SECRETAIRE DE DIRECTION
Offre n° O014250417000622
Publiée le 17/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue Rosa Parks - CS 52700, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
18/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Transition Ecologique et Energétique (DTEE) est composée de cinq services :
Le service Prévention des risques et milieux naturels (comprenant le pôle carrières)
Le service Transition Ecologique
Le service Transition Energétique
Le service Réseau de chaleur urbain
Le service Ressources
Rattaché(e) au chef du service Ressources, le/la secrétaire de direction garantit l’accueil physique et téléphonique de la direction, il/elle gère l’agenda de la directrice, réalise diverses tâches de secrétariat pour la direction et les services, a le rôle de correspondant RH et formation. Il/elle instruit également les dossiers de demande d’aide financière à l’achat d’un vélo.
Le service Prévention des risques et milieux naturels (comprenant le pôle carrières)
Le service Transition Ecologique
Le service Transition Energétique
Le service Réseau de chaleur urbain
Le service Ressources
Rattaché(e) au chef du service Ressources, le/la secrétaire de direction garantit l’accueil physique et téléphonique de la direction, il/elle gère l’agenda de la directrice, réalise diverses tâches de secrétariat pour la direction et les services, a le rôle de correspondant RH et formation. Il/elle instruit également les dossiers de demande d’aide financière à l’achat d’un vélo.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique de la direction
Accueillir et renseigner les interlocuteurs
Recevoir, filtrer, réorienter les appels, messages téléphoniques et courriels
Réceptionner les marchandises
Missions administratives et de secrétariat de direction
Gestion du courrier entrant (papier et logiciel 6Tzen) : réception et affectation à la directrice et aux chefs de service
Suivi du traitement des courriers de la direction (en lien avec les chefs de service)
Rédiger certains documents et courriers (notes, comptes rendus réunions…)
Visualiser les agendas de la directrice et du directeur adjoint (organisation de RDV)
Saisir des délibérations dans le logiciel Air délib
Organiser des réunions et déplacements/réservations
Gestion administrative du personnel (correspondant(e) RH)
Diffuser auprès des agents les documents administratifs les concernant
Assurer la fonction de correspondant RH : transmettre en DRH les arrêts maladies, déclarations d'accident de travail, valider et gérer le circuit de validation des ordres de mission et états de frais
Assurer la fonction de correspondante formation : inscription aux formations, suivi des demandes
Gérer l’accueil administratif des nouveaux arrivants
Instruction des demandes d’aides financières vélos
Renseigner les usagers, répondre aux mails et appels téléphoniques
Contrôler les pièces justificatives, s’assurer de l’éligibilité de la demande et rédiger les courriers de réponses
Créer le tiers dans le logiciel ASTRE GF, engager et liquider la dépense
Classer et archiver les dossiers
Etablir des données chiffrées et des bilans de l’opération
Organisation et suivi de la commission développement durable, transition écologique, espaces publics et bâtiments
Préparer les dossiers des commissions (documents administratifs, fiches techniques…)
Rédiger les avis de réunion, les ordres du jour, les invitations et comptes rendus
Assurer la réservation, la préparation logistique et informatique de la salle
Missions diverses
Gérer les fournitures de la direction (fournitures administratives et diverses) : recensement des besoins, commandes en ligne ou demandes de devis
Rendre compte de son activité à la chef de service et faire le lien avec les agents du service Ressources qui prendront le relais en son absence.
Exercer ponctuellement et en cas de besoin des missions d’exécution comptable (clôture d’exercice…)
Accueillir et renseigner les interlocuteurs
Recevoir, filtrer, réorienter les appels, messages téléphoniques et courriels
Réceptionner les marchandises
Missions administratives et de secrétariat de direction
Gestion du courrier entrant (papier et logiciel 6Tzen) : réception et affectation à la directrice et aux chefs de service
Suivi du traitement des courriers de la direction (en lien avec les chefs de service)
Rédiger certains documents et courriers (notes, comptes rendus réunions…)
Visualiser les agendas de la directrice et du directeur adjoint (organisation de RDV)
Saisir des délibérations dans le logiciel Air délib
Organiser des réunions et déplacements/réservations
Gestion administrative du personnel (correspondant(e) RH)
Diffuser auprès des agents les documents administratifs les concernant
Assurer la fonction de correspondant RH : transmettre en DRH les arrêts maladies, déclarations d'accident de travail, valider et gérer le circuit de validation des ordres de mission et états de frais
Assurer la fonction de correspondante formation : inscription aux formations, suivi des demandes
Gérer l’accueil administratif des nouveaux arrivants
Instruction des demandes d’aides financières vélos
Renseigner les usagers, répondre aux mails et appels téléphoniques
Contrôler les pièces justificatives, s’assurer de l’éligibilité de la demande et rédiger les courriers de réponses
Créer le tiers dans le logiciel ASTRE GF, engager et liquider la dépense
Classer et archiver les dossiers
Etablir des données chiffrées et des bilans de l’opération
Organisation et suivi de la commission développement durable, transition écologique, espaces publics et bâtiments
Préparer les dossiers des commissions (documents administratifs, fiches techniques…)
Rédiger les avis de réunion, les ordres du jour, les invitations et comptes rendus
Assurer la réservation, la préparation logistique et informatique de la salle
Missions diverses
Gérer les fournitures de la direction (fournitures administratives et diverses) : recensement des besoins, commandes en ligne ou demandes de devis
Rendre compte de son activité à la chef de service et faire le lien avec les agents du service Ressources qui prendront le relais en son absence.
Exercer ponctuellement et en cas de besoin des missions d’exécution comptable (clôture d’exercice…)
Profils recherchés
Vous êtes titulaire de l’un des grades du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux (à défaut, recrutement direct possible) et possédez un BAC/BAC +2 en secrétariat et/ou vous justifiez d’une expérience significative sur un poste similaire.
Vous connaissez les circuits et procédures administratives d’une collectivité territoriale.
Vous maitrisez les techniques de secrétariat, de communication orale ainsi que les logiciels bureautiques, (une connaissance des logiciels Astre GF, Air délib et Neeva serait un plus).
Vous savez rédiger et maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe, grammaire et mise en page.
Vous avez le sens des responsabilités, une bonne aisance relationnelle et savez faire preuve de discrétion.
Vous savez organiser et planifier en fonction des urgences et priorités. Autonome, vous savez prendre des initiatives et rendre compte.
Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, vous êtes organisé(e) et rigoureux(se).
Vous connaissez les circuits et procédures administratives d’une collectivité territoriale.
Vous maitrisez les techniques de secrétariat, de communication orale ainsi que les logiciels bureautiques, (une connaissance des logiciels Astre GF, Air délib et Neeva serait un plus).
Vous savez rédiger et maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe, grammaire et mise en page.
Vous avez le sens des responsabilités, une bonne aisance relationnelle et savez faire preuve de discrétion.
Vous savez organiser et planifier en fonction des urgences et priorités. Autonome, vous savez prendre des initiatives et rendre compte.
Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, vous êtes organisé(e) et rigoureux(se).
Contact et modalités de candidature
Contact
0231394000
Informations complémentaires
Travail au sein d’une équipe, bureau partagé.
Avantages collaborateurs :
Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance, maintien de salaire au choix –Tickets restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité de loisirs et d’action sociale (CLAS) – Conciergerie – Association sportive et de loisirs – Télétravail
Avantages collaborateurs :
Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance, maintien de salaire au choix –Tickets restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité de loisirs et d’action sociale (CLAS) – Conciergerie – Association sportive et de loisirs – Télétravail
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.