Met en place le système de pré-archivage du Conseil départemental entendu comme un véritable service rendu du
point de vue organisationnel (procédures et réseau de référents) et matériel (gestion des locaux de pré-archivage et
des versements aux Archives départementales). Gère les demandes de communications administratives formulées
par les services. Est un relais entre les services producteurs et les Archives départementales qui assurent le contrôle
scientifique et technique.
Mission 1 : Résorber les arriérés d'archives intermédiaires (30%)
Evaluation de la situation avec production de diagnostics et de plans d'actions ciblés.
Traitement intellectuel :
Identification des producteurs, des documents et des DUA afférentes.
Traitement matériel :
Préparation des éliminations ;
Soumission des propositions de versements aux AD 16 ;
Mise en conformité des archives intermédiaires devant être conservées par le pré-archivage.
Mission 2 : Assurer la gestion des locaux de pré-archivage (30%)
Evaluation des locaux de conservation intermédiaire (locaux principaux situés au pôle Solidarités et secondaires
situés sur le plateau) avec propositions d'aménagement/réaménagement/équipement .
Définition d'une politique d'implantation des fonds avec répartition et attribution d'espaces dédiés aux services .
Définition d'une politique d'adressage des magasins, de cotation des archives et de contrôle des conditions
climatiques. Informatisation : paramétrage et mise en service du logiciel Thot Préarchivage, tenue du récolement,
statistiques. Gestion de l'espace disponible : campagnes de refoulement, reconditionnement, éliminations et
versements aux AD16
Mission 3 : Evaluer les besoins des services producteurs et les accompagner en lien avec les AD16 (25%)
Evaluation de la production documentaire des services : visites, rédaction de tableaux de gestion et de plans de
classement.
Rédaction de comptes rendus de visites ou de réunions. Mise en place, formation et animation du réseau des
référents Archives
Mise en place d'une procédure et d'outils pour les éliminations et les transferts au sein des locaux de préarchivage.
Prise en charge des transferts d'archives : instruction des bordereaux, prise en charge des documents, contrôle de
conformité, cotation, étiquetage, rangement, localisation dans Thot et transmission des informations aux services.
Mission 4 : Gérer les communications administratives (15%)
Mise en place d'une procédure et d'outils pour répondre aux demandes de communication formulées par les services.
Sortie et remise des documents aux services demandeurs.
Suivi des mouvements et relance pour réintégration des documents.
Réintégration des documents.
Tenue de statistiques sur les mouvements.