Assistante des DGA
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Offre n° O016240612001224
Publiée le 12/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6, rue de valdepenas, Cognac (Charente)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
05/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Salaire à partir de 1648€ net
Descriptif de l'emploi
Vous assistez les deux directeurs généraux adjoints dans l'exercice de leurs missions, ainsi que ponctuellement les directeurs relevant de leurs champs de responsabilité.
Vous suppléez l’assistante de direction du président, du directeur général des services et du cabinet du président en son absence
Vous suppléez l’assistante de direction du président, du directeur général des services et du cabinet du président en son absence
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
• Assister les directeurs dans l'organisation de leurs activités :
• Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels, gestion des mails, gestion des agendas
• Organiser les réunions en lien avec les élu(e)s et les partenaires,
• Assurer la diffusion des informations (comptes rendus, notes, courriers, etc…)
• Participer à la préparation des fonds de dossiers
• Organiser les absences, saisie et validation de congés sur le logiciel CIRIL
• Préparer et suivre des dossiers et/ou des présentations nécessaires aux réunions.
• Rédiger des comptes rendus de réunion, courriers, notes et divers documents.
• Assurer le classement et l’archivage (physique et numérique) des documents
• Actualiser, en lien avec le service des moyens généraux, les outils et procédures : listes téléphoniques, organigrammes, modèles de document
• Assurer le lien avec les autres secrétariats
• Contrôler les parapheurs avant visa
• Réaliser des engagements comptables, le visa de factures, aide à la saisie du budget sur le logiciel CIRIL
Activités secondaires :
Suppléer l’assistante de direction du président, du directeur général des services et du cabinet du président en son absence.
• Assister les directeurs dans l'organisation de leurs activités :
• Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels, gestion des mails, gestion des agendas
• Organiser les réunions en lien avec les élu(e)s et les partenaires,
• Assurer la diffusion des informations (comptes rendus, notes, courriers, etc…)
• Participer à la préparation des fonds de dossiers
• Organiser les absences, saisie et validation de congés sur le logiciel CIRIL
• Préparer et suivre des dossiers et/ou des présentations nécessaires aux réunions.
• Rédiger des comptes rendus de réunion, courriers, notes et divers documents.
• Assurer le classement et l’archivage (physique et numérique) des documents
• Actualiser, en lien avec le service des moyens généraux, les outils et procédures : listes téléphoniques, organigrammes, modèles de document
• Assurer le lien avec les autres secrétariats
• Contrôler les parapheurs avant visa
• Réaliser des engagements comptables, le visa de factures, aide à la saisie du budget sur le logiciel CIRIL
Activités secondaires :
Suppléer l’assistante de direction du président, du directeur général des services et du cabinet du président en son absence.
Profils recherchés
• Formation assistance au manager, assistant(e) de direction.
• Expérience sur fonction similaire appréciée.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Être force de propositions et savoir prendre des initiatives
• Maîtrise dans les logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Capacité à gérer les urgences et les priorités, à gérer un nombre important de tâches différentes simultanément, savoir prioriser les activités et les commandes ; savoir alerter
• Savoir rechercher et diffuser des informations, faire preuve de discernement dans la compréhension des informations
• Savoir gérer les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances.
• Réactivité, polyvalence.
• Discrétion professionnelle.
• Sens relationnel, goût de la communication.
• Organisation, flexibilité, accepter l’imprévu.
• Expérience sur fonction similaire appréciée.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Être force de propositions et savoir prendre des initiatives
• Maîtrise dans les logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Capacité à gérer les urgences et les priorités, à gérer un nombre important de tâches différentes simultanément, savoir prioriser les activités et les commandes ; savoir alerter
• Savoir rechercher et diffuser des informations, faire preuve de discernement dans la compréhension des informations
• Savoir gérer les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances.
• Réactivité, polyvalence.
• Discrétion professionnelle.
• Sens relationnel, goût de la communication.
• Organisation, flexibilité, accepter l’imprévu.
