CHARGÉ DE DÉMATÉRIALISATION ET DE LA SECURITÉ DE L'HCU
Offre n° O014260217001185
Publiée le 17/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 rue Rosa Parks - CS 52700, Caen (Calvados (14))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
19/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du chef de service et en pleine collaboration, vous êtes en charge de deux missions principales nécessitant une expertise technique et administrative contribuant d’une part à la modernisation de l’activité de gestion dématérialisée des correspondances, d’autre part au suivi de la mission sécurité (incendie et sûreté) de l’Hôtel de la communauté urbaine.
Missions / conditions d'exercice
Courrier réservé et courrier de gestion :
- Tri, enregistrement et numérisation du courrier réservé et du courrier de gestion en appui des agents de numérisation
- Veille et conseil sur le tri des correspondances à numériser auprès des agents du courrier et des directions
- Mettre en œuvre la numérisation progressive des correspondances et proposer des mesures correctives,
- Echanges régulier avec le chef de service
- Echanges réguliers avec le coordinateur technique du courrier
- Contacts réguliers avec le Cabinet du Maire - Président,
- Veille active à l'actualité des projets de la collectivité et de ses établissements.
Courrier :
- Proposer à partir des centres de coûts un plan de réduction des dépenses d'affranchissement via la numérisation,
- Apporter un conseil aux directions en matière d'affranchissement, de numérisation, de présentation des correspondances,
- Veiller à la bonne application de la charte rédactionnelle, rôle d'expert auprès des directions,
- Rédiger des fiches techniques et des procédures relatives aux missions
- Préparer un guide du pôle courrier et des correspondances (procédures, conseils) et veiller à sa mise à jour régulière,
- Remplacer en cas d'absence ou d'empêchement un agent de numérisation
GRU :
- Participer aux réunions de mise en place du logiciel de gestion des correspondances,
- Administrateur fonctionnel de l’application multicanale
- En lien avec le référent de la dématérialisation, suivi et gestion des demandes d’évolutions ou d’anomalies de l’application (boite mail dédiée, plateforme prestataire)
- Animer des formations et conseiller les directions
- Mise à jour ou rédaction de supports de formation
- Mise en œuvre de formations spécifiques
- Suivre les évolutions du logiciel et prévoir l’actualisation des données internes,
- Suivre l'activité (tableaux de bord, statistiques).
Mission logistique et sécurité (incendie et sûreté) de l’Hôtel de la communauté urbaine :
- suivi des plannings d’intervention
- organisation, veille et contrôle de la prestation externe de sécurité incendie (évaluation des besoins, commandes, état de présence, qualité du service rendu)
-participation aux réunions du service Sécurité incendie de la direction des Bâtiments (réunions régulières d’échanges, relatives aux procédures de levée de doute, évacuation incendie, guide files/ serre files …)
- Suivi de l’activité logistique à l’HCU
- Suivre l’activité (statistiques, tableaux de bord, évaluation de la mission)
- Mise à jour du guide de fonctionnement de l’hôtel de communauté Urbaine
- Appui dans le suivi du contrat de maintenance hémicycle – salles du bureau communautaire
Divers :
- Participer aux réunions plénières de la Direction et aux réunions de service
- Informer de manière systématique le chef de service ou son assistante des incidents et dysfonctionnements rencontrés
- Tri, enregistrement et numérisation du courrier réservé et du courrier de gestion en appui des agents de numérisation
- Veille et conseil sur le tri des correspondances à numériser auprès des agents du courrier et des directions
- Mettre en œuvre la numérisation progressive des correspondances et proposer des mesures correctives,
- Echanges régulier avec le chef de service
- Echanges réguliers avec le coordinateur technique du courrier
- Contacts réguliers avec le Cabinet du Maire - Président,
- Veille active à l'actualité des projets de la collectivité et de ses établissements.
