La Direction de l’Administration Générale et du Protocole, sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.

Contexte

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :

• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements,
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique,
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville,
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui un(e) chef(fe) de projet « administration et protocole ».

Votre rôle consistera à :

• Contribuer au montage et au suivi de dossiers transverses dans les domaine de compétences de la Direction de l’Administration Générale et du Protocole, notamment sur la gestion des bâtiments de l’Hôtel de Ville et de tous les sites de réception de la Ville, les projets partenariaux pluriannuels et les manifestations de grande ampleur ;
• Participer aux réunions relatives à ces projets ;
• Informer la hiérarchie des avancées des projets ;
• Planifier les étapes essentielles en lien avec le Directeur ;
• Suivre les dossiers jusqu’à leur réalisation (comptes rendus, réunions points d’étapes..) ;
• Conseiller le Directeur et alerter sur les échéances et les risques ;
• Tenir à jour le planning et anticiper les rendus ;
• Développer les relations avec les acteurs extérieurs susceptibles de prendre part à ces nouveaux projets ;
• Mettre en relation les différents services de la Ville de Marseille susceptibles d’être concernés par ces projets ;
• Effectuer un suivi des projets : planification des étapes préliminaires, détermination des phases successives, définition des dates de lancement et points d’étapes.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…).

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un Bac + 3 à Bac + 5, vous connaissez le fonctionnement des collectivités locales et des institutions extérieures à la collectivité.
Vous maîtrisez le pack Office et les outils de gestion de fichiers.
Vous possédez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Doté(e) d’excellentes qualités relationnelles et du sens de la diplomatie, vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d'organisation, d’adaptation et de travail dans l’urgence.
Dynamique et rigoureux(euse), vous faites preuve d’une discrétion absolue.

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