I-COMMANDE PUBLIQUE

ACTIVITES :

1 - Relations avec les acheteurs et organisation des achats :

Collaborer avec les services acheteurs pour l’aide à l’analyse des besoins et la mise en place des procédures adaptées à chaque type d’achat
Prêter assistance aux services acheteurs, en particulier faire les rappels pour la reconduction et le renouvellement des marchés et contrats supérieurs au seuil des marchés et contrats pour lesquels une publicité et mise en concurrence préalables sont obligatoires (actuellement 40 000€ HT)
Proposer aux services une planification prenant en compte les délais et contraintes des marchés à procédure adaptée, appels d’offres et concessions
Aider les services à la rédaction des documents administratifs des marchés à procédure adaptée, appels d’offres et concessions
Aider les services à analyser les offres en fonction des critères choisis
S’assurer de la signature et de la validité des marchés et contrats de la commande publique supérieurs au seuil à partir duquel une publicité et mise en concurrence préalables sont obligatoires
Valider les fiches d’engagement supérieures à ce seuil

2 - Gestion des marchés et concessions :
Assister les services à la rédaction des publicités (pour le choix des critères propres à chaque offre) et s’assurer de leur publication ou de la parution sur les supports adéquats, dont le site internet de la Ville
Rédiger et publier les avis pour les marchés supérieurs au seuil, utilisation de l’outil métier 3P
Préparer les commissions – les convoquer (CAO et autres) – y assister conjointement avec la direction – préparer la rédaction des comptes rendus, des décisions et des délibérations
Réceptionner les offres des marchés supervisés par la commande publique (supérieurs au seuil, marchés à procédure adaptée ou appels d’offres)
Proposer les décisions ou délibérations nécessaires
Assurer la gestion administrative des marchés à procédure adaptée supérieurs au seuil (contrôle de légalité, notifications et rejets,...)

3 - Procédures dématérialisées marchés supérieurs au seuil :
Aider à la mise en forme dématérialisée de tous les marchés supérieurs à ce seuil
Notifier les marchés concernés par le contrôle de légalité par voie dématérialisée
Une fois les marchés notifiés, saisir et transmettre dans les délais légaux, par voir dématérialisée, les données essentielles pour tous les marchés supérieurs à ce seuil

4 - En collaboration avec le service financier :
Saisir les marchés sur le logiciel e-marché, accompagnés des pièces justificatives
S’assurer de l’exécution administrative et financière des marchés (facturation, avances, retenues de garanties, sous-traitants) et contrats
Surveiller la computation des seuils (sommes par type d’achat) pour le respect des procédures
Aider à faire évoluer la nomenclature commande publique, conjointement avec la direction des finances
Aider à assurer la formation et l’information des acheteurs
Proposer des modèles de documents pour tous les marchés et les mettre à jour
Aider à faire évoluer le guide interne de la commande publique
Proposer les délibérations liées aux CAO et CDSP lors des renouvellements du mandat municipal, proposer et mettre à jour le cas échéant les règlements internes à ces deux instances

II-JURIDIQUE
Veille juridique (lois, règlements et jurisprudence, tout particulièrement liés à la commande publique)

1 - Gestion des assurances :
Assurer le montage et le suivi du marché des assurances de la commune, hors risques statutaires (RC, dommages aux biens et flotte auto)
Gérer l’intérim de la gestion des sinistres, en l’absence de l’agent chargé de cette gestion.

2 - Suivi des contrats :
Donner un avis juridique sur les contrats et assurer leur exécution administrative

III-ORGANISATION DU SERVICE

Tenir le planning et les tableaux de suivi des marchés et assurances à jour
Recevoir le public, traiter le courrier, le classement et l’archivage

COMPETENCES :

Savoirs :
Avoir la connaissance du cadre juridique et réglementaire de la commande publique et des assurances
Avoir la connaissance des règles budgétaires et comptables des marchés publics
Avoir la connaissance informatique (outils métier 3P et e-marchés, bureautique)

Savoirs faire :
Assurer la gestion administrative des marchés
Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèses
Faire preuve d’organisation

Savoirs-être :
Avoir le sens de l’écoute et de conseil
Faire preuve d’une grande autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d’engagement et de rigueur