Missions
Sous la responsabilité du ou de la chef(fe) de service, le ou la responsable administratif (ve) et financier (e) est en charge de la préparation et du contrôle des actes de gestion administrative et financière de la DCEMI.
Il ou elle contribue notamment à la préparation et à l’exécution des sessions, à la préparation du budget et le suivi de son exécution, au pilotage de la passation et de l’exécution des marchés, au contrôle des traitements administratif et financier des interventions régionales (subventions, reversements de subventions européennes, dons, participations)
Activités
Le ou la responsable administratif (ve) et financier (e) est la référente des services de la direction DCEMI.
A ce titre, le ou la responsable assure au titre des process ci-après les activités suivantes :
1.Processus budgétaire et comptable :
Appui à la préparation du budget (ROB, BP, DMet BS), collaboration à la rédaction de notes budgétaires, saisie du budget (gestion et miseà jour des lignes de crédits.
Suivi de l’exécution budgétaire :
mise à jour mensuelle du BP exécuté, gestion et suivi des transferts de crédits, contrôle et suivi des engagements, participation à la rédaction de notes d’exécution.
Elaboration, mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire et spécifiques liés à des projets et des transferts externes.
Organisation, partage et mise à jour des informations au sein de l’équipe du SAF et en lien avec la direction opérationnelle. Appui aux gestionnaires dans le cadre des opérations de clôture comptable.
Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, la DFAP et l’assistante du DGA. 2.
Processus Subventions et autres interventions :
Contrôle et suivi de l’instruction administrative et financière des subventions effectuées par les gestionnaires du SAF Supervision des statuts des dossiers de subventions et contrôle des tableaux de subventions PRE CET, CET et Cabinet Supervision de l’enrôlement des dossiers de subventions aux sessions
Rédaction de conventions spécifiques ou de conditions particulières de paiement et d’avenants.
Contrôle des liquidations avant pré-mandatement des versements de subventions
Supervision des correspondances aux porteurs de subventions (envois de contributions, acceptation, rejet, prorogations, votes à nouveau, régularisations.)
Pilotage de la caducité des subventions régionales
Pilotage de la campagne d’annulation des subventions
Pilotage indus de subventions régionales et autres interventions financières.
Animation du contrôle a posteriori avec la direction opérationnelle.
Participation aux réunions des SAF de la DFAP et des réunions thématiques Aiden par exemple (productions de compte rendus pour partage au sein de l’équipe du SAF)
Pour les interventions autres que des subventions (cas des dons, participations, reversements) :
Pilotage financier et administratif des reversement par projets Contrôle et suivi des engagements afférents AE/CPF Organisation, partage et mise à jour des informations des dossiers subventions au sein de l’équipe du SAF et en lien avec la DCEMI.
Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, la DFAP et l’assistante du DGA.
3.Processus décisionnel Session
Elaboration du rétroplanning et suivi du respect des étapes ;
identification des points bloquants ;
Relecture des ordres du jour AP et CP Elaboration et mise à jour des TB de suivi de la session,
Relecture des rapports et des fiches proposés par la direction opérationnelle
Rédaction de rapports et des fiches (régularisation, votes à nouveau, prorogations)
Gestion des corrections sur rapports en lien avec la direction opérationnelle et le SAC
Contrôle de l’exécution des délibérations (notifications d’arrêtés, conventions, versement des avances) ;
contrôle préalable des documents soumis à la signature du Président de Région via ADOB SIGN
Suivi de la bonne mise à jour des tableaux de suivi
Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, le SAC et l’assistante du DGA.
4.Processus commande publique et achats
Suivi de la passation des consultations - mise à jour du tableau de suivi des consultations en lien avec la direction
Appui aux gestionnaires dans la saisie des marchés
Suivi global de l’exécution financière des marchés
mise à jour du tableau de suivi en lien avec la direction Contrôle et suivi des engagements d’AE et de CPF des marchés Contrôle et suivi global des actes d’exécution financière des marchés opérés par les gestionnaires du SAF : passation de bons de commande, reconduction des marchés, révision des prix, versement avances, pré-mandement des factures (acomptes, soldes) cession de marché, gestion des sous traitance de marchés, application des pénalités.
Contrôle de la mise à jour de la régularité fiscale et sociale des titulaires de marchés
Gestion des difficultés sur marchés (réfaction, pénalités, résiliation...)
Organisation, partage et mise à jour des informations des dossiers marchés au sein de l’équipe du SAF
Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, la DFAP, la DCPA et l’assistante du DGA. 5.
Autres activités :
- Archivage des documents et données du SAF
Veille et organisation de l’archivage des dossiers et données du service selon les procédures internes.
- RGPD : gestion de traitements de données personnelles.
-Procédures et gestion des risques : rédaction et mise à jour des procédures internes de gestion des risques probité et comptables et financier.
Afin de garantir la continuité du service, l’ensemble des activités conduites par le responsable sont mises en œuvre dans un cadre collaboratif permettant le partage d’informations des membres de l’équipe du SAF.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.