ASSISTANTE DE DIRECTION ET D'UN ELU (h/f)
Offre n° O013260729000829
Publiée le 29/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rond Point des Messageries Maritimes, La Ciotat (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant(e) de la Directrice Générale Adjointe, l’agent réalise différentes tâches (administratives, techniques…)
Participation à l’organisation du secrétariat de la DGA, de l’Unité des Risques/PCS/OLD et BIR, des techniciens Voirie et Mobilités et de l’élu-e déléguée au tourisme, à la propreté et au nettoiement.
Participation à l’organisation du secrétariat de la DGA, de l’Unité des Risques/PCS/OLD et BIR, des techniciens Voirie et Mobilités et de l’élu-e déléguée au tourisme, à la propreté et au nettoiement.
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste :
- Accueil téléphonique : recevoir et orienter les demandes
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Contribuer à la complétude des dossiers pour les conseils municipaux via K Delib -rédaction des rapports et questions-réponses-
- Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda et des mails de la Directrice et de Madame BONAN
- Contrôler les échéances institutionnelles
- Etablir et transmettre le calendrier mensuel des astreintes
- Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.
- Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agents
Rédaction des documents, courriers de la Direction et du Maire
- Rédaction de rapports et courriers divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Solliciter des Services et entreprises extérieurs (Département, Métropole, PNC et sous-traitants)
- Effectuer des demandes d’interventions dans les logiciels dédiés (MAARCH, ASTECH) et sur sites dédiés Xpfibre, Orange, Portail Collectivités ENEDIS
- Tenir des tableaux de suivi des demandes
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papier et numériques
- Constitution d’un plan de classement
Tâches RH
- Faire signer différents documents RH aux agents et assurer leur transmission au Service RH
- Contrôler et transmettre les déclarations de paiement des astreintes
- Assister la direction dans la gestion du planning des agents et de leurs congés
- Planifier et suivre les entretiens et notations annuels des agents
- Contribuer à la mise à jour des fiches de poste des agents de la Direction
- Accueil téléphonique : recevoir et orienter les demandes
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Contribuer à la complétude des dossiers pour les conseils municipaux via K Delib -rédaction des rapports et questions-réponses-
- Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda et des mails de la Directrice et de Madame BONAN
- Contrôler les échéances institutionnelles
- Etablir et transmettre le calendrier mensuel des astreintes
- Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.
- Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agents
Rédaction des documents, courriers de la Direction et du Maire
- Rédaction de rapports et courriers divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Solliciter des Services et entreprises extérieurs (Département, Métropole, PNC et sous-traitants)
- Effectuer des demandes d’interventions dans les logiciels dédiés (MAARCH, ASTECH) et sur sites dédiés Xpfibre, Orange, Portail Collectivités ENEDIS
- Tenir des tableaux de suivi des demandes
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papier et numériques
- Constitution d’un plan de classement
Tâches RH
- Faire signer différents documents RH aux agents et assurer leur transmission au Service RH
- Contrôler et transmettre les déclarations de paiement des astreintes
- Assister la direction dans la gestion du planning des agents et de leurs congés
- Planifier et suivre les entretiens et notations annuels des agents
- Contribuer à la mise à jour des fiches de poste des agents de la Direction
Profils recherchés
Connaissances / savoir-faire
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, ASTECH, SIG, Kdelib)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l’environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Rigueur et capacité d’organisation
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Bac + 2 orienté secrétariat ou autre formation équivalente
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Travail sur écran
Poste à temps complet – horaires fixes avec amplitude variable
Déplacement sur le terrain pour raison de service
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, ASTECH, SIG, Kdelib)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l’environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Rigueur et capacité d’organisation
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Bac + 2 orienté secrétariat ou autre formation équivalente
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Travail sur écran
Poste à temps complet – horaires fixes avec amplitude variable
Déplacement sur le terrain pour raison de service
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.