CHARGE D'ACCUEIL (H/F)
Offre n° O014250509000749
Publiée le 09/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue Rosa Parks - CS 52700, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
09/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre du développement de la gestion Relation Citoyenne et de l’amélioration de l’accueil des publics de l’Hôtel de la Communauté urbaine Caen la mer et de l’Hôtel de Ville de Caen et sous l’autorité du chef de service, vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique des publics (internes, externes) et de la relation aux usagers.
Vous exercez principalement vos misions à l’Hôtel de Ville/ Abbaye-aux-Hommes.
Sous l’autorité du chef de service « relations aux usagers », vous participez à la Mission Gestion de la Relation Citoyen (GRC), pour l’amélioration des accueils et dans le cadre de la mutualisation des services d'accueils de l'Hôtel de Ville de Caen et de l'Hôtel de la Communauté urbaine de Caen la mer, vous assurez – en cas de nécessité - la continuité des accueils du service Relations aux usagers.
Sous l’encadrement de proximité du responsable de l’accueil des publics, vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’Hôtel de Ville de Caen. Pour assurer ces missions d’accueil, vous disposez d’une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des trois collectivités ainsi que des organigrammes (Ville, CCAS et Communauté urbaine Caen la mer).
Enfin, vous assurez l’accueil des publics de l’Abbaye-aux-Hommes, la promotion des offres de visites et vous réalisez les visites guidées et protocolaires. Vous êtes régisseur mandataire suppléant de la régie de recettes.
Vous exercez principalement vos misions à l’Hôtel de Ville/ Abbaye-aux-Hommes.
Sous l’autorité du chef de service « relations aux usagers », vous participez à la Mission Gestion de la Relation Citoyen (GRC), pour l’amélioration des accueils et dans le cadre de la mutualisation des services d'accueils de l'Hôtel de Ville de Caen et de l'Hôtel de la Communauté urbaine de Caen la mer, vous assurez – en cas de nécessité - la continuité des accueils du service Relations aux usagers.
Sous l’encadrement de proximité du responsable de l’accueil des publics, vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique des usagers de l’Hôtel de Ville de Caen. Pour assurer ces missions d’accueil, vous disposez d’une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des trois collectivités ainsi que des organigrammes (Ville, CCAS et Communauté urbaine Caen la mer).
Enfin, vous assurez l’accueil des publics de l’Abbaye-aux-Hommes, la promotion des offres de visites et vous réalisez les visites guidées et protocolaires. Vous êtes régisseur mandataire suppléant de la régie de recettes.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes
Assurer un accueil physique et téléphonique de manière adaptée aux différents publics et contribuer à la régulation des flux visiteurs
Accompagner, informer et orienter les usagers vers les services compétents
Assurer la parfaite tenue des espaces d’accueil et des espaces de travail
Représenter l’image de marque de la collectivité et être garant de l’image du service public
Veiller à l’application des règles de sécurité et à la bonne tenue des espaces d’accueil
Participer à la démarche d’amélioration continue des accueils
Collaborer activement au processus d’amélioration des accueils et à la simplification des démarches administratives
Partager et mettre à jour les bases de données et d’informations utiles avec les différents sites d’accueil
Assurer le suivi statistique des divers indicateurs d’activité
Participer au développement des nouvelles technologies et au renforcement du lien de proximité avec les usagers
Accueils spécifiques liés au site de l’Abbaye-aux-Hommes
Proposer et assurer la promotion de l’offre de visite de l’Abbaye aux Hommes : visites libres et guidées
Assurer les visites guidées individuelles, groupe d’adultes ou de scolaires, sur une thématique ou générique, en français et en anglais et adapter son intervention au niveau de son public (scolaire, étudiant, senior, individuels, VIP, personne en situation de handicap, etc.)
Maitriser le contenu des interventions historiques
Gérer les réservations des groupes (messagerie et formulaires)
Veiller au bon déroulement des visites (respect des règles et mesures de sécurité)
Collaborer à la programmation des rendez-vous divers (animations, évènements)
Contribuer à la communication et à la rédaction des supports et en assurer la bonne gestion (édition, stock, diffusion, préparation de packs promotionnels, etc.)
Participer au programme de valorisation des espaces patrimoniaux
Participer aux projets transversaux impulsés par les directions (ex : journées du patrimoine, label Tourisme handicap et les partenaires de la ville (Office de Tourisme)
Prendre part à l’organisation de la saison touristique et à l’organisation d’équipe (accueil et formation stagiaires, saisonniers, etc.) et à l’accueil des grandes expositions événementielles.
Assurer la vente des tickets et des produits de la boutique
Participer au réassort et à la mise en valeur des produits de la boutique
Aider à la gestion des stocks
Encaisser, saisir et effectuer le suivi journalier des recettes de la régie
Participer à l’accompagnement des mandataires non titulaires
Editer et transmettre des statistiques de fréquentation et des synthèses de ventes
Assurer un accueil physique et téléphonique de manière adaptée aux différents publics et contribuer à la régulation des flux visiteurs
Accompagner, informer et orienter les usagers vers les services compétents
Assurer la parfaite tenue des espaces d’accueil et des espaces de travail
Représenter l’image de marque de la collectivité et être garant de l’image du service public
Veiller à l’application des règles de sécurité et à la bonne tenue des espaces d’accueil
Participer à la démarche d’amélioration continue des accueils
Collaborer activement au processus d’amélioration des accueils et à la simplification des démarches administratives
Partager et mettre à jour les bases de données et d’informations utiles avec les différents sites d’accueil
Assurer le suivi statistique des divers indicateurs d’activité
Participer au développement des nouvelles technologies et au renforcement du lien de proximité avec les usagers
Accueils spécifiques liés au site de l’Abbaye-aux-Hommes
Proposer et assurer la promotion de l’offre de visite de l’Abbaye aux Hommes : visites libres et guidées
Assurer les visites guidées individuelles, groupe d’adultes ou de scolaires, sur une thématique ou générique, en français et en anglais et adapter son intervention au niveau de son public (scolaire, étudiant, senior, individuels, VIP, personne en situation de handicap, etc.)
