ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Offre n° O013261028000125
Publiée le 28/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Les Marronniers, Aubagne (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
29/11/2026
Date limite de candidature
29/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent exerce ses missions au C.C.A.S, plus précisément au Service Autonomie à Domicile,
sous l’autorité du Responsable de la gestion et de la qualité des interventions à domicile.
L’assistant de gestion et coordination assure un rôle central de coordination administrative
et de suivi de l’activité. Il implique une collaboration étroite avec les responsables de service,
la direction et les partenaires institutionnels. L’environnement est dynamique, exigeant
rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle.
sous l’autorité du Responsable de la gestion et de la qualité des interventions à domicile.
L’assistant de gestion et coordination assure un rôle central de coordination administrative
et de suivi de l’activité. Il implique une collaboration étroite avec les responsables de service,
la direction et les partenaires institutionnels. L’environnement est dynamique, exigeant
rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle.
Missions / conditions d'exercice
1. Suivi administratif, qualité et amélioration continue
• Élaborer les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Pôle.
• Participer à la déclaration des données réglementaires (ex. : plateforme NOVA).
• Suivre et mettre à jour les indicateurs d’activité, de qualité et tableaux de bord.
• Participer à l’élaboration et à l’analyse des indicateurs utiles à la décision.
• Contribuer au suivi des outils métiers et au contrôle de la télégestion.
• Coconstruire et actualiser les procédures internes (référents métiers, architecture
réseau…).
• Participer au traitement des réclamations et à la mise en œuvre d’actions correctives.
2. Accueil, communication et gestion quotidienne
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et agents.
• Centraliser, enregistrer et diffuser les demandes et informations utiles.
• Rédiger, actualiser et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, tableaux…).
• Appuyer l’accueil des intervenants AIDE et SOIN.
3. Appui RH
• Contribuer à la continuité du service (remplacements, ajustements d’organisation).
• Préparer les dossiers agents et les documents liés aux entretiens, congés, absences, formations.
• Saisir les éléments d’absences des agents sur le le logiciel métier (absences, formations, etc…)
• Organiser l’accueil et le suivi des stagiaires.
• Suivre les aspects liés à la vie de l’agent, absences, frais de déplacements, formations, en lien avec la responsable RH du CCAS
4. Participation aux instances et projets
• Préparer les réunions internes (ordres du jour, convocations, comptes rendus…).
• Participer à l’organisation des projets, groupes de travail et commissions de recrutement.
5. Référent Pole Autonomie aux affaires générales
Le référent Pole Autonomie aux affaires générales est l’interlocuteur privilégié du Pole Affaires Générales pour toutes les questions liées au fonctionnement administratif du
Pôle.
• Il assure le rôle de référent pour les questions de facturation et de gestion des bons de commande.
• Il est le référent archives du Pôle Autonomie.
• Il assure également la fonction de référent pour le logiciel métier
• Il dispose d’un accès aux plateformes de tickets (GLPI DDNI, GLPI travaux, ARCHE, etc…)
II. GESTION FINANCIÈRE ET FACTURATION DE L’AIDE À DOMICILE
1. Relation avec les financeurs
• Créer et mettre à jour les dossiers des financeurs.
• Assurer le lien avec les organismes et suivre les évolutions de procédures.
2. Facturation
• Élaborer et suivre la facturation des prestations (usagers et financeurs).
• Vérifier la cohérence entre les logiciels (logiciel métier, Domiphone).
• Créer et diffuser les journaux de facturation, publipostage, mise sous pli.
3. Régie de recettes
• Encaisser les paiements (chèques, espèces, CESU, virements).
• Gérer les relances, rejets et impayés.
• Suivre les encaissements avec le SGC, tenir le grand livre, éditer les attestations fiscales.
• Traiter les bordereaux de recette (P503) en lien avec le budget.
4. Statistiques et bilans
• Produire les éléments statistiques pour les bilans (CARSAT, NOVA, CD…).
• Créer et exploiter des requêtes si nécessaire.
• Élaborer les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Pôle.
• Participer à la déclaration des données réglementaires (ex. : plateforme NOVA).
• Suivre et mettre à jour les indicateurs d’activité, de qualité et tableaux de bord.
• Participer à l’élaboration et à l’analyse des indicateurs utiles à la décision.
• Contribuer au suivi des outils métiers et au contrôle de la télégestion.