Contact et modalités de candidature
Contact
0545366430
Informations complémentaires
Poste à temps complet, à pourvoir à partir du 1er septembre 2024, basé à Cognac
Adjoint administratif titulaire ou CDD 1 an renouvelable,
Salaire à partir de 1648€ net
• Vous bénéficiez de RTT
• Vous avez la possibilité de télétravailler (à partir de 3 mois de présence)
• Vous avez accès aux services du CNAS, comité d’entreprise de Grand Cognac, offrant de nombreuses prestations sociales et familiales, www.cnas.fr
• Afin de vous garantir un maintien de salaire en cas de problème de santé, Grand Cognac participe à un contrat de prévoyance groupe.
• Grand Cognac finance un dispositif d’accompagnement à l’emploi du conjoint pour faciliter l’installation de votre famille sur le territoire.
Merci d’adresser, avant le 5 juillet 2024, par mail uniquement à contact@grand-cognac.fr :
• Une lettre de motivation,
• Un CV détaillé,
• La copie de vos diplômes
Pour plus d’informations, contacter Benoit DARNEY, DGA du pôle aménagement et développement durable benoit.darney@grand-cognac.fr
A DECOUVRIR :
Grand Cognac communauté d’agglomération de l’ouest de la Charente regroupe 54 communes pour
72 000 habitants.
Outre ses compétences obligatoires (développement économique, aménagement du territoire, habitat, politique de la ville, eau et assainissement, bio-diversité et déchets…), Grand Cognac intervient fortement dans les domaines du tourisme, du sport, de la culture ou encore de l’enfance-jeunesse.
2ème intercommunalité de Charente (500 agents), Grand Cognac est une collectivité en fort développement sur un territoire dynamique.
Situé à 2h30 de Paris, 1h20 de Bordeaux, 50mn de la côte atlantique, le territoire de Grand-Cognac permet de concilier vie professionnelle et personnelle dans un cadre privilégié (offre culturelle, sportive et de services à la population dense, proximité du littoral, fleuve Charente…).
Pour en savoir plus sur notre territoire, n’hésitez pas à prendre connaissance de notre site internet : https://www.grand-cognac.fr
Adjoint administratif titulaire ou CDD 1 an renouvelable,
Salaire à partir de 1648€ net
• Vous bénéficiez de RTT
• Vous avez la possibilité de télétravailler (à partir de 3 mois de présence)
• Vous avez accès aux services du CNAS, comité d’entreprise de Grand Cognac, offrant de nombreuses prestations sociales et familiales, www.cnas.fr
• Afin de vous garantir un maintien de salaire en cas de problème de santé, Grand Cognac participe à un contrat de prévoyance groupe.
• Grand Cognac finance un dispositif d’accompagnement à l’emploi du conjoint pour faciliter l’installation de votre famille sur le territoire.
Merci d’adresser, avant le 5 juillet 2024, par mail uniquement à contact@grand-cognac.fr :
• Une lettre de motivation,
• Un CV détaillé,
• La copie de vos diplômes
Pour plus d’informations, contacter Benoit DARNEY, DGA du pôle aménagement et développement durable benoit.darney@grand-cognac.fr
A DECOUVRIR :
Grand Cognac communauté d’agglomération de l’ouest de la Charente regroupe 54 communes pour
72 000 habitants.
Outre ses compétences obligatoires (développement économique, aménagement du territoire, habitat, politique de la ville, eau et assainissement, bio-diversité et déchets…), Grand Cognac intervient fortement dans les domaines du tourisme, du sport, de la culture ou encore de l’enfance-jeunesse.
2ème intercommunalité de Charente (500 agents), Grand Cognac est une collectivité en fort développement sur un territoire dynamique.
Situé à 2h30 de Paris, 1h20 de Bordeaux, 50mn de la côte atlantique, le territoire de Grand-Cognac permet de concilier vie professionnelle et personnelle dans un cadre privilégié (offre culturelle, sportive et de services à la population dense, proximité du littoral, fleuve Charente…).
Pour en savoir plus sur notre territoire, n’hésitez pas à prendre connaissance de notre site internet : https://www.grand-cognac.fr
Adresse de l'employeur
GRAND COGNAC COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION
>6, rue de valdepenas
16100 Cognac
>6, rue de valdepenas
16100 Cognac
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.