Assistant(e) de direction
Offre n° O015250425000304
Publiée le 25/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Cantal accompagne les futurs habitants dans leur projet de changement de vie. En vous inscrivant sur https://demarches.cantal.fr, un interlocuteur unique pourra répondre à toutes vos questions !
Lieu de travail
Rue de la coste - bp509, Aurillac (Cantal)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
05/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville d’Aurillac recrute un(e) assistant(e) de direction au sein de la direction de la tranquillité publique.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la tranquillité publique, vous aurez à relever les missions suivantes :
• Assister le directeur dans ses missions au quotidien,
• Assurer l'accueil et secrétariat de la direction,
• Gérer le planning et l'agenda du directeur,
• Gérer le secrétariat des projets du service : assistance en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers, d’aide à la formalisation et au suivi de tableaux de bord,
• Assurer, pour le service, la mise en œuvre opérationnelle et le déroulement des projets stratégiques (documents supports…),
• Assurer les tâches d’opérateur du centre superviseur urbain en charge de la vidéo protection.
Conditions d'exercice :
Temps complet
Rythme de travail nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité
Moyens mis à disposition :
Applications informatiques spécialisées
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la tranquillité publique, vous aurez à relever les missions suivantes :
• Assister le directeur dans ses missions au quotidien,
• Assurer l'accueil et secrétariat de la direction,
• Gérer le planning et l'agenda du directeur,
• Gérer le secrétariat des projets du service : assistance en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers, d’aide à la formalisation et au suivi de tableaux de bord,
• Assurer, pour le service, la mise en œuvre opérationnelle et le déroulement des projets stratégiques (documents supports…),
• Assurer les tâches d’opérateur du centre superviseur urbain en charge de la vidéo protection.
Conditions d'exercice :
Temps complet
Rythme de travail nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité
Moyens mis à disposition :
Applications informatiques spécialisées
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités liées à l’accueil
Missions :
• Accueillir le public
• Renseigner et orienter le public
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Activités :
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement dans une démarche professionnelle
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Aiguiller, renseigner, accompagner, conseiller l’usager dans toutes ses démarches et sur toute demande relative aux services municipaux
• Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
• Procéder au pré traitement de tout dossier dont la prestation est déléguée à l’accueil
• Faire toute recherche permettant de satisfaire la demande de l’usager en assurant la complétude et la pertinence de la réponse donnée
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Être le relais des services auprès du public
• Assurer la mise à jour et le suivi des annuaires, de la documentation et de l’information nécessaires au bon fonctionnement du service et des services municipaux
• Appliquer et respecter les process, circuits, consignes et objectifs donnés tant dans le service que dans les services municipaux concernés (transversalité) en lien avec sa hiérarchie
• Rendre compte à sa hiérarchie de tout événement ayant ou pouvant avoir des répercussions sur le service ou l’équipe, ou dérogeant à l’organisation en place
Missions et activités liées au poste
Missions :
• Assister le directeur dans ses missions au quotidien
• Assurer l'accueil et secrétariat de la direction
• Gérer le planning et l'agenda du directeur
• Gérer le secrétariat des projets du service : assistance en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers, d’aide à la formalisation et au suivi de tableaux de bord.
• Assurer, pour le service, la mise en œuvre opérationnelle et le déroulement des projets stratégiques (documents supports...)
• Assurer les tâches d’opérateur du centre superviseur urbain en charge de la vidéo protection
Activités :
1 - Gestion des dossiers du secrétariat de la direction
• Gestion du courrier de la direction via le logiciel courrier (enregistrement, suivi des courriers, formalisation de réponse sous la supervision du directeur..)
