CHARGE D ACCUEIL ET DU PROTOCOLE
Offre n° O013250519001398
Publiée le 19/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville des Pennes-Mirabeau, dans les Bouches du Rhône, est située entre Aix-en-Provence et Marseille.
Sa population de 21 400 habitants s'étend entre plaines agricoles et urbaines.
Lieu de travail
Hôtel de Ville, Les Pennes-Mirabeau (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
18/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet du Maire de la commune, assurer la gestion de l'organisation du service « protocole », des manifestations locales et des cérémonies commémoratives en relation avec le Maire et l'ensemble des élus.
Assurer l'accueil du public.
Assurer l'accueil du public.
Missions / conditions d'exercice
Accueillir et renseigner le public
Recevoir et orienter les appels téléphoniques destinés au maire
Prendre les messages et fixer les rendez-vous
Organiser les actions protocolaires, manifestations locales et cérémonies commémoratives
Assurer le suivi administratif (déroulé des cérémonies, rédaction de notes, courriers, invitations et arrêtés, établissement des dossiers de sécurité)
Assurer la gestion et l’actualisation des fichiers d’invités
Assurer le suivi logistique et technique (réservation du lieu et du matériel, gérer les commandes nécessaires)
Gérer le budget relatif aux manifestations et autres événements internes et externes (réalisation des bons de commande, suivi de la facturation, achat direct)
Coordonner les prestataires internes et externes
Organiser la mise en place et superviser le déroulement des manifestations
Assurer la gestion de l'utilisation des salles
Recevoir et orienter les appels téléphoniques destinés au maire
Prendre les messages et fixer les rendez-vous
Organiser les actions protocolaires, manifestations locales et cérémonies commémoratives
Assurer le suivi administratif (déroulé des cérémonies, rédaction de notes, courriers, invitations et arrêtés, établissement des dossiers de sécurité)
Assurer la gestion et l’actualisation des fichiers d’invités
Assurer le suivi logistique et technique (réservation du lieu et du matériel, gérer les commandes nécessaires)
Gérer le budget relatif aux manifestations et autres événements internes et externes (réalisation des bons de commande, suivi de la facturation, achat direct)
Coordonner les prestataires internes et externes
Organiser la mise en place et superviser le déroulement des manifestations
Assurer la gestion de l'utilisation des salles
Profils recherchés
Connaissance du protocole, des cérémonies commémoratives et
Institutionnelles
Diplomatie
Connaissance des rouages de l’organisation d'évènements
Connaissance du tissu associatif local
Maitrise parfaite de l’outil informatique
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Gestion précise des plannings
Relation avec l'ensemble des services et des élus
Contact direct avec le public et notamment des associations locales.
Rigueur et efficacité dans l'exécution des tâches
Respect des rapports avec la hiérarchie
Confidentialité
Institutionnelles
Diplomatie
Connaissance des rouages de l’organisation d'évènements
Connaissance du tissu associatif local
Maitrise parfaite de l’outil informatique
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Gestion précise des plannings
Relation avec l'ensemble des services et des élus
Contact direct avec le public et notamment des associations locales.
Rigueur et efficacité dans l'exécution des tâches
Respect des rapports avec la hiérarchie
Confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
regis.noel@vlpm.com
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation à adresser par mail via le site uniquement
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.