Assistante de direction
Offre n° O013251127000518
Publiée le 27/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
18 Chemin de Saint Pierre, Marignane (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Assister la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle de l’établissement. Contribuer à la fluidité de la communication interne et externe et participer à la bonne coordination des activités administratives et institutionnelles de l’EMS.
Missions / conditions d'exercice
1. Soutien administratif à la direction
- Gérer l’agenda, les rendez-vous, les déplacements et les réunions de la direction.
- Travaux de bureautique : Préparer les dossiers, courriers, comptes rendus et présentations.
- Rédiger, relire et mettre en forme des documents officiels (procès-verbaux, notes internes, rapports...)
- Assurer le traitement, la diffusion et l’archivage de la correspondance et des documents.
2. Gestion et coordination interne
- Assurer le lien entre la direction, le C.C.A.S. les équipes pluridisciplinaires et les partenaires externes.
- Organiser les réunions de service, conseils d’établissement, etc.
- Participer à la planification et au suivi de projets institutionnels.
- Suivre les indicateurs et tableaux de bord administratifs (RH, qualité, finances, etc..).
- Gestion et suivi des stocks.
3. Appui à la gestion des ressources humaines
- Participer à la gestion administrative des agents (contrats, absences, plannings, formations)
- Tenir à jour les dossiers des agents et assurer la confidentialité des informations.
- Contribuer à la communication interne RH (affichages, notes, circulaires).
4. Gestion logistique et communication
- Gérer l’accueil téléphonique et physique de l’établissement (en l’absence de la secrétaire)
- Soutien administratif pour les animations (en lien avec l’animatrice)
5. Soutien à la qualité et à la conformité
- Participer à la mise à jour du système documentaire de la direction.
- Assurer le suivi administratif des audits, contrôles et certifications.
- Veiller au respect des procédures.
- Gérer l’agenda, les rendez-vous, les déplacements et les réunions de la direction.
- Travaux de bureautique : Préparer les dossiers, courriers, comptes rendus et présentations.
- Rédiger, relire et mettre en forme des documents officiels (procès-verbaux, notes internes, rapports...)
- Assurer le traitement, la diffusion et l’archivage de la correspondance et des documents.
2. Gestion et coordination interne
- Assurer le lien entre la direction, le C.C.A.S. les équipes pluridisciplinaires et les partenaires externes.
- Organiser les réunions de service, conseils d’établissement, etc.
- Participer à la planification et au suivi de projets institutionnels.
- Suivre les indicateurs et tableaux de bord administratifs (RH, qualité, finances, etc..).
- Gestion et suivi des stocks.
3. Appui à la gestion des ressources humaines
- Participer à la gestion administrative des agents (contrats, absences, plannings, formations)
- Tenir à jour les dossiers des agents et assurer la confidentialité des informations.
- Contribuer à la communication interne RH (affichages, notes, circulaires).
4. Gestion logistique et communication
- Gérer l’accueil téléphonique et physique de l’établissement (en l’absence de la secrétaire)
- Soutien administratif pour les animations (en lien avec l’animatrice)
5. Soutien à la qualité et à la conformité
- Participer à la mise à jour du système documentaire de la direction.
- Assurer le suivi administratif des audits, contrôles et certifications.
- Veiller au respect des procédures.
Profils recherchés
Savoirs / connaissances :
- Bonnes connaissances du secteur médico-social et de la gestion administrative.
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et logiciels de gestion EMS.
- Bonne culture institutionnelle et compréhension des enjeux.
Savoir-faire :
- Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles
- Capacité à prioriser les tâches et à gérer les urgences.
- Aptitude à la discrétion, à la diplomatie et à la communication professionnelle.
Savoir-être :
- Sens de la confidentialité et de la loyauté.
- Esprit d’équipe et sens du service public.
- Rigueur, autonomie et adaptabilité.
- Bonnes connaissances du secteur médico-social et de la gestion administrative.
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et logiciels de gestion EMS.
- Bonne culture institutionnelle et compréhension des enjeux.
Savoir-faire :
- Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles
- Capacité à prioriser les tâches et à gérer les urgences.
- Aptitude à la discrétion, à la diplomatie et à la communication professionnelle.
Savoir-être :
- Sens de la confidentialité et de la loyauté.
- Esprit d’équipe et sens du service public.
- Rigueur, autonomie et adaptabilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0442311290
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.