Secrétaire de direction - SAINT CONTEST
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O014230401019318
Publiée le 26/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue Nelson Mandela, Saint-Contest (Calvados (14))
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
17/05/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Positionné(e) auprès du directeur des services numériques, vous assistez le directeur, son adjoint et les managers dans leurs fonctions administratives. En collaboration étroite avec le directeur des services numériques, vous êtes une personne de confiance chargée des activités de secrétariat, d'accueil physique des prestataires et différents intervenants au sein du bâtiment, d'assistance à l'exécution des marchés pour l'unité comptabilité marché.
Missions / conditions d'exercice
* Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs de la direction
* Mettre en forme et saisir une partie des informations du service (courriers, notes, rapports, tableaux de bord...)
* Assurer le circuit des signatures (courriers, conventions ...)
* Tenir l'agenda du directeur et le cas échéant du directeur adjoint
* Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques du directeur et en cas d'absence du directeur adjoint et des chefs de services
* Organiser les réunions, les rendez-vous (planning, réservation de salle, vidéoprojecteur, PC, pieuvre téléphonique ...)
* Classer et archiver
* Gérer les fournitures et la logistique de la direction
* Assurer le suivi des absences des agents de la direction
Activités spécifiques
* Soutien ponctuel de l'unité comptabilité-marchés (liquidations simples sur marchés par mois dans Grand Angle)
* Tenir le tableau des avancements des agents et dossiers personnels
* Réceptionner les livraisons et assurer leur transmission
* Rechercher l'information, la mettre en forme et la transmettre au directeur
* Préparer et suivre des dossiers spécifiques, réservés, voire confidentiels
* Assurer la gestion du parc de véhicules de la DSN (réservation, carnets de bord, ...)
* Etre référent du bâtiment DSN (déclaration d'incidents et demandes)
* Tenue du registre sécurité et suivi des interventions sur la maintenance des équipements du bâtiment DSN St Contest (ascenseur, clim, onduleur, incendie, intrusion, accès sécurisés, etc.)
* Etre Guide Serre-file lors des évacuations incendie
* Contributeur Intranet pour les rubriques relevant de la direction (actualités et espace DSN)
* Centre d'appels pour les incidents bâtiments de la collectivité, gendarmeries du Calvados - Enregistrement dans IWS (1177) - pour le compte de la direction des bâtiments
* Gestion des dossiers administratifs pour l'acquisition de certificats électroniques et leur suivi
* Gestion et évolution des modèles Word de papier à en-tête de toute la collectivité et des élus
* Gestion des stagiaires (Planning accueil, feuille de route, suivi avec C de S + DRH)
* Liste non exhaustive
Connaissances générales
* Discrétion, respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
* Sens de la communication
* Aisance relationnelle
* Connaissance du fonctionnement de la collectivité
* Méthode et sens de l'organisation
* Hiérarchisation des priorités
* Initiative et autonomie
* Rapidité d'exécution
* Maîtrise de la mise en forme des documents administratifs, de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
* Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, ...)
* Maitrise des logiciels Temptation (gestion du temps), IWS-Patrimoine (référent bâtiment), CG-Délib (rapports session ou CP)
* Utilisation de l'Intranet pour la gestion des fournitures et consommables, et la réservation de salles et de véhicules
* Mettre en forme et saisir une partie des informations du service (courriers, notes, rapports, tableaux de bord...)
* Assurer le circuit des signatures (courriers, conventions ...)
* Tenir l'agenda du directeur et le cas échéant du directeur adjoint
* Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques du directeur et en cas d'absence du directeur adjoint et des chefs de services
* Organiser les réunions, les rendez-vous (planning, réservation de salle, vidéoprojecteur, PC, pieuvre téléphonique ...)
* Classer et archiver
* Gérer les fournitures et la logistique de la direction
* Assurer le suivi des absences des agents de la direction
Activités spécifiques
* Soutien ponctuel de l'unité comptabilité-marchés (liquidations simples sur marchés par mois dans Grand Angle)
* Tenir le tableau des avancements des agents et dossiers personnels
* Réceptionner les livraisons et assurer leur transmission
* Rechercher l'information, la mettre en forme et la transmettre au directeur
* Préparer et suivre des dossiers spécifiques, réservés, voire confidentiels
* Assurer la gestion du parc de véhicules de la DSN (réservation, carnets de bord, ...)
* Etre référent du bâtiment DSN (déclaration d'incidents et demandes)
* Tenue du registre sécurité et suivi des interventions sur la maintenance des équipements du bâtiment DSN St Contest (ascenseur, clim, onduleur, incendie, intrusion, accès sécurisés, etc.)
* Etre Guide Serre-file lors des évacuations incendie
* Contributeur Intranet pour les rubriques relevant de la direction (actualités et espace DSN)
* Centre d'appels pour les incidents bâtiments de la collectivité, gendarmeries du Calvados - Enregistrement dans IWS (1177) - pour le compte de la direction des bâtiments
* Gestion des dossiers administratifs pour l'acquisition de certificats électroniques et leur suivi
* Gestion et évolution des modèles Word de papier à en-tête de toute la collectivité et des élus
* Gestion des stagiaires (Planning accueil, feuille de route, suivi avec C de S + DRH)
* Liste non exhaustive
Connaissances générales
* Discrétion, respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
* Sens de la communication
* Aisance relationnelle
* Connaissance du fonctionnement de la collectivité
* Méthode et sens de l'organisation
* Hiérarchisation des priorités
* Initiative et autonomie
* Rapidité d'exécution
* Maîtrise de la mise en forme des documents administratifs, de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
* Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, ...)
* Maitrise des logiciels Temptation (gestion du temps), IWS-Patrimoine (référent bâtiment), CG-Délib (rapports session ou CP)
* Utilisation de l'Intranet pour la gestion des fournitures et consommables, et la réservation de salles et de véhicules
Profils recherchés
* BEP/CAP
Date prévisionnelle de jury : le 06 juin 2023
Date prévisionnelle de jury : le 06 juin 2023
Contact et modalités de candidature
Contact
0231571245
Informations complémentaires
Marie-Christine GRAINDORGE
Adresse de l'employeur
Conseil Départemental du Calvados
>Rue Saint Laurent
14035 Caen
>Rue Saint Laurent
14035 Caen
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.