• Coconstruire et actualiser les procédures internes (référents métiers, architecture
réseau…).
• Participer au traitement des réclamations et à la mise en œuvre d’actions correctives.
2. Accueil, communication et gestion quotidienne
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et agents.
• Centraliser, enregistrer et diffuser les demandes et informations utiles.
• Rédiger, actualiser et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, tableaux…).
• Appuyer l’accueil des intervenants AIDE et SOIN.
3. Appui RH
• Contribuer à la continuité du service (remplacements, ajustements d’organisation).
• Préparer les dossiers agents et les documents liés aux entretiens, congés, absences, formations.
• Saisir les éléments d’absences des agents sur le le logiciel métier (absences, formations, etc…)
• Organiser l’accueil et le suivi des stagiaires.
• Suivre les aspects liés à la vie de l’agent, absences, frais de déplacements, formations, en lien avec la responsable RH du CCAS
4. Participation aux instances et projets
• Préparer les réunions internes (ordres du jour, convocations, comptes rendus…).
• Participer à l’organisation des projets, groupes de travail et commissions de recrutement.
5. Référent Pole Autonomie aux affaires générales
Le référent Pole Autonomie aux affaires générales est l’interlocuteur privilégié du Pole Affaires Générales pour toutes les questions liées au fonctionnement administratif du
Pôle.
• Il assure le rôle de référent pour les questions de facturation et de gestion des bons de commande.
• Il est le référent archives du Pôle Autonomie.
• Il assure également la fonction de référent pour le logiciel métier
• Il dispose d’un accès aux plateformes de tickets (GLPI DDNI, GLPI travaux, ARCHE, etc…)
II. GESTION FINANCIÈRE ET FACTURATION DE L’AIDE À DOMICILE
1. Relation avec les financeurs
• Créer et mettre à jour les dossiers des financeurs.
• Assurer le lien avec les organismes et suivre les évolutions de procédures.
2. Facturation
• Élaborer et suivre la facturation des prestations (usagers et financeurs).
• Vérifier la cohérence entre les logiciels (logiciel métier, Domiphone).
• Créer et diffuser les journaux de facturation, publipostage, mise sous pli.
3. Régie de recettes
• Encaisser les paiements (chèques, espèces, CESU, virements).
• Gérer les relances, rejets et impayés.
• Suivre les encaissements avec le SGC, tenir le grand livre, éditer les attestations fiscales.
• Traiter les bordereaux de recette (P503) en lien avec le budget.
4. Statistiques et bilans
• Produire les éléments statistiques pour les bilans (CARSAT, NOVA, CD…).
• Créer et exploiter des requêtes si nécessaire.
Profils recherchés
III – QUALITÉS & COMPÉTENCES REQUISES :
• Compétences en communication écrite et orale
• Aisance avec les chiffres et production de statistiques
• Capacité d’analyse et de rédaction
• Organisation et gestion du temps
• Qualités relationnelles
• Respect du secret professionnel
• Sens du travail d’équipeet du service public
• Maitrise avancée des outils informatiques(word, excel, powerpoint…)
• Capacité d’écoute et d’adaptation
V - CONTRAINTES :
• Participation à des évènements ponctuels, réunions, rencontres en dehors des heures de travail
RELATIONS & TRAVAIL COLLABORATIF :
• Direction du C.C.A.S., autres services C.C.A.S. et Ville
• Conseil Départemental
• A.R.S.
• CARSAT et autres caisses
• Autres institutions ou partenaires
• Compétences en communication écrite et orale
• Aisance avec les chiffres et production de statistiques
• Capacité d’analyse et de rédaction
• Organisation et gestion du temps
• Qualités relationnelles
• Respect du secret professionnel
• Sens du travail d’équipeet du service public
• Maitrise avancée des outils informatiques(word, excel, powerpoint…)
• Capacité d’écoute et d’adaptation
V - CONTRAINTES :
• Participation à des évènements ponctuels, réunions, rencontres en dehors des heures de travail
RELATIONS & TRAVAIL COLLABORATIF :
• Direction du C.C.A.S., autres services C.C.A.S. et Ville
• Conseil Départemental
• A.R.S.
• CARSAT et autres caisses
• Autres institutions ou partenaires
Contact et modalités de candidature
Contact
0442181919
Informations complémentaires
Un CV et une lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.