Secrétaire de direction - Direction de la Communication
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O014230501040865
Publiée le 17/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue saint laurent , Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/07/2023
Date limite de candidature
06/06/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Votre mission
En tant que secrétaire de direction, vous assurez le suivi administratif (accueil, suivi rh et financier) de la direction de la communication et apportez un soutien à l'ensemble des équipes.
En tant que secrétaire de direction, vous assurez le suivi administratif (accueil, suivi rh et financier) de la direction de la communication et apportez un soutien à l'ensemble des équipes.
Missions / conditions d'exercice
Vos activités
* Secrétariat (20%)
o Vous renseignez les interlocuteurs de la direction
o Vous accueillez, renseignez et orientez les interlocuteurs internes et externes
o Vous réceptionnez le courrier et les appels téléphoniques et assurez leur transmission
o Vous gérez les fournitures
o Vous organisez les principales réunions et les rendez-vous de la direction (agenda, ordre du jour et compte-rendu, dont créneaux bloqués, réunion de direction, boite à contenu)
* Suivi ressources humaines (20%)
o Vous assurez le suivi des absences des agents de la direction (planning des congés, suivi du travail le week-end et en soirée, astreintes, suivi Temptation)
o Vous assurez le suivi des formations et des notes de frais
o Vous assurez l'accueil et le suivi administratif des nouveaux arrivants de la direction (stagiaires, agent...)
o Vous préparez les entretiens annuels (rdv, renseignements de formulaires, transmissions aux RH)
* Suivi budgétaire (20%)
o Vous assurez le suivi budgétaire en lien avec la DGA FM (aide à l'engagement auprès des agents, suivi du service fait, mise à jour du tableau de suivi budgétaire)
o Vous gérez la régie de la direction
* Soutien à la direction, pôles et services (40%)
o Vous assurez le suivi du planning des actions de communication (mise à jour, courriel hebdomadaire, mise à jour des outils dont planner Teams)
o Vous apportez votre soutien dans les suivis des éditions notamment en porte d'entrée pour les Clics et circonscriptions d'action sociale
o Vous venez en soutien des actions événementielles (conférence de presse, événements internes, événements externes...) de la direction sur le terrain (accueil, aides diverses etc...)
* Secrétariat (20%)
o Vous renseignez les interlocuteurs de la direction
o Vous accueillez, renseignez et orientez les interlocuteurs internes et externes
o Vous réceptionnez le courrier et les appels téléphoniques et assurez leur transmission
o Vous gérez les fournitures
o Vous organisez les principales réunions et les rendez-vous de la direction (agenda, ordre du jour et compte-rendu, dont créneaux bloqués, réunion de direction, boite à contenu)
* Suivi ressources humaines (20%)
o Vous assurez le suivi des absences des agents de la direction (planning des congés, suivi du travail le week-end et en soirée, astreintes, suivi Temptation)
o Vous assurez le suivi des formations et des notes de frais
o Vous assurez l'accueil et le suivi administratif des nouveaux arrivants de la direction (stagiaires, agent...)
o Vous préparez les entretiens annuels (rdv, renseignements de formulaires, transmissions aux RH)
* Suivi budgétaire (20%)
o Vous assurez le suivi budgétaire en lien avec la DGA FM (aide à l'engagement auprès des agents, suivi du service fait, mise à jour du tableau de suivi budgétaire)
o Vous gérez la régie de la direction
* Soutien à la direction, pôles et services (40%)
o Vous assurez le suivi du planning des actions de communication (mise à jour, courriel hebdomadaire, mise à jour des outils dont planner Teams)
o Vous apportez votre soutien dans les suivis des éditions notamment en porte d'entrée pour les Clics et circonscriptions d'action sociale
o Vous venez en soutien des actions événementielles (conférence de presse, événements internes, événements externes...) de la direction sur le terrain (accueil, aides diverses etc...)
Profils recherchés
Compétences
* Grande aisance avec le numérique dont maitrise du pack office et Teams
* Bon niveau exigé en orthographe, syntaxe et grammaire
Conditions d'exercice
* Discrétion professionnelle
* Souplesse/adaptabilité et sens du relationnel
* Rigueur et sens de l'organisation
Profil souhaité
* Niveau V (CAP / BEP)
Date limite de dépôt des candidatures : le 6 juin 2023
Date prévisionnelle de jury : le 27 juin 2023 (après-midi)
* Grande aisance avec le numérique dont maitrise du pack office et Teams
* Bon niveau exigé en orthographe, syntaxe et grammaire
Conditions d'exercice
* Discrétion professionnelle
* Souplesse/adaptabilité et sens du relationnel
* Rigueur et sens de l'organisation
Profil souhaité
* Niveau V (CAP / BEP)
Date limite de dépôt des candidatures : le 6 juin 2023
Date prévisionnelle de jury : le 27 juin 2023 (après-midi)
Contact et modalités de candidature
Contact
0231571414
Informations complémentaires
rue saint laurent à Caen 14000
Adresse de l'employeur
Conseil Départemental du Calvados
>Rue Saint Laurent
14035 Caen
>Rue Saint Laurent
14035 Caen
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.