Courrier :
- Proposer à partir des centres de coûts un plan de réduction des dépenses d'affranchissement via la numérisation,
- Apporter un conseil aux directions en matière d'affranchissement, de numérisation, de présentation des correspondances,
- Veiller à la bonne application de la charte rédactionnelle, rôle d'expert auprès des directions,
- Rédiger des fiches techniques et des procédures relatives aux missions
- Préparer un guide du pôle courrier et des correspondances (procédures, conseils) et veiller à sa mise à jour régulière,
- Remplacer en cas d'absence ou d'empêchement un agent de numérisation
GRU :
- Participer aux réunions de mise en place du logiciel de gestion des correspondances,
- Administrateur fonctionnel de l’application multicanale
- En lien avec le référent de la dématérialisation, suivi et gestion des demandes d’évolutions ou d’anomalies de l’application (boite mail dédiée, plateforme prestataire)
- Animer des formations et conseiller les directions
- Mise à jour ou rédaction de supports de formation
- Mise en œuvre de formations spécifiques
- Suivre les évolutions du logiciel et prévoir l’actualisation des données internes,
- Suivre l'activité (tableaux de bord, statistiques).
Mission logistique et sécurité (incendie et sûreté) de l’Hôtel de la communauté urbaine :
- suivi des plannings d’intervention
- organisation, veille et contrôle de la prestation externe de sécurité incendie (évaluation des besoins, commandes, état de présence, qualité du service rendu)
-participation aux réunions du service Sécurité incendie de la direction des Bâtiments (réunions régulières d’échanges, relatives aux procédures de levée de doute, évacuation incendie, guide files/ serre files …)
- Suivi de l’activité logistique à l’HCU
- Suivre l’activité (statistiques, tableaux de bord, évaluation de la mission)
- Mise à jour du guide de fonctionnement de l’hôtel de communauté Urbaine
- Appui dans le suivi du contrat de maintenance hémicycle – salles du bureau communautaire
Divers :
- Participer aux réunions plénières de la Direction et aux réunions de service
- Informer de manière systématique le chef de service ou son assistante des incidents et dysfonctionnements rencontrés
Profils recherchés
Connaissances/Savoir :
- Connaissances des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook…), des techniques de numérisation. La maîtrise d'un outil de gestion des correspondances serait un plus,
- Connaissance de l'environnement territorial et des missions de service public,
- Connaissance des compétences municipales et communautaires, de l'actualité locale, du territoire et des projets en cours,
- Intérêt pour l’environnement sécurité, prévention des risques
Savoir-faire :
- Participer aux évolutions d'organisations (Communauté Urbaine),
- Expliquer les consignes,
- Enregistrer et numériser des documents,
- Animer une formation,
- Suivi de la relation usager (en interne)
- Gérer des plannings
- Conduite de projet et animation de réunion
Savoir-être :
- Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Savoir travailler en transversalité
- Savoir prendre des initiatives,
- Etre organisé, réactif et ordonné,
- Très grande discrétion, respect de la confidentialité,
- Savoir s'adapter rapidement et faire preuve de polyvalence.
- Connaissances des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook…), des techniques de numérisation. La maîtrise d'un outil de gestion des correspondances serait un plus,
- Connaissance de l'environnement territorial et des missions de service public,
- Connaissance des compétences municipales et communautaires, de l'actualité locale, du territoire et des projets en cours,
- Intérêt pour l’environnement sécurité, prévention des risques
Savoir-faire :
- Participer aux évolutions d'organisations (Communauté Urbaine),
- Expliquer les consignes,
- Enregistrer et numériser des documents,
- Animer une formation,
- Suivi de la relation usager (en interne)
- Gérer des plannings
- Conduite de projet et animation de réunion
Savoir-être :
- Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Savoir travailler en transversalité
- Savoir prendre des initiatives,
- Etre organisé, réactif et ordonné,
- Très grande discrétion, respect de la confidentialité,
- Savoir s'adapter rapidement et faire preuve de polyvalence.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Télétravail possible - Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire au choix – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité de loisirs et de l’Action Sociale - Conciergerie – Association sportive et de loisirs – Sports en collectivité
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.