• Soutien sur des actions spécifiques (partenariats, projets…)
• Suivi des délibérations du service de la police municipale présentés en Conseil Municipal
• Accueillir et informer préventivement les administrés de la réglementation en vigueur
• Recueillir les renseignements, les transmettre à la hiérarchie et suivre les résultats
• Se coordonner avec les autres intervenants de la sécurité dans la gestion d’une situation
• Rédiger et transmissions d’écrits professionnels et administratifs
• Assurer toutes les tâches liées au secrétariat de la police municipale
• Gérer les RAPO et suivi des procédures administratives
• Gestion administrative des fourrières
• Assurer le suivi rh du service en lien avec le directeur (suivi des heures supplémentaires, agrément, assermentation, port d’armes, formation…)
• Réaliser les commandes et traiter les factures relatives à la police municipale
2- Centre supervision urbain et accueil
• Prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens
• Exploitation des vidéos sur réquisition des officiers de police judiciaire
• Déclenchement des patrouilles suite à événements
• Assurer le bon fonctionnement des images de vidéo-protection en lien avec le DSI
• Accueillir et orienter les publics au sein du service
• Écouter, accompagner une personne en difficulté
3 - Gestion de l'information, classement et archivage des documents :
• Assistance du directeur(trice) dans la synthèse, la recherche, et la diffusion des informations et des dossiers
• Contribution au suivi des indicateurs (aide à la formalisation de tableaux de bord, coordination de leur remontée régulière au directeur)
• Suivi et classement des actes administratifs
• Compilation des comptes-rendus des réunions
Missions :
• Accueillir le public
• Renseigner et orienter le public
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Activités :
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement dans une démarche professionnelle
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Aiguiller, renseigner, accompagner, conseiller l’usager dans toutes ses démarches et sur toute demande relative aux services municipaux
• Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
• Procéder au pré traitement de tout dossier dont la prestation est déléguée à l’accueil
• Faire toute recherche permettant de satisfaire la demande de l’usager en assurant la complétude et la pertinence de la réponse donnée
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Être le relais des services auprès du public
• Assurer la mise à jour et le suivi des annuaires, de la documentation et de l’information nécessaires au bon fonctionnement du service et des services municipaux
• Appliquer et respecter les process, circuits, consignes et objectifs donnés tant dans le service que dans les services municipaux concernés (transversalité) en lien avec sa hiérarchie
• Rendre compte à sa hiérarchie de tout événement ayant ou pouvant avoir des répercussions sur le service ou l’équipe, ou dérogeant à l’organisation en place
Missions et activités liées au poste
Missions :
• Assister le directeur dans ses missions au quotidien
• Assurer l'accueil et secrétariat de la direction
• Gérer le planning et l'agenda du directeur
• Gérer le secrétariat des projets du service : assistance en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers, d’aide à la formalisation et au suivi de tableaux de bord.
• Assurer, pour le service, la mise en œuvre opérationnelle et le déroulement des projets stratégiques (documents supports...)
• Assurer les tâches d’opérateur du centre superviseur urbain en charge de la vidéo protection
Activités :
1 - Gestion des dossiers du secrétariat de la direction
• Gestion du courrier de la direction via le logiciel courrier (enregistrement, suivi des courriers, formalisation de réponse sous la supervision du directeur..)
• Soutien sur des actions spécifiques (partenariats, projets…)
• Suivi des délibérations du service de la police municipale présentés en Conseil Municipal
• Accueillir et informer préventivement les administrés de la réglementation en vigueur
• Recueillir les renseignements, les transmettre à la hiérarchie et suivre les résultats
• Se coordonner avec les autres intervenants de la sécurité dans la gestion d’une situation
• Rédiger et transmissions d’écrits professionnels et administratifs
• Assurer toutes les tâches liées au secrétariat de la police municipale
• Gérer les RAPO et suivi des procédures administratives
• Gestion administrative des fourrières
• Assurer le suivi rh du service en lien avec le directeur (suivi des heures supplémentaires, agrément, assermentation, port d’armes, formation…)
• Réaliser les commandes et traiter les factures relatives à la police municipale
2- Centre supervision urbain et accueil
• Prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens
• Exploitation des vidéos sur réquisition des officiers de police judiciaire
• Déclenchement des patrouilles suite à événements
• Assurer le bon fonctionnement des images de vidéo-protection en lien avec le DSI
• Accueillir et orienter les publics au sein du service
• Écouter, accompagner une personne en difficulté
3 - Gestion de l'information, classement et archivage des documents :
• Assistance du directeur(trice) dans la synthèse, la recherche, et la diffusion des informations et des dossiers
• Contribution au suivi des indicateurs (aide à la formalisation de tableaux de bord, coordination de leur remontée régulière au directeur)
• Suivi et classement des actes administratifs
• Compilation des comptes-rendus des réunions
Profils recherchés
Savoirs
Connaissance et utilisation des logiciels informatiques Civil finances, Open office, ELISE
Capacité rédactionnelle et à la formalisation d’outil de suivi (tableaux de bord...)
Connaissance des actes administratifs relatifs et des textes régissant les domaines d’activités couvert par la direction
Savoir – faire
Adaptabilité et réactivité
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte
Savoir - être
Rigueur et organisation
Discrétion et loyauté
Dynamisme
Connaissance et utilisation des logiciels informatiques Civil finances, Open office, ELISE
Capacité rédactionnelle et à la formalisation d’outil de suivi (tableaux de bord...)
Connaissance des actes administratifs relatifs et des textes régissant les domaines d’activités couvert par la direction
Savoir – faire
Adaptabilité et réactivité
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte
Savoir - être
Rigueur et organisation
Discrétion et loyauté
Dynamisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0471454705
Informations complémentaires
Renseignements sur le poste auprès de Monsieur Mickaël GLADINES, directeur de la tranquillité publique au 04 71 45 46 30.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.