Chargée du courrier, Gestion des dossier, rendez-vous et suivi protocolaire
Offre n° O013260917000785
Publiée le 17/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Jean Jaurès, Miramas (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
16/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Poste : Chargée du courrier du Maire et de son cabinet - Gestion des dossiers rendez-vous - Suivi protocolaire.
Service : Cabinet du Maire
Service : Cabinet du Maire
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du cabinet et des rendez-vous du Maire.
- Suit les dossiers en liens avec les services et les gère selon l’organisation de la collectivité.
- Assure la polyvalence le suivi des courriers postaux ou numériques reçus et envoyés par le Maire et toutes les obligations afférentes.
OBJECTIFS :
Intégrée au cabinet du Maire et placée sous l'autorité du hiérarchique de la directrice de cabinet, la chargée du courrier et des rendez-vous du Maire et du Cabinet assure la réception, la répartition, le suivi et l'élaboration des réponses ainsi que la constitutions des dossiers du Maire.
ACTIVITÉS :
- Réception des appels téléphoniques des administrés, des partenaires et des interlocuteurs institutionnels.
- Réception, traitement et diffusion des courriers arrivés en lien avec la direction générale des services.
- Réception et traitement des courriers du maire en lien avec la directrice de cabinet
- Élaboration des réponses et répartition des courriers annotés par le directeur de cabinet et le maire.
- Suivis des demandes auprès des services en amont et en aval du traitement
- Diffusion de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes dans la suite des "courriers de décisions"
- Classement et archivage des courriers et demandes
- Reporting auprès des directeur de cabinet et des membres de l'équipe cabinet
- Anticipation des rendez-vous de Maire, recherche et constitution des éléments de dossiers en lien avec la directrice de cabinet.
- Appui à la gestion du fichier protocolaire
- Appui à la relecture de la communication du cabinet
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du cabinet et des rendez-vous du Maire.
- Suit les dossiers en liens avec les services et les gère selon l’organisation de la collectivité.
- Assure la polyvalence le suivi des courriers postaux ou numériques reçus et envoyés par le Maire et toutes les obligations afférentes.
OBJECTIFS :
Intégrée au cabinet du Maire et placée sous l'autorité du hiérarchique de la directrice de cabinet, la chargée du courrier et des rendez-vous du Maire et du Cabinet assure la réception, la répartition, le suivi et l'élaboration des réponses ainsi que la constitutions des dossiers du Maire.
ACTIVITÉS :
- Réception des appels téléphoniques des administrés, des partenaires et des interlocuteurs institutionnels.
- Réception, traitement et diffusion des courriers arrivés en lien avec la direction générale des services.
- Réception et traitement des courriers du maire en lien avec la directrice de cabinet
- Élaboration des réponses et répartition des courriers annotés par le directeur de cabinet et le maire.
- Suivis des demandes auprès des services en amont et en aval du traitement
- Diffusion de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes dans la suite des "courriers de décisions"
- Classement et archivage des courriers et demandes
- Reporting auprès des directeur de cabinet et des membres de l'équipe cabinet
- Anticipation des rendez-vous de Maire, recherche et constitution des éléments de dossiers en lien avec la directrice de cabinet.
- Appui à la gestion du fichier protocolaire
- Appui à la relecture de la communication du cabinet
Profils recherchés
COMPÉTENCES ATTENDUES :
Savoir-faire :
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Réalisation de travaux bureautiques
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
- Tri, classement et archivage de documents
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Savoir-être :
- Autonomie, facilitateur des relations
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité
- Disponibilité, initiative et anticipation
- Bon relationnel, aptitude pour le travail en équipe , sens des relations humaines et diplomatie
PARTICULARITES :
- Travail au bureau
- Horaires fixes imposées, liées à l'accueil du public, travail éventuellement le samedi par roulement.
- Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-a-vis du ou des cadres auprès desquels elle travaille.
Savoir-faire :
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Réalisation de travaux bureautiques
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
- Tri, classement et archivage de documents
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Savoir-être :
- Autonomie, facilitateur des relations
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité
- Disponibilité, initiative et anticipation
- Bon relationnel, aptitude pour le travail en équipe , sens des relations humaines et diplomatie
PARTICULARITES :
- Travail au bureau
- Horaires fixes imposées, liées à l'accueil du public, travail éventuellement le samedi par roulement.
- Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-a-vis du ou des cadres auprès desquels elle travaille.
Contact et modalités de candidature
Contact
0800013140
Informations complémentaires
Transmettre lettre de motivation + CV + diplômes à :
Monsieur le Maire
DRH
Hôtel de ville
13140 MIRAMAS
0800 13 140
Mail : recrutement.drh@mairie-miramas.fr
Monsieur le Maire
DRH
Hôtel de ville
13140 MIRAMAS
0800 13 140
Mail : recrutement.drh@mairie-miramas.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE MIRAMAS
>Place Jean Jaurès
13140 MIRAMAS
>Place Jean Jaurès
13140 MIRAMAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.