Missions générales du poste Sous la responsabilité du chef de service et en collaboration avec lui, le chef de service adjoint garantit la sécurisation administrative, financière et juridique des actions de la DG. A ce titre, il doit :
­ Assister et seconder le Chef de service dans ses missions managériales et de pilotage
­ Contribuer au pilotage des activités du SAF DG et assurer l’animation de l’équipe
­ Apporter appui et accompagnement aux directions opérationnelles dans l’exercice de leurs activités, l’élaboration de leurs procédures et de leurs besoins
­ Suivre et coordonner les budgets des directions opérationnelles
­ Renforcer la cohérence, l’efficacité et la qualité de gestion de la Direction générale adjointe
­ Mettre en place les process de contrôles de gestion
­ Participer aux chantiers transversaux de la DGCPRO et de la Région
­ S’assurer de la bonne prise en compte des nouvelles règles de gestion mises en place par la Direction Générale
­ Animer les échanges au niveau des services sur les thématiques relevant de leurs missions
­ Assurer le relais avec les directions ressources
­ Assurer une veille juridique sur les thématiques relevant de la direction générale adjointe
­ Assurer l’intérim du Chef de service en cas d'indisponibilité ou d’absence
Activités 1/ Gestion budgétaire et comptable
­ Contribuer à la préparation budgétaire et suivre l’exécution budgétaire (gestion globale des crédits alloués, suivi des consommations, transferts de crédits, constatation des créances et suivi de l’émission des titres de recettes, etc.)
­ Assurer le contrôle quotidien de l’exécution budgétaire (émission des bons de commande, paiement des factures…) par le SAF
­ Assurer le suivi et le respect des délais de traitement de l’exécution financière des marchés et des factures
­ Mettre en place de procédures de contrôle interne comptable (application des procédures) permettant de fiabiliser les données
­ Assurer l’interface avec la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion et la paierie régionale

2/ Contrôle de gestion et pilotage
­ Suivi des procédures de gestion particulières (régie d’avance, cartes d’achat…)
­ Coordonner les dossiers transversaux (démarches régionales, etc.)
­ Piloter et animer les démarches administratives globales : cartographies, contrôle interne, relation usagers, recensement des marchés, plan de continuité,
­ Elaborer les documents supports nécessaires à la mise en application des nouveaux process, démarches pour l'ensemble de la DGA
­ Représenter la DGA au niveau technique dans les réunions internes relatives à la gestion administrative et financière

3/ Fonctionnement de l’Institution
­ Assurer la relation avec le service Assemblées et Commissions
­ Organiser et coordonner la préparation des sessions au sein de la DGCPRO, notamment via la rédaction des rapports et le respect des délais
­ Sécuriser l’établissement et la conformité de l’ensemble des documents nécessaires au déroulement des instances des sessions (ordre du jour, rapports, fiches résumés, requêtes, notes, conventions...)
­ Coordonner et suivre la signature des conventions, contrats, etc.

4/ Sécurité juridique et commande publique
­ Assurer une veille juridique dans les domaines de compétence de la direction générale, notamment le droit de la communication, de la propriété intellectuelle, les règles de publicité et d’affichage, la communication électorale…
­ Piloter le recensement des marchés, analyser et optimiser les procédures proposées par les services
­ Assurer la programmation et le suivi, tout au long de l’année, des procédures de passation de marchés publics (tableaux de bord, maitrise des délais…) ; Elaborer une stratégie d’achat en lien avec la DCPA
­ Assister et conseiller juridiquement les services pour la conduite de leurs projets. En particulier, étudier les montages juridiques appropriés, rédiger les actes juridiques nécessaires (contrats, conventions, arrêtés…) et/ou accompagner les directions dans l’expression des besoins et l’élaboration des DCE
­ Participer à la gestion administrative des procédures et contribuer à la régularité de l’analyse des offres
­ Aider le chef de service dans le pilotage de la gestion administrative et financière des marchés publics
­ Participer le cas échéant aux commissions d'appel d'offre et aux commissions consultatives des marchés



6/ Management et pilotage du service
­ Contribuer à l’encadrement hiérarchique des agents : Planifier, organiser et répartir la charge de travail entre les collaborateurs
­ Suivi des procédures de gestion et d’administration du personnel en intérim du chaf de service
­ Aider à la prise de décision du cabinet et mettre en œuvre les arbitrages
­ Rédaction de comptes rendus, de rapports d’exécution et de perspectives budgétaires, des délibérations en Assemblée plénière et en Commission permanente, notes de synthèse et/ou tableaux de bord


L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.