SECRETAIRE DE LA POLICE MUNICIPALE
Offre n° O013250710000641
Publiée le 10/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rond Point des Messageries Maritimes, La Ciotat (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
08/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Agent-e chargé-e de tâches administratives et d’apporter une aide permanente au directeur, à la responsable du Pôle administratif et aux responsables de service en termes d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public (20 à 30% de l’activité)
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
PRECISION DES MISSIONS LIEES AU POSTE
Interface avec le service juridique de la ville et les organismes d’Etat.
Gestion administrative des autorisations d’animations musicales.
Gestion des déclarations de débits de boissons.
Référente et coordination du secrétariat du centre-ville
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des doléances des administrés-es à la PM / Ecouter, Répondre, Tracer sur post office
Et en fonction du besoin sur le service/ travail en binôme avec un-e autre agent-e
Etre en charge de la comptabilité et gestion des budgets du service
Gestion et suivi des dossiers agents (documents individuels)
Gestion des autorisations exceptionnelles de stationnement.
Enregistrement et transmission du courrier et des rapports.
Accueil du public et orientation et vente de vignettes (mandataire de la régie stationnement)
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public (20 à 30% de l’activité)
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
PRECISION DES MISSIONS LIEES AU POSTE
Interface avec le service juridique de la ville et les organismes d’Etat.
Gestion administrative des autorisations d’animations musicales.
Gestion des déclarations de débits de boissons.
Référente et coordination du secrétariat du centre-ville
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des doléances des administrés-es à la PM / Ecouter, Répondre, Tracer sur post office
Et en fonction du besoin sur le service/ travail en binôme avec un-e autre agent-e
Etre en charge de la comptabilité et gestion des budgets du service
Gestion et suivi des dossiers agents (documents individuels)
Gestion des autorisations exceptionnelles de stationnement.
Enregistrement et transmission du courrier et des rapports.
Accueil du public et orientation et vente de vignettes (mandataire de la régie stationnement)
Profils recherchés
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Compétences de secrétariat et notions de comptabilité
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel.
Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail.
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
Notions de procédures administratives.
Rigueur et organisation pour la gestion des différents dossiers.
Maîtrise des techniques d’expressions écrites et orales.
Maîtrise des logiciels : Municipol, Post Office, Horizontal Software.
Aptitude au travail d’équipe.
Discrétion, confidentialité.
Polyvalence.
FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP / BAC PRO secrétariat ou équivalence professionnelle
Compétences de secrétariat et notions de comptabilité
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel.
Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail.
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
Notions de procédures administratives.
Rigueur et organisation pour la gestion des différents dossiers.
Maîtrise des techniques d’expressions écrites et orales.
Maîtrise des logiciels : Municipol, Post Office, Horizontal Software.
Aptitude au travail d’équipe.
Discrétion, confidentialité.
Polyvalence.
FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP / BAC PRO secrétariat ou équivalence professionnelle
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Par mail : pole.gpec@mairie-laciotat.fr
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Par mail : pole.gpec@mairie-laciotat.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.