Assitant(e) de gestion administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O014230901194776
Publiée le 21/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Espace Nelson Mandela - Place Guillaume Le Conquérant - BP 58, Falaise (Calvados)
Poste à pourvoir le
13/11/2023
Date limite de candidature
27/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale des Services, placé(e) sous l'autorité de la responsable du pôle Direction Générale et Elus, vous assurez les missions d'assistant(e) de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités principales du poste :
- Assistanat de direction pour la collectivité
- Courrier entrant et sortant, gérer les relations avec la Poste, gérer le fichier d'adresses, réaliser la revue de presse, assister les directeurs, envoyer les invitations, participer à l'organisation logistique des réunions, gérer les revues de presse, mettre à jour le répertoire téléphonique, gérer les stocks de fournitures administratives.
- Assistanat de la Cellule Cérémonies & Réceptions (en binôme avec l'agent en charge des
manifestations)
- Organiser les réceptions, tenir le planning des manifestations/réceptions, préparer le Kiosque des élus, gérer les invitations aux cérémonies patriotiques, aux cérémonies des vœux, etc..., gérer les plannings des réservations des voitures de service, des salles et des matériels de réunion, suivi des conventions de prêt de matériels.
- Assistanat de direction pour la Direction Générale des Services (Pôle Assistanat) en
binôme avec sa responsable
- Tenir le planning des commissions municipales, envoyer les comptes-rendus de commissions, assurer le secrétariat de la Direction Générale et du Maire, traiter les réponses aux usagers, organiser le classement et l'archivage, soutien à la préparation et le suivi des assemblées délibérantes, suppléer sa responsable en cas d'absence et/ou de congés.
- Gérer l'information, classer et archiver les documents
- Mettre à disposition des usagers des documents d'information et de communication, diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services (internes et externes), trier, classer et archiver les documents, en binôme avec les assistants des autres directions.
- Assistanat de direction pour la collectivité
- Courrier entrant et sortant, gérer les relations avec la Poste, gérer le fichier d'adresses, réaliser la revue de presse, assister les directeurs, envoyer les invitations, participer à l'organisation logistique des réunions, gérer les revues de presse, mettre à jour le répertoire téléphonique, gérer les stocks de fournitures administratives.
- Assistanat de la Cellule Cérémonies & Réceptions (en binôme avec l'agent en charge des
manifestations)
- Organiser les réceptions, tenir le planning des manifestations/réceptions, préparer le Kiosque des élus, gérer les invitations aux cérémonies patriotiques, aux cérémonies des vœux, etc..., gérer les plannings des réservations des voitures de service, des salles et des matériels de réunion, suivi des conventions de prêt de matériels.
- Assistanat de direction pour la Direction Générale des Services (Pôle Assistanat) en
binôme avec sa responsable
- Tenir le planning des commissions municipales, envoyer les comptes-rendus de commissions, assurer le secrétariat de la Direction Générale et du Maire, traiter les réponses aux usagers, organiser le classement et l'archivage, soutien à la préparation et le suivi des assemblées délibérantes, suppléer sa responsable en cas d'absence et/ou de congés.
- Gérer l'information, classer et archiver les documents
- Mettre à disposition des usagers des documents d'information et de communication, diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services (internes et externes), trier, classer et archiver les documents, en binôme avec les assistants des autres directions.
Profils recherchés
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, messagerie, internet, ...)
* BAC au minimum en administration publique, secrétariat - Niveau BTS souhaité
* Expérience confirmée dans l'accueil de publics, le secrétariat, la gestion informatique d'activités
* Connaissance du cadre de la Fonction Publique Territoriale
* Capacité d'adaptation, d'autonomie et d'ouverture d'esprit
* Sens de l'organisation, des relations humaines et des responsabilités, de l'innovation et de l'observation
* Aptitude à travailler en équipe ; Disponibilité, dynamisme, discrétion
* Sens du service public
* Rigueur, organisation, autonomie, créativité, capable d'initiatives, bonnes qualités relationnelles, capacité de travail en équipe.
* BAC au minimum en administration publique, secrétariat - Niveau BTS souhaité
* Expérience confirmée dans l'accueil de publics, le secrétariat, la gestion informatique d'activités
* Connaissance du cadre de la Fonction Publique Territoriale
* Capacité d'adaptation, d'autonomie et d'ouverture d'esprit
* Sens de l'organisation, des relations humaines et des responsabilités, de l'innovation et de l'observation
* Aptitude à travailler en équipe ; Disponibilité, dynamisme, discrétion
* Sens du service public
* Rigueur, organisation, autonomie, créativité, capable d'initiatives, bonnes qualités relationnelles, capacité de travail en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231416161
Informations complémentaires
Conditions d'emploi :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (cadre d'emploi des adjoints administratifs)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation à la prévoyance
Action sociale (CNAS) + semaine QVCT
Poste à temps complet annualisé à pourvoir à compter de novembre 2023
Horaires fixes : du lundi au vendredi 8 h 30 12 h 00 et 13 h 30 17 h 30
Candidature :
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) par voie postale à : Monsieur le Maire, Place Guillaume le Conquérant, BP 58, 14700 Falaise, avant le 27 octobre 2023.
Pour toutes questions, le candidat pourra contacter :
Madame Patricia GIRARD, responsable du Pôle Direction Générale et Elus (02.31.41.61.65) patricia.girard@falaise.fr).
Madame Laurence MANOURY, responsable de la gestion administrative du personnel de la Ville de Falaise (02.31.41.61.54) laurence.manoury@falaise.fr).
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (cadre d'emploi des adjoints administratifs)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation à la prévoyance
Action sociale (CNAS) + semaine QVCT
Poste à temps complet annualisé à pourvoir à compter de novembre 2023
Horaires fixes : du lundi au vendredi 8 h 30 12 h 00 et 13 h 30 17 h 30
Candidature :
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) par voie postale à : Monsieur le Maire, Place Guillaume le Conquérant, BP 58, 14700 Falaise, avant le 27 octobre 2023.
Pour toutes questions, le candidat pourra contacter :
Madame Patricia GIRARD, responsable du Pôle Direction Générale et Elus (02.31.41.61.65) patricia.girard@falaise.fr).
Madame Laurence MANOURY, responsable de la gestion administrative du personnel de la Ville de Falaise (02.31.41.61.54) laurence.manoury@falaise.fr).
Adresse de l'employeur
FALAISE
>Espace Nelson Mandela - Place Guillaume Le Conquérant - BP 58
14700 FALAISE
>Espace Nelson Mandela - Place Guillaume Le Conquérant - BP 58
14700 FALAISE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.