Concevoir et rédiger des courriers, notes, rapports, compte- rendu, tableaux de bord etc…
Tenir à jour les tableaux de suivi de travaux, bons de commandes, interventions en régie etc…
Assurer la gestion administrative des interventions du Service Bâtiment
Centraliser les demandes des Responsables de Service
Éditer les bons de travaux ATAL pour toutes les demandes d’intervention
Travail en collaboration avec le Responsable du Service Bâtiment pour l’élaboration du budget
Mise en forme des budgets et prévisions, rapports d’activités annuels…
Rédiger et mettre en forme les bordereaux de prix, à la demande des chefs de section
Rédiger les courriers aux divers fournisseurs
Réceptionner les offres de prix des fournisseurs et établir l’analyse avec l’aide des chefs de section
Assurer le suivi et la gestion de bons de commande de fournitures par service
Marchés Publics
Référent administratif auprès du Responsable Bâtiment à l’élaboration et la constitution des cahiers des charges et des DCE (pièces techniques), bordereaux, etc…
Rédiger les courriers de consultation aux diverses entreprises
Interface du service concernant la gestion dynamique du patrimoine
Gestion RH
Suivi des dossiers du personnel, congés, maladies,
- Suivi des heures supplémentaires
- Diffuser les informations internes et externes au sein des services
Établir les différentes fiches d’intervention et les transmettre aux services concernés
Une fois les interventions terminées, remontée des fiches et clôture de celles-ci
Concernant les conseils d’écoles : travail en collaboration avec la DEJ + les différents services du CTM pour les travaux