Secrétariat du directeur
- gérer les contacts et l’agenda du directeur ;
- organiser les rendez-vous, les réunions ; récolter les éléments auprès des sous-directions pour monter les dossiers
- coordonner la fluidité du travail entre les différents secrétariats de la direction ;
- rédiger des comptes rendus de réunions ; rédiger des notes et courriers
Suivi administratif des agents :
-gérer les absences des cadres placés sous l’autorité du directeur, effectuer la saisie sous le logiciel Chronotime et tenir le planning des congés pour l’ensemble de la DFEN ;
- élaborer des tableaux de bord de suivi des heures supplémentaires, indemnités, badgeages etc ; traiter les frais de déplacement
Elaborer et suivre la mise en application des procédures administratives transversales
-veiller au suivi des procédures et à leur mise en application ;
- recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement de la direction ;
- assurer une veille quant à l’harmonisation de ces procédures au sein des différents secrétariats
- être force de proposition pour l’évolution des procédures internes
Assurer le suivi du traitement des dossiers confidentiels, accompagner le directeur sur des dossiers spécifiques
-participer au suivi des projets et activités de la direction ;
- venir en appui du directeur sur des dossiers spécifiques ;
- assurer le suivi des notes et courriers aux élus, cabinet de la Présidente, DGS
- effectuer les tâches de contrôles demandées par le directeur.