ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE F/H
Offre n° O014250825000213
Publiée le 25/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue Rosa Parks - CS 52700, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
24/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet, le service Communication vise à promouvoir l’image de la collectivité, ses valeurs et ses actions.
Le gestionnaire administratif et comptable assiste les responsables du service Communication et de la Mission Attractivité dans les différentes missions dont ils ont la charge. Il assure, sous leur autorité, des activités variées et polyvalentes, principalement comptables et administratives, relevant de la communication et de l'attractivité territoriale.
Il se trouve ainsi en relation avec de nombreux interlocuteurs : services de la collectivité, usagers, élus, partenaires…
Le gestionnaire administratif et comptable assiste les responsables du service Communication et de la Mission Attractivité dans les différentes missions dont ils ont la charge. Il assure, sous leur autorité, des activités variées et polyvalentes, principalement comptables et administratives, relevant de la communication et de l'attractivité territoriale.
Il se trouve ainsi en relation avec de nombreux interlocuteurs : services de la collectivité, usagers, élus, partenaires…
Missions / conditions d'exercice
- Dans le cadre de la réalisation de tâches comptables, vous assurez le suivi des budgets du service, de la réception au classement des pièces comptables.
- Vous saisissez les engagements et les liquidations, gérez les relations avec les fournisseurs et contrôlez l’exécution budgétaire (notamment via un tableau de suivi partagé).
- Vous suivez les lignes « communication » de l’ensemble des services et de la mission attractivité.
- En relation avec les responsables, vous élaborez les marchés et suivez ceux en cours.
- Assurant l’accueil physique et téléphonique, vous répondez aux appels et demandes téléphoniques et/ou par e-mail, renseignez les utilisateurs et transmettez les messages téléphoniques.
- Diffusant les informations, vous gérez le dispatch des courriers et des courriels, ainsi que les demandes venant de 6TZEN.
- Gérant le planning des responsables, vous organisez les agendas, prenez les rendez-vous en fonction de priorités et mettez en place des réunions (invitations, logistique, comptes-rendus, etc.).
- Secrétaire et assistant administratif, vous assurez la rédaction, l’envoi et l’archivage de courriers. Vous classez les dossiers et gérez leur archivage.
- En lien avec l'accueil et l’ensemble des directions, vous assurez le suivi et la mise à jour des documentations à disposition du public (gestion des stocks).
- Vous saisissez et gérez les délibérations, en lien avec le planning des commissions et des instances communautaires.
- Vous participez à l’organisation des réceptions et évènements (réservation et préparation des salles, traiteur, rangement, accueil, etc.), de la demande de devis au suivi de facturation, en passant par la négociation avec les fournisseurs.
- Assurant le suivi des objets publicitaires (goodies), vous suivez les demandes, sélectionnez les fournisseurs en lien avec les responsables, demandez des devis, négociez avec les prestataires, assurez la gestion des stocks.
- Dans le cadre du suivi des demandes de partenariat, vous répondez par écrit aux demandes en fonction des directives reçues de la direction et tenez à jour un fichier récapitulatif.
- Vous assurez le suivi de distribution du « Caen la mer mag » et des documents promotionnels et d’information de l’Attractivité.
- En binôme avec l’assistante de Direction du Cabinet, vous préparez les réunions d’élus (conseils communautaires par exemple) et assurez le suivi du courrier via 6TZEN arrivé à l’étage de la direction.
- Vous participez à des actions de communication ponctuelles, auprès des autres agents du service.
- Vous saisissez les engagements et les liquidations, gérez les relations avec les fournisseurs et contrôlez l’exécution budgétaire (notamment via un tableau de suivi partagé).
- Vous suivez les lignes « communication » de l’ensemble des services et de la mission attractivité.
- En relation avec les responsables, vous élaborez les marchés et suivez ceux en cours.
- Assurant l’accueil physique et téléphonique, vous répondez aux appels et demandes téléphoniques et/ou par e-mail, renseignez les utilisateurs et transmettez les messages téléphoniques.
- Diffusant les informations, vous gérez le dispatch des courriers et des courriels, ainsi que les demandes venant de 6TZEN.
