Accueil :

- Accueil général et diverses informations sur la Commune.
- Orientation du public vers le service souhaité.
- Renseignement du public sur les services de l’état civil et autres.
- Contrôle de l’authenticité des documents fournies.
- Réception des déclarations relatives à l’état civil : naissance, reconnaissance, changements de prénom, changements de nom, dossier mariage, duplicata de livret de famille, baptême civil, décès…
- Réception d’autres demandes : dossier de PACS, Cimetières (ventes, renseignements, travaux, inhumations…), divers certificats (de vie, de résidence …), légalisation de signatures, paraphe d’un registre, copie conforme pour l’étranger, les débits de boisson, attestation d’accueil, inscription liste électorale, recensement militaire (envoyé informatiquement fichiers tous les trimestres), inscription transports scolaires, duplicata des livrets de famille quand il est perdu.
- Commande du Café toutes les fins de mois (mail à tous les services) + distribution dans tous les services dès réception.
- Les mardis et jeudis prendre les appels de l’urbanisme. Toute la semaine prendre les dossiers des administrés pour l’urbanisme (dépôts de PC, DP, pièces complémentaires...) en leur expliquant que le service est fermé, qu’elles enverront le récépissé plus tard.


Administration Générale :

- Guide de procédure à mettre à jour régulièrement.
- Adressage : Mise à jour de l’adressage sur la commune, des plans, du registre, impression des courriers d’adressage (avec Jacqueline PEYRON).
- Débits de boisson.
- Recensement population tous les 5 ans (boulot énorme de septembre à mars).
- Traitement des jurés d’assise tous les ans.
- Elections : préparation des dossiers quand année électorale.
- Conseils Municipaux : suivi des archives municipale (registres annuels des délibérations et décisions du Maire + Registre des arrêtés)
- PACS (création, modification ou de dissolution) : vérification des documents, enregistrement sur le logiciel + suivi qui en découle (signatures, MAJ, INSEE sur internet…).
- Baptême républicain, renouvellement de vœux de mariage : dossiers à créer.
- Archivages en fin d’année de tous !

Etat-Civil :

- Traitement des dossiers et établissement des actes suivants : reconnaissance, naissance, mariage, décès, transcription décès, changement de nom, changement de prénom. Vérifier les documents, enregistrer sur le logiciel pour créer des actes + le suivi qui en découle (signatures, copies, divers documents, envoi des MAJ, INSEE par internet.).
- Préparation dossier mariage : courrier réponse en amont, faire attention aux dates, vérification pièces, enregistrement sur logiciel, publication mariage, création du livret famille, document de célébration de mariage, document pour passer à l’église, que tout soit prêt avec les stylos, écharpes pour les élus…
- Tenue administrative des registres d’état civil (rectifications, mise à jour par les mentions marginales, ouverture et fermeture des registres annuels et décennales, création des registres annuels en fin d’année, envoi des doubles des registres au TJ en début d’année, commande des feuilles d’état civil).
- Délivrance des titres sécurisées (CNI, Passeport)

Cimetière :

- Délivrance des diverses autorisations funéraires (ouverture, travaux, inhumation, exhumation, crémation) après vérification des documents.
- Vente de concessions : courrier de réponse, renseignement des familles, création des arrêtés de concession et autres comme les arrêtés de caveaux, cavurnes ou columbarium sur le logiciel, chèques en compta et suivi.
- Mise à jour des plans et des dossiers de concession.
- Numérotation des concessions aux cimetières et faire des plans officiels.
- Travailler sur les reprises de concession, surtout en terrain commun.


Gestion du courrier :

- Gestion du courrier état civil et accueil (par mail et courrier) : traiter les courriers des avocats, des notaires et des particuliers, concernant les demandes de copies d’actes, dates de mariage et baptême, achat de concession, demande de renseignements diverses et variés sur tous ce qui concerne notre service.
- Affranchissement du courrier des services administratifs de la Commune et acheminement jusqu’à la Poste tous les jours.
- Prise en charge du courrier des différent services de la Commune à la poste.
- Traitement du courrier récupéré à la Poste : enregistrement informatique, tampon date du jour, classement par service et dès retour de notre responsable, copies et redistribution de chaque pochette aux services concernés.