Assistante de direction
Offre n° O014260331000890
Publiée le 31/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 8 route de Caen - BP 33, Douvres-la-Délivrande (Calvados (14))
Poste à pourvoir le
01/05/2026
Date limite de candidature
01/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assistance au DGS en matière de secrétariat général, de prise de rendez-vous et de gestion d’agenda, de préparation de conseils municipaux et d’élections
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat
Gestion de l’agenda du DGS et du Maire
Gestion administrative
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative de la collectivité en appliquant les procédures dédiées
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections
Accueil - Communication
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Gestion de l’agenda du DGS et du Maire
Gestion administrative
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative de la collectivité en appliquant les procédures dédiées
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections
Accueil - Communication
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Profils recherchés
Les « savoirs » :
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Les "savoirs être" :
Organisation et gestion du temps (planification emploi du temps, gestion des priorités, traiter plusieurs tâches simultanément)
Communication efficace (communication claire et efficace, adaptée aux circonstances)
Gestion du stress, résolution de problèmes avec efficacité
Courtoisie, professionnalisme
Capacité à travailler en équipe (collaboration avec les autres agents)
Anticiper les besoins, améliorer les processus internes
Discrétion, respect de la confidentialité et des informations sensibles
Adaptabilité aux changements et imprévus
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Les "savoirs être" :
Organisation et gestion du temps (planification emploi du temps, gestion des priorités, traiter plusieurs tâches simultanément)
Communication efficace (communication claire et efficace, adaptée aux circonstances)
Gestion du stress, résolution de problèmes avec efficacité
Courtoisie, professionnalisme
Capacité à travailler en équipe (collaboration avec les autres agents)
Anticiper les besoins, améliorer les processus internes
Discrétion, respect de la confidentialité et des informations sensibles
Adaptabilité aux changements et imprévus
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.