SECRETAIRE DE L'EXECUTIF
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Offre n° O014240801000308
Publiée le 01/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Esplanade Jean-Marie Louvel, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
06/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du directeur de Cabinet, vous assurez le secrétariat de l’exécutif, gérez son agenda et organisez les rendezvous, réunions et déplacements.
Vous préparez ses dossiers journaliers et sollicitez les notes de contexte pour les rendez-vous.
Vous préparez ses dossiers journaliers et sollicitez les notes de contexte pour les rendez-vous.
Missions / conditions d'exercice
1/ Gestion de l’agenda
• Organiser l’agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d’entreprises, en lien avec la direction du
cabinet
• Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook
• Saisir les événements majeurs du territoire
• Planifier le calendrier annuel des réunions avec les structures satellites
2/ Gestion administrative
• Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez vous
ou réunions auprès des services concernés
• Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations
• Réaliser le classement et l'archivage des dossiers papier et informatique
3/ Accueil physique et téléphonique
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Accueillir les visiteurs de l’élu
• Orienter les administrés
4/ Activités ponctuelles
• Remplacer son binôme en cas d’absence
• Gérer l’agenda du directeur adjoint de cabinet
• Organiser l’agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d’entreprises, en lien avec la direction du
cabinet
• Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook
• Saisir les événements majeurs du territoire
• Planifier le calendrier annuel des réunions avec les structures satellites
2/ Gestion administrative
• Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez vous
ou réunions auprès des services concernés
• Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations
• Réaliser le classement et l'archivage des dossiers papier et informatique
3/ Accueil physique et téléphonique
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Accueillir les visiteurs de l’élu
• Orienter les administrés
4/ Activités ponctuelles
• Remplacer son binôme en cas d’absence
• Gérer l’agenda du directeur adjoint de cabinet
Profils recherchés
Diplôme requis : BAC ou BTS assistante de direction
Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux et/ou vous disposez d’une expérience
professionnelle en secrétariat/assistanat de direction/ d’élus (ou poste similaire).
Votre connaissance des collectivités territoriales et vos compétences en secrétariat vous permettent d’être autonome rapidement et de gérer vos priorités. Vous êtes reconnu(e) par votre esprit de synthèse, votre capacité à vous adapter et pour vos qualités relationnelles et d’écoute. Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et vous savez réagir à l’urgence. Votre esprit d’équipe et votre capacités à prendre des initiatives renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion et votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.
Environnement Windows et Pack office (Excel, Word, messagerie…)
Application métier : logiciels 6TZEN, personnalités, association, ixbus
CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
Contraintes horaires et permanence téléphonique
Disponibilité, réactivité et adaptabilité
Avantages collaborateurs (F/H) : Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie
prévoyance maintien de salaire au choix – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des oeuvres sociales - Conciergerie – Association sportive et de loisirs
Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux et/ou vous disposez d’une expérience
professionnelle en secrétariat/assistanat de direction/ d’élus (ou poste similaire).
Votre connaissance des collectivités territoriales et vos compétences en secrétariat vous permettent d’être autonome rapidement et de gérer vos priorités. Vous êtes reconnu(e) par votre esprit de synthèse, votre capacité à vous adapter et pour vos qualités relationnelles et d’écoute. Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et vous savez réagir à l’urgence. Votre esprit d’équipe et votre capacités à prendre des initiatives renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion et votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.
Environnement Windows et Pack office (Excel, Word, messagerie…)
Application métier : logiciels 6TZEN, personnalités, association, ixbus
CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
Contraintes horaires et permanence téléphonique
Disponibilité, réactivité et adaptabilité
Avantages collaborateurs (F/H) : Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie
prévoyance maintien de salaire au choix – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des oeuvres sociales - Conciergerie – Association sportive et de loisirs
Contact et modalités de candidature
Contact
0231304100
Informations complémentaires
Votre candidature (lettre de motivation+CV) est à déposer sur le site internet de la ville de Caen www.caen.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.