Assistant de direction (H/F)
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Offre n° O013250314000693
Publiée le 14/03/2025
Synthèse de l'offre
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Lieu de travail
27 Place Jules Guesde, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
15/04/2025
Date limite de candidature
14/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assister le DGA et le chargé de missions dans leurs fonctions administratives
Missions / conditions d'exercice
Activités d'Assistant de DGA
- Garantir l'accueil physique et téléphonique : réceptionner les appels téléphoniques, orienter et renseigner les interlocuteurs
- Gérer le courrier arrivée et départ sous le logiciel Elise ainsi que les documents parvenant à la DG sous parapheurs :
vérification de la bonne présentation des documents et prise de contacts avec les services rédacteurs le cas échéant
- Réaliser des travaux bureautiques, mettre en forme et transmettre les documents de la DGAACEJ
- Préparer le planning des congés du DGA et des Directions
- Garantir la gestion des fournitures et des besoins techniques de la DGACEJ
- Enregistrer, classer les documents
- Assurer le suivi des sessions n lien avec les chargés de mission (organisation des Pré-CET, veiller au respect des délais de
remise des rapports et au suivi dans Gedelib)
- Organiser l'agenda du DGA : planifier, préparer les rendez-vous et réunions du DGA
- Suivre l'ensemble des activités du DGA
- Organiser et suivre les déplacements du DGA
- Préparer les fonds de dossiers pour les réunions du DGA
- Recueillir, traiter et/ou transférer en continu les informations relevant du DGA afin d'assurer le lien avec les directions et
services de la DGACEJ, ainsi qu'avec la Direction Générale des Services et le Cabinet
- Garantir l'accueil physique et téléphonique : réceptionner les appels téléphoniques, orienter et renseigner les interlocuteurs
- Gérer le courrier arrivée et départ sous le logiciel Elise ainsi que les documents parvenant à la DG sous parapheurs :
vérification de la bonne présentation des documents et prise de contacts avec les services rédacteurs le cas échéant
- Réaliser des travaux bureautiques, mettre en forme et transmettre les documents de la DGAACEJ
- Préparer le planning des congés du DGA et des Directions
- Garantir la gestion des fournitures et des besoins techniques de la DGACEJ
- Enregistrer, classer les documents
- Assurer le suivi des sessions n lien avec les chargés de mission (organisation des Pré-CET, veiller au respect des délais de
remise des rapports et au suivi dans Gedelib)
- Organiser l'agenda du DGA : planifier, préparer les rendez-vous et réunions du DGA
- Suivre l'ensemble des activités du DGA
- Organiser et suivre les déplacements du DGA
- Préparer les fonds de dossiers pour les réunions du DGA
- Recueillir, traiter et/ou transférer en continu les informations relevant du DGA afin d'assurer le lien avec les directions et
services de la DGACEJ, ainsi qu'avec la Direction Générale des Services et le Cabinet
Profils recherchés
Expérience professionnelle sur des postes similaires
Savoirs
- Techniques de secrétariat et d’accueil
- Connaissance de l'organisation de la collectivité
Savoir-faire
Maîtriser les outils bureautiques, Gédélib, Elise, Astre, E-mission et Rooming’it
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs
- Enregistrer et classer des documents
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Effectuer l'accueil physique de personnes
- Identifier le degré d’urgence des demandes à traiter
Savoir-être
- Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Confidentialité
- Dynamisme
- Faire preuve de méthode, d’organisation
- Réactivité
- Respect de la hiérarchie
- Rigueur
- Politesse, courtoisie
Savoirs
- Techniques de secrétariat et d’accueil
- Connaissance de l'organisation de la collectivité
Savoir-faire
Maîtriser les outils bureautiques, Gédélib, Elise, Astre, E-mission et Rooming’it
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs
- Enregistrer et classer des documents
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Effectuer l'accueil physique de personnes
- Identifier le degré d’urgence des demandes à traiter
Savoir-être
- Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Confidentialité
- Dynamisme
- Faire preuve de méthode, d’organisation
- Réactivité
- Respect de la hiérarchie
- Rigueur
- Politesse, courtoisie
Contact et modalités de candidature
Contact
0491575057
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence : JM/9235 avant le 14/04/2025 à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence : JM/9235 avant le 14/04/2025 à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.