- Gérant le planning des responsables, vous organisez les agendas, prenez les rendez-vous en fonction de priorités et mettez en place des réunions (invitations, logistique, comptes-rendus, etc.).
- Secrétaire et assistant administratif, vous assurez la rédaction, l’envoi et l’archivage de courriers. Vous classez les dossiers et gérez leur archivage.
- En lien avec l'accueil et l’ensemble des directions, vous assurez le suivi et la mise à jour des documentations à disposition du public (gestion des stocks).
- Vous saisissez et gérez les délibérations, en lien avec le planning des commissions et des instances communautaires.
- Vous participez à l’organisation des réceptions et évènements (réservation et préparation des salles, traiteur, rangement, accueil, etc.), de la demande de devis au suivi de facturation, en passant par la négociation avec les fournisseurs.
- Assurant le suivi des objets publicitaires (goodies), vous suivez les demandes, sélectionnez les fournisseurs en lien avec les responsables, demandez des devis, négociez avec les prestataires, assurez la gestion des stocks.
- Dans le cadre du suivi des demandes de partenariat, vous répondez par écrit aux demandes en fonction des directives reçues de la direction et tenez à jour un fichier récapitulatif.
- Vous assurez le suivi de distribution du « Caen la mer mag » et des documents promotionnels et d’information de l’Attractivité.
- En binôme avec l’assistante de Direction du Cabinet, vous préparez les réunions d’élus (conseils communautaires par exemple) et assurez le suivi du courrier via 6TZEN arrivé à l’étage de la direction.
- Vous participez à des actions de communication ponctuelles, auprès des autres agents du service.
Profils recherchés
- Titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux (à défaut recrutement direct possible), vous maîtrisez la comptabilité publique.
- Connaissant le fonctionnement d’une institution, vous êtes en capacité d’appliquer les procédures comptables et administratives de la collectivité.
- Vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale.
- Réactif et autonome, vous savez organiser et planifier un évènement, une réunion, etc., en tenant compte des urgences et des priorités et êtes en capacité de le mettre en œuvre.
- A l’aise avec les outils bureautiques du Pack Office, vous maîtrisez les logiciels métiers : 6TZEN, ASTRE GH et AirDélibs.
- Rigoureux, méthodique et organisé, vous possédez une bonne capacité d’apprentissage.
- Vous disposez d’une aisance relationnelle et d’adaptation à l’interlocuteur et êtes en capacité de négocier.
- Connaissant le fonctionnement d’une institution, vous êtes en capacité d’appliquer les procédures comptables et administratives de la collectivité.
- Vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale.
- Réactif et autonome, vous savez organiser et planifier un évènement, une réunion, etc., en tenant compte des urgences et des priorités et êtes en capacité de le mettre en œuvre.
- A l’aise avec les outils bureautiques du Pack Office, vous maîtrisez les logiciels métiers : 6TZEN, ASTRE GH et AirDélibs.
- Rigoureux, méthodique et organisé, vous possédez une bonne capacité d’apprentissage.
- Vous disposez d’une aisance relationnelle et d’adaptation à l’interlocuteur et êtes en capacité de négocier.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231394000
Informations complémentaires
- Poste à temps complet basé à l’Hôtel de la Communauté Urbaine,
- Grande disponibilité attendue - contraintes horaires : Episodiques, en fonction du calendrier évènementiel et des instances communautaires ou réunions d’élus (midi ou soir),
- Être titulaire du permis B,
- Avantages collaborateurs : participation complémentaire santé sous conditions, adhésion à une garantie prévoyance
maintien de salaire au choix, participation aux frais de transports collectifs ou forfait mobilité, conciergerie…
- Grande disponibilité attendue - contraintes horaires : Episodiques, en fonction du calendrier évènementiel et des instances communautaires ou réunions d’élus (midi ou soir),
- Être titulaire du permis B,
- Avantages collaborateurs : participation complémentaire santé sous conditions, adhésion à une garantie prévoyance
maintien de salaire au choix, participation aux frais de transports collectifs ou forfait mobilité, conciergerie…
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.