Chargé(e) d’accueil et assistant(e) de direction
Offre n° O014260925001232
Publiée le 25/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - bureau 218 - 11 Place François Mitterrand - BP 9, Hérouville-Saint-Clair (Calvados (14))
Poste à pourvoir le
26/10/2026
Date limite de candidature
26/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de l’adjointe du Service Administration publique, participe aux différentes missions du service et travaille en étroite collaboration avec les différents responsables de la Direction de l’Administration Générale en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi et de classement de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
1) Etat-civil :
Exerce les fonctions d’officier(e) d’Etat-Civil : instruit, rédige les actes et assure le suivi des dossiers : naissances, reconnaissances, mariages, changement de nom, de prénom, décès, PACS et appose des mentions : divorce, PACS, actes de notoriété…
Délivre des extraits d’actes, suivi des demandes de livrets de famille, traitement des demandes COMEDEC …
Effectue les entretiens de mariage et assure le suivi administratif des dossiers
2) Identité et autres formalités :
Enregistre et suit des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ainsi que leur remise sur le dispositif de recueil ;
Réceptionne les dossiers de demande de regroupement familial, réalise les entretiens d’intégration dans le cadre des demandes de cartes de résident et organise les cérémonies de naturalisation
Traite des demandes d’attestation d’accueil, de recensement citoyen …
Participe à l’organisation du recensement de la population chaque année, en supervisant les agents recenseurs
Légalisation de signature et copie conforme pour les autorités étrangères
3) Gestion du cimetière :
Accueille et conseille les familles
Prépare les dossiers pour les opérations funéraires, s’assure du respect du règlement du cimetière
Procède à toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions
Est en lien avec le personnel rattaché au cimetière et les opérateurs funéraires
4) Elections :
Traite les inscriptions et changements d’adresses sur les listes électorales, les radiations
Participe à l’organisation administrative et matérielle des élections politiques et professionnelles ;
5) Gestion courante des activités du service :
Assure une veille réglementaire et la mise à jour des procédures
A la charge de la gestion du courrier, la tenue de statistiques liées à l’activité du service et l’archivage des documents
Réalise et suit les bons de commande nécessaires au bon fonctionnement du service
6) Au titre d’assistant(e) de direction :
Participe à l’organisation et à la planification des missions de la direction : Travaille en lien avec les autres assistants(es) de direction de la Collectivité pour veiller à une planification cohérente des réunions associant la DAG, transmission et rappel des informations importantes, organise les déplacements, rédige les ordres du jour en concertation avec les responsables de service, prépare les documents nécessaires aux réunions, prend des notes et rédige des comptes rendus, assure la gestion des plannings de la Direction.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : Prend des notes et met en forme tous types de courriers, réalise la saisie de documents de formes et de contenu divers, organise le classement et l’archivage des dossiers numérique et papier.
Suivi des projets et activités de la direction : Renseigne les tableaux de suivi des activités du service, assure le suivi des courriers de la direction, assurer la rédaction des arrêtés, décisions et conventions de la Direction, veille à la mise à jour du site internet en qualité de référent de la Direction.
1) Etat-civil :
Exerce les fonctions d’officier(e) d’Etat-Civil : instruit, rédige les actes et assure le suivi des dossiers : naissances, reconnaissances, mariages, changement de nom, de prénom, décès, PACS et appose des mentions : divorce, PACS, actes de notoriété…
Délivre des extraits d’actes, suivi des demandes de livrets de famille, traitement des demandes COMEDEC …
Effectue les entretiens de mariage et assure le suivi administratif des dossiers
2) Identité et autres formalités :
Enregistre et suit des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ainsi que leur remise sur le dispositif de recueil ;
Réceptionne les dossiers de demande de regroupement familial, réalise les entretiens d’intégration dans le cadre des demandes de cartes de résident et organise les cérémonies de naturalisation
Traite des demandes d’attestation d’accueil, de recensement citoyen …
Participe à l’organisation du recensement de la population chaque année, en supervisant les agents recenseurs
Légalisation de signature et copie conforme pour les autorités étrangères
3) Gestion du cimetière :
Accueille et conseille les familles
Prépare les dossiers pour les opérations funéraires, s’assure du respect du règlement du cimetière
Procède à toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions
Est en lien avec le personnel rattaché au cimetière et les opérateurs funéraires
4) Elections :
Traite les inscriptions et changements d’adresses sur les listes électorales, les radiations
Participe à l’organisation administrative et matérielle des élections politiques et professionnelles ;
5) Gestion courante des activités du service :
Assure une veille réglementaire et la mise à jour des procédures
A la charge de la gestion du courrier, la tenue de statistiques liées à l’activité du service et l’archivage des documents
Réalise et suit les bons de commande nécessaires au bon fonctionnement du service
6) Au titre d’assistant(e) de direction :
Participe à l’organisation et à la planification des missions de la direction : Travaille en lien avec les autres assistants(es) de direction de la Collectivité pour veiller à une planification cohérente des réunions associant la DAG, transmission et rappel des informations importantes, organise les déplacements, rédige les ordres du jour en concertation avec les responsables de service, prépare les documents nécessaires aux réunions, prend des notes et rédige des comptes rendus, assure la gestion des plannings de la Direction.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : Prend des notes et met en forme tous types de courriers, réalise la saisie de documents de formes et de contenu divers, organise le classement et l’archivage des dossiers numérique et papier.
Suivi des projets et activités de la direction : Renseigne les tableaux de suivi des activités du service, assure le suivi des courriers de la direction, assurer la rédaction des arrêtés, décisions et conventions de la Direction, veille à la mise à jour du site internet en qualité de référent de la Direction.
Profils recherchés
1) Connaissances/Savoirs
Compétences en état civil, titres d’identité et bonne connaissance du territoire
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point…)
Techniques de secrétariat
2) Savoir-faire
Travail en équipe
Suivi de la réglementation
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Sens de l’organisation
3) Savoir-être
Autonomie
Discrétion
Ponctualité
Rigueur
Disponibilité
Sens du service public
Compétences en état civil, titres d’identité et bonne connaissance du territoire
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point…)
Techniques de secrétariat
2) Savoir-faire
Travail en équipe
Suivi de la réglementation
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Sens de l’organisation
3) Savoir-être
Autonomie
Discrétion
Ponctualité
Rigueur
Disponibilité
Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0231453425
Informations complémentaires
Astreintes/ Contraintes / Obligations :
- Du lundi au samedi matin (1 samedi sur 4) et 1 samedi après-midi sur 6 pour les célébrations de mariage ainsi que les dimanches de scrutin
- 36h30 hebdomadaires
- RTT à fixer selon les nécessités de service
- Du lundi au samedi matin (1 samedi sur 4) et 1 samedi après-midi sur 6 pour les célébrations de mariage ainsi que les dimanches de scrutin
- 36h30 hebdomadaires
- RTT à fixer selon les nécessités de service
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.