Sous l'autorité du directeur et du directeur adjoint, vous assistez et participez à l'organisation de la direction et de ses services.

Vous organisez et coordonnez la transmission et la rédaction des informations. Vous assurez également l'accueil physique et téléphonique, la gestion du temps du directeur et du directeur adjoint, et vous réalisez diverses tâches de secrétariat, notamment l'enregistrement et la diffusion du courrier. Vous suivez et gérez l'organisation de certains dossiers et assurez un rôle de relais auprès des agents des quatre services de la DRJCP.

Vous assurez l'exécution comptable et financière de certaines factures, notamment celles liées aux activités juridiques et contentieuses et de titres de recettes.

- Assurant le suivi et l'organisation des agendas du Directeur et du Directeur adjoint, vous prenez les rendez-vous en fonction des priorités et des échéances, en respectant et en faisant respecter les délais de transmission de documents.
- Vous organisez les réunions avec les élus, les personnalités extérieures ou les services (réserver les salles, adresser les convocations et ordre du jour, gérer le quorum, établir les procès-verbaux ou relevés de décision...).
- Vous préparez, organisez et assurez le suivi des déplacements des agents de la direction.
- Dans le cadre de la réception, du traitement et de la diffusion des informations internes ou externes, vous assurez l'enregistrement et le suivi des courriers via l'outil 6TZEN, courriels et appels téléphoniques.
- Vous diffusez et transmettez les informations nécessaires pour les services, en appréhendant le caractère urgent de l'information, notamment en qualité de correspondant Ressources Humaines - Formation.
- Vous assurez le suivi des absences et le planning des congés via le logiciel INCOVAR, le suivi et la saisie des évaluations via le logiciel NEEVA
- Vous rappelez les informations importantes, ainsi que les délais et vous vérifiez le suivi des courriers sensibles.
- A l'aise dans la réalisation de travaux bureautiques, vous prenez des notes et mettez en forme tous types de documents (convocations, PV, comptes rendus, courriers, PPT...).
- Vous réalisez la saisie de documents de formes et de contenus divers, dont les projets de délibération et arrêtés via le logiciel métier AIRDELIB, vous préparez les dossiers.
- Vous triez, classez et ordonnez les dossiers et documents matériels et immatériels de manière simple et accessible.
- Vous assurez le traitement des factures relatives aux fournitures de bureau, des factures et titres de recettes liées aux activités juridiques et contentieuses, ainsi que leur liquidation (engagement, enregistrement et liquidation) via le logiciel financier ASTRE.
- Vous assurez l'enregistrement et le suivi de l'archivage des dossiers via le logiciel THOT.

Titulaire d'un des grades du cadre d'emploi des adjoints administratifs (à défaut recrutement direct possible), vous maîtrisez les techniques de communication orale, ainsi que les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Connaissant la structure de la Direction et de ses services, vous êtes en capacité de recevoir, traiter et dispatcher les appels téléphoniques, les courriers et les courriels.
- Organisé et rigoureux, vous savez prioriser les informations.
- Vous êtes à l'aise en bureautique (Pack Office, PPT, Internet, Intranet).
- Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles spécifiques du secteur juridique et connaissez les méthodes de prise de note.
- Vous avez la capacité de déterminer et reconnaitre les risques.
- Vous maîtrisez les instances et procédures de la collectivité.
- Vous êtes discret, disponible et à l'écoute.
- Votre sens relationnel est reconnu.