour férié