Maitriser le contenu des interventions historiques
Gérer les réservations des groupes (messagerie et formulaires)
Veiller au bon déroulement des visites (respect des règles et mesures de sécurité)
Collaborer à la programmation des rendez-vous divers (animations, évènements)
Contribuer à la communication et à la rédaction des supports et en assurer la bonne gestion (édition, stock, diffusion, préparation de packs promotionnels, etc.)
Participer au programme de valorisation des espaces patrimoniaux
Participer aux projets transversaux impulsés par les directions (ex : journées du patrimoine, label Tourisme handicap et les partenaires de la ville (Office de Tourisme)
Prendre part à l’organisation de la saison touristique et à l’organisation d’équipe (accueil et formation stagiaires, saisonniers, etc.) et à l’accueil des grandes expositions événementielles.
Assurer la vente des tickets et des produits de la boutique
Participer au réassort et à la mise en valeur des produits de la boutique
Aider à la gestion des stocks
Encaisser, saisir et effectuer le suivi journalier des recettes de la régie
Participer à l’accompagnement des mandataires non titulaires
Editer et transmettre des statistiques de fréquentation et des synthèses de ventes
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d’un grade du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (recrutement direct possible).
Vous disposez d’un diplôme dans les métiers de l’accueil, des relations publiques ou du tourisme. Vous justifiez d’une expérience dans un poste similaire en gestion des relatons usagers.
Vous êtes reconnu(e) par vos compétences en communication et par votre capacité à vous exprimer et à vous adapter à des publics variés.
Vous avez un intérêt prononcé pour l’histoire, l’histoire de l’art, le patrimoine et la vie locale.
Vous vous adaptez rapidement à un nouvel environnement, vous maitrisez les techniques d’accueil du public et des relations publiques.
Vous disposez d’une aisance relationnelle et vous appréciez le travail en équipe.
Maitrise de l’anglais courant indispensable – 2ème langue appréciée.
Vous disposez d’un diplôme dans les métiers de l’accueil, des relations publiques ou du tourisme. Vous justifiez d’une expérience dans un poste similaire en gestion des relatons usagers.
Vous êtes reconnu(e) par vos compétences en communication et par votre capacité à vous exprimer et à vous adapter à des publics variés.
Vous avez un intérêt prononcé pour l’histoire, l’histoire de l’art, le patrimoine et la vie locale.
Vous vous adaptez rapidement à un nouvel environnement, vous maitrisez les techniques d’accueil du public et des relations publiques.
Vous disposez d’une aisance relationnelle et vous appréciez le travail en équipe.
Maitrise de l’anglais courant indispensable – 2ème langue appréciée.
Contact et modalités de candidature
Contact
02.14.3726.49
Informations complémentaires
Suppléance du régisseur principal de la régie de recettes
Contacts directs et permanents aves les publics, posture et tenue irréprochable
Travail en front office : Port de la tenue vestimentaire et badge obligatoire
Travail en cycles de travail (planning d’équipe en roulement) avec des adaptations ponctuelles
Disponibilité et amplitude avec des horaires variables selon les manifestations et les demandes particulières
Service ouvert de 8h à 18h (18h30 en juillet et aout) et 17h le vendredi
Visites guidées les week-ends et jours fériés en haute saison (01/04 au 01/10) et uniquement pendant les vacances scolaires en basse saison. Fermeture les week-ends de janvier.
Obligation d’assurer au minimum 11 week-ends par an intégrés dans le temps de travail et possibilité d’heures supplémentaires selon nécessités de service.
Environnement Windows et Pack office (Excel, Word, messagerie Outlook, etc.)
Applications métier : formulaire intranet, plateforme Tourinsoft, logiciel de billetterie Vivaticket)
Console téléphonique de standard
Poste non télétravaillable
Polyvalence :
Prise des appels avec la console téléphonique standard
Présence ponctuelle à l’accueil de l’Hôtel de Communauté urbaine ou standard Ville
Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire (au
choix) – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des œuvres sociales – Conciergerie – Association sportives et de loisirs – Sport en collectivité
Contacts directs et permanents aves les publics, posture et tenue irréprochable
Travail en front office : Port de la tenue vestimentaire et badge obligatoire
Travail en cycles de travail (planning d’équipe en roulement) avec des adaptations ponctuelles
Disponibilité et amplitude avec des horaires variables selon les manifestations et les demandes particulières
Service ouvert de 8h à 18h (18h30 en juillet et aout) et 17h le vendredi
Visites guidées les week-ends et jours fériés en haute saison (01/04 au 01/10) et uniquement pendant les vacances scolaires en basse saison. Fermeture les week-ends de janvier.
Obligation d’assurer au minimum 11 week-ends par an intégrés dans le temps de travail et possibilité d’heures supplémentaires selon nécessités de service.
Environnement Windows et Pack office (Excel, Word, messagerie Outlook, etc.)
Applications métier : formulaire intranet, plateforme Tourinsoft, logiciel de billetterie Vivaticket)
Console téléphonique de standard
Poste non télétravaillable
Polyvalence :
Prise des appels avec la console téléphonique standard
Présence ponctuelle à l’accueil de l’Hôtel de Communauté urbaine ou standard Ville
Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire (au
choix) – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des œuvres sociales – Conciergerie – Association sportives et de loisirs – Sport en collectivité
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.