Assistante de direction - Direction Générale
Offre n° O013260429000116
Publiée le 29/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de l'Hôtel de ville, Rognac (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur Général des Services l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente dans l’optimisation de la gestion de l’activité (gestion d’agenda, communication, préparation de réunions, accueil, Conseils municipaux...). Il recueille et traite les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité. Il assure le lien avec le Cabinet du Maire et les élus.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et information
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale
• Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
• Diffuser l’information auprès des différentes directions
Secrétariat
• Gérer l’agenda du Directeur Général des Services
• Organiser les réunions : convocations, réservations, préparation des documents et transmission
• Concevoir, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et rapports
• Assurer la gestion et le suivi du courrier et des parapheurs
• Réaliser le classement et l’archivage ainsi que la mise à jour de bases de données et de fichiers
• Mettre en œuvre la GED
Gestion administrative
• Prendre en charge le suivi de dossiers de la Direction
• Œuvrer en lien avec le service juridique et des assemblées pour l’organisation des conseils municipaux et leur sécurisation
• Gérer l’ensemble de la logistique de la Direction
• Elaborer et suivre des tableaux de bords liés à la gestion du courrier en lien avec le service éponyme.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction générale
• Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
• Diffuser l’information auprès des différentes directions
Secrétariat
• Gérer l’agenda du Directeur Général des Services
• Organiser les réunions : convocations, réservations, préparation des documents et transmission
• Concevoir, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et rapports
• Assurer la gestion et le suivi du courrier et des parapheurs
• Réaliser le classement et l’archivage ainsi que la mise à jour de bases de données et de fichiers
• Mettre en œuvre la GED
Gestion administrative
• Prendre en charge le suivi de dossiers de la Direction
• Œuvrer en lien avec le service juridique et des assemblées pour l’organisation des conseils municipaux et leur sécurisation
• Gérer l’ensemble de la logistique de la Direction
• Elaborer et suivre des tableaux de bords liés à la gestion du courrier en lien avec le service éponyme.
Profils recherchés
- Savoirs :
• Notions d’organisation de gestion du temps de travail
• Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et de leurs processus de décision
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
- Savoir-faire :
• Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
• Savoir prendre des notes, rédiger des courriers, des comptes rendus et des rapports
• Maîtrise de l’outil informatique, (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)…
- Savoir-être :
• Discrétion et sens du devoir de réserve
• Réactivité, capacité à anticiper
• Rigueur et méthode
• Autonomie et sens des responsabilités
• Aisance relationnelle
• Force de proposition
• Implication et disponibilité
• Rapidité d’exécution
• Etablir une relation de confiance avec le DGS et les élus
• Notions d’organisation de gestion du temps de travail
• Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et de leurs processus de décision
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
- Savoir-faire :
• Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
• Savoir prendre des notes, rédiger des courriers, des comptes rendus et des rapports
• Maîtrise de l’outil informatique, (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)…
- Savoir-être :
• Discrétion et sens du devoir de réserve
• Réactivité, capacité à anticiper
• Rigueur et méthode
• Autonomie et sens des responsabilités
• Aisance relationnelle
• Force de proposition
• Implication et disponibilité
• Rapidité d’exécution
• Etablir une relation de confiance avec le DGS et les élus
Contact et modalités de candidature
Contact
0442877643
Informations complémentaires
Candidature uniquement sur le site emploi.terrirorial.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.