Responsable du service administratif :
Organiser, encadrer et s’assurer du bon fonctionnement quotidien de ce service
Superviser et contrôler les agents dans leur travail quotidien notamment dans les thématiques suivantes : état-civil, cimetière, élections, logement social, location de salles, carte d’identité / passeport, marchés publics, communication, informatique, évènementiel, comptabilité, urbanisme, ressources humaines…
Impulser et organiser la mise en œuvre des actions ou objectifs décidés par les élus en optimisant les ressources
Préparer, rédiger des synthèses, des délibérations, des dossiers…
Centraliser les informations des services opérationnels et assurer la liaison entre les différents services dont la direction
Veiller à la mise en place d’actions satisfaisant la préoccupation des élus et de la DGS
Être partie prenant dans l’équipe de direction
Effectuer une veille juridique pour le service et aider les agents à mettre en place les évolutions nécessaires
Gestionnaire des Ressources Humaines :
La gestion des entrées et sorties :
Gérer le recrutement du personnel (annonce, création de poste, déclaration de vacance, convocation aux entretiens, participation aux entretiens, lettres de regrets, …)
Rédiger des contrats de travail, des fiches de postes, diverses déclarations (URSSAF, médecine du travail, CNRACL, casier judiciaire, attestation France Travail…)
Préparer des dossiers de mise à la retraite ou de mutation pour les agents titulaires
La supervision de la gestion administrative du personnel et la paie :
Suivre les dossiers administratifs individuels de chaque agent (arrêtés liés à la carrière, arrêts de travail/maladie professionnelle/accident du travail, visites médicales, avancement de grade/échelon/promotion interne, entretiens professionnels, congés/RTT/CET, procédures disciplinaires, temps partiels, mutuelle, prévoyance, médailles du travail, temps de travail...)
Préparer les dossiers avant le passage devant le comité social territorial, les commissions administratives paritaires, le comité médical ou la commission de réforme
Réaliser les paies et les déclarations auprès des organismes sociaux y compris DSN
Être en relation avec le Centre de Gestion
Coordonner et promouvoir les actions liées au CNAS
Réaliser le Rapport Social Unique
Aider à la prise de décisions dans le cadre de la politique salariale
La formation :
Elaborer le plan de formation
Veiller au respect des formations obligatoires
Inscrire les agents et effectuer le suivi de divers dossiers (DIF, CPF, habilitations, …)
Les missions annexes ou transversales :
Gérer des dossiers concernant la santé et la sécurité au travail et accompagner l’assistant de prévention dans ses missions (EPI, mise à jour du règlement intérieur, du document unique, …)
Mettre à jour l’organigramme et le trombinoscope du personnel, rédiger et suivre les lignes directrices de gestion, rédiger les projets de délibération concernant le personnel, les notes de service…
Organiser la Semaine de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail
Préparer et suivre le budget du personnel ainsi que la politique budgétaire liée au régime indemnitaire
Conseiller et orienter les agents
Encadrement de personnel :
Manager, coordonner et animer une équipe
Organiser, planifier et suivre les activités et travaux
Contrôler les activités et travaux réalisés par l’équipe
Faire appliquer et respecter les règles et procédures administratives (respect des horaires, des consignes, du règlement intérieur, port des EPI, discipline, …)
Veiller au respect des règles d’hygiène, de sécurité et de santé du personnel
Mettre en place et animer des réunions d’équipe avec l’établissement d’un compte-rendu écrit et d’une planification des activités
Etablir des devis de travaux, de services et de fournitures
Conduire les entretiens professionnels
Veiller à la qualité des relations entre les agents et gérer les conflits
Divers :
Coordonner les opérations d’archivage