CHEF DE SERVICE - GUICHET UNIQUE ASSOCIATIONS (h/f)
Offre n° O013260929001903
Publiée le 29/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rond Point des Messageries Maritimes, La Ciotat (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
28/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Habitat et politique de la ville >
Politique de la ville
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer le pilotage, l’organisation et la coordination du service Guichet Unique Associations – Réservations, afin de garantir la gestion des demandes de réservation, la qualité du service rendu aux associations et aux services municipaux, ainsi que le suivi administratif et financier de l’activité.
Missions / conditions d'exercice
Management et organisation du service
• Organiser, coordonner et superviser l’activité du service.
• Encadrer et accompagner les deux agents placés sous sa responsabilité.
• Organiser la polyvalence et assurer la continuité du service.
• Veiller à l’application des procédures et à la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe
• Coordonner et suivre les missions des agents placés sous sa responsabilité et assurer leur suivi RH.
Gestion des réservations
• S’assurer de la gestion des demandes et des besoins de réservation des espaces, lieux, salles et équipements municipaux.
• Organiser les campagnes annuelles de planification et superviser l’instruction des dossiers.
• Garantir la complétude, la cohérence et la pertinence des éléments constituant les dossiers avant validation.
• Identifier les conflits, doublons ou contraintes de réservation et proposer les arbitrages nécessaires en lien avec la Direction.
• Diagnostiquer les contraintes, les fonctionnalités et les conditions d’utilisation et d’équipement des lieux d’accueil, salles et espaces concernés.
• Apporter un appui technique et méthodologique aux agents en charge des dossiers.
• Veiller au respect des procédures applicables en matière de réservation et d’occupation des équipements municipaux.
Suivi de l’activité et aide au pilotage
• Élaborer et tenir à jour les outils de suivi et les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’activité.
• Élaborer et assurer le suivi du tableau de bord annuel des avantages en nature accordés aux associations.
• Produire les éléments de bilan et d’analyse permettant d’évaluer l’activité du service.
• Rendre compte régulièrement de l’activité du service à la Direction.
Logiciel métier et accompagnement des utilisateurs
• Superviser l’utilisation du logiciel métier dédié aux réservations.
• Organiser des formations à destination des services utilisateurs du logiciel métier.
• Accompagner les utilisateurs dans la bonne application des procédures.
• Identifier les besoins d’évolution du logiciel métier et contribuer à son adaptation en fonction des besoins de l’organisation.
Gestion de dossiers spécifiques
• Prendre en charge des dossiers particuliers ou complexes en fonction des nécessités et de l’intérêt du service.
• Participer à la coordination administrative des manifestations relevant du périmètre du Guichet Unique Associations – Réservations.
Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique
• Gérer, contrôler et suivre les activités financières liées à la Régie.
• Contrôler et suivre la production de la facturation des activités.
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service et de la Direction.
• Participation ponctuelle aux événements et manifestations de la Direction, avec possibilité de travail en soirée et le week-end, notamment lors du Forum des associations.
• Organiser, coordonner et superviser l’activité du service.
• Encadrer et accompagner les deux agents placés sous sa responsabilité.
• Organiser la polyvalence et assurer la continuité du service.
• Veiller à l’application des procédures et à la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe
• Coordonner et suivre les missions des agents placés sous sa responsabilité et assurer leur suivi RH.
Gestion des réservations
• S’assurer de la gestion des demandes et des besoins de réservation des espaces, lieux, salles et équipements municipaux.
• Organiser les campagnes annuelles de planification et superviser l’instruction des dossiers.
• Garantir la complétude, la cohérence et la pertinence des éléments constituant les dossiers avant validation.
• Identifier les conflits, doublons ou contraintes de réservation et proposer les arbitrages nécessaires en lien avec la Direction.
• Diagnostiquer les contraintes, les fonctionnalités et les conditions d’utilisation et d’équipement des lieux d’accueil, salles et espaces concernés.
• Apporter un appui technique et méthodologique aux agents en charge des dossiers.
• Veiller au respect des procédures applicables en matière de réservation et d’occupation des équipements municipaux.
Suivi de l’activité et aide au pilotage
• Élaborer et tenir à jour les outils de suivi et les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’activité.
• Élaborer et assurer le suivi du tableau de bord annuel des avantages en nature accordés aux associations.
• Produire les éléments de bilan et d’analyse permettant d’évaluer l’activité du service.
• Rendre compte régulièrement de l’activité du service à la Direction.
Logiciel métier et accompagnement des utilisateurs
• Superviser l’utilisation du logiciel métier dédié aux réservations.
• Organiser des formations à destination des services utilisateurs du logiciel métier.
• Accompagner les utilisateurs dans la bonne application des procédures.
• Identifier les besoins d’évolution du logiciel métier et contribuer à son adaptation en fonction des besoins de l’organisation.
Gestion de dossiers spécifiques
• Prendre en charge des dossiers particuliers ou complexes en fonction des nécessités et de l’intérêt du service.
• Participer à la coordination administrative des manifestations relevant du périmètre du Guichet Unique Associations – Réservations.
Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique
• Gérer, contrôler et suivre les activités financières liées à la Régie.
• Contrôler et suivre la production de la facturation des activités.
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service et de la Direction.
• Participation ponctuelle aux événements et manifestations de la Direction, avec possibilité de travail en soirée et le week-end, notamment lors du Forum des associations.
Profils recherchés
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
• Capacités managériales et aptitude à l’encadrement de proximité.
• Capacités d’organisation, de coordination et de planification.
• Rigueur et respect des procédures.
• Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
• Sens du service public, discrétion professionnelle et respect de l’obligation de réserve.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Baccalauréat ou équivalence professionnelle.
• Capacités managériales et aptitude à l’encadrement de proximité.
• Capacités d’organisation, de coordination et de planification.
• Rigueur et respect des procédures.
• Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
• Sens du service public, discrétion professionnelle et respect de l’obligation de réserve.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Baccalauréat ou équivalence professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.