ASSISTANT DE DIRECTION
Offre n° O013250702001888
Publiée le 04/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Tour La Marseillaise, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
02/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assister le Directeur de pôle dans la gestion et l’organisation administrative du pôle.
Gérer et organiser le secrétariat du pôle et en particulier la tenue de l’agenda du Directeur du pôle
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
Dans ce cadre et dans un souci d’optimisation et de gestion générale de l’activité, elle est amenée à tenir un rôle d’interface avec les pôles et autres directions de la DGD Mobilité Durables, Infrastructures et Voirie, ainsi que d’autres directions de la Métropole
Gérer et organiser le secrétariat du pôle et en particulier la tenue de l’agenda du Directeur du pôle
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
Dans ce cadre et dans un souci d’optimisation et de gestion générale de l’activité, elle est amenée à tenir un rôle d’interface avec les pôles et autres directions de la DGD Mobilité Durables, Infrastructures et Voirie, ainsi que d’autres directions de la Métropole
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Gérer l’accueil téléphonique, l’agenda du directeur de pôle
Organiser des réunions de la direction de pôle
Organiser, assister et gérer au quotidien toutes les demandes du DGS, DGD, cabinet (organisation des réunions, diffusion de notes, réponses aux sollicitations, …)
Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes du directeur de pôle
Contrôler et piloter le suivi des courriers du Directeur de Pôle
Gérer sous AIRMESS des courriers administratifs internes et externes du pôle : mise en forme des courriers et notes, rédaction des bordereaux de transmission, envois, préparation des parapheurs.
Gérer sous AIRMESS des documents liés au marchés : DC4, certificats administratifs.
Activités secondaires :
Classement des fiches de projet
Planifier le calendrier des entretiens professionnels pour la direction de pôle. Mise à jour des fiches de poste et classement.
Vérifier l’ordre du jour des rapports pour les bureaux et conseils de Métropole. Editer les listes pour les commissions et instances délibératives
Gérer l’accueil téléphonique, l’agenda du directeur de pôle
Organiser des réunions de la direction de pôle
Organiser, assister et gérer au quotidien toutes les demandes du DGS, DGD, cabinet (organisation des réunions, diffusion de notes, réponses aux sollicitations, …)
Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions, les fichiers et documents afférents, courriers, notes du directeur de pôle
Contrôler et piloter le suivi des courriers du Directeur de Pôle
Gérer sous AIRMESS des courriers administratifs internes et externes du pôle : mise en forme des courriers et notes, rédaction des bordereaux de transmission, envois, préparation des parapheurs.
Gérer sous AIRMESS des documents liés au marchés : DC4, certificats administratifs.
Activités secondaires :
Classement des fiches de projet
Planifier le calendrier des entretiens professionnels pour la direction de pôle. Mise à jour des fiches de poste et classement.
Vérifier l’ordre du jour des rapports pour les bureaux et conseils de Métropole. Editer les listes pour les commissions et instances délibératives
Profils recherchés
Compétences Métier :
Maîtriser les logiciels bureautiques : WORD, EXCEL et les logiciels métiers : AIRMESS, DECADE, SATURNE, messagerie et agendas électroniques (OUTLOOK)
Posséder un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.
Savoir s’exprimer oralement et rédiger
Maîtriser et mettre en œuvre les techniques de secrétariat
Compétences transversales :
Connaitre l’organisation institutionnelle.
Préparer et organiser les réunions.
Rédiger les comptes rendus de réunions.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et courriels
Esprit de synthèse
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles
Autonomie
Disponibilité
Esprit d’équipe
Rigueur
Sens de l’organisation
Forte réactivité et adaptabilité
Discrétion
Respect de la confidentialité
Maîtriser les logiciels bureautiques : WORD, EXCEL et les logiciels métiers : AIRMESS, DECADE, SATURNE, messagerie et agendas électroniques (OUTLOOK)
Posséder un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.
Savoir s’exprimer oralement et rédiger
Maîtriser et mettre en œuvre les techniques de secrétariat
Compétences transversales :
Connaitre l’organisation institutionnelle.
Préparer et organiser les réunions.
Rédiger les comptes rendus de réunions.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et courriels
Esprit de synthèse
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles
Autonomie
Disponibilité
Esprit d’équipe
Rigueur
Sens de l’organisation
Forte réactivité et adaptabilité
Discrétion
Respect de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0491997515
Informations complémentaires
Les candidats doivent postuler sur le site internet de la Métropole Aix-Marseille-Provence.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.