Missions :

1. SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET APPUI À LA DIRECTION (MAIRE – DGS)

Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer le secrétariat de direction du MAIRE et du DGS (agenda, correspondance, appels téléphoniques)
- Préparer et organiser les réunions de direction et comités de pilotage
- Rédiger les comptes-rendus de réunions et assurer leur diffusion
- Gérer les dossiers transversaux et le suivi des projets stratégiques
- Assurer l'interface avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Conseil départemental, intercommunalité)

Support décisionnel et administratif :
- Effectuer des recherches documentaires et constituer des dossiers
- Préparer les éléments de dossiers pour les prises de décision
- Assurer une veille d'information et transmettre les éléments pertinents
- Contribuer à la rédaction de notes et courriers administratifs

Préparation et suivi des instances délibérantes :
- Constituer les dossiers pour les conseils municipaux (collecte des pièces, mise en forme)
- Contribuer à la rédaction des projets de délibérations sous la supervision du DGS
- Préparer les convocations des élus dans les délais réglementaires
- Organiser matériellement les séances (salle, équipements, documents)
- Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux
- Préparer la transmission des actes au contrôle de légalité préfectoral
- Assurer le suivi administratif des observations du contrôle de légalité
- Tenir à jour le registre des délibérations et organiser leur publication

2. APPUI AU MANAGEMENT DU SERVICE À LA POPULATION

Coordination et soutien organisationnel
- Faciliter la coordination entre les différents services municipaux
- Contribuer à l'amélioration de l'organisation et des procédures internes
- Assister dans la gestion administrative des ressources humaines (plannings, congés)
- Participer au suivi des tableaux de bord et indicateurs
- Coordination avec les services
- Assurer la mise à jour des procédures internes

Relation usagers et soutien au service
- Traiter les demandes d'information et orienter les administrés
- Assurer un accueil de qualité pour les dossiers relevant de la direction
- Contribuer au suivi des réclamations et leur traitement
- Participer à l'amélioration de la qualité de service

3. COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE

Communication interne
- Rédaction et diffusion des notes d'information aux agents municipaux
- Appui à l'organisation de la communication interne et à l'animation des équipes lors d'événements

Communication externe
- Contribution aux supports de communication (bulletin municipal, site internet, réseaux sociaux)
- Participation à la gestion des relations presse (préparation de dossiers)
- Soutien à l’organisation des événements et cérémonies officielles

4. ACCOMPAGNEMENT SUR LES PROJETS
- Appui sur les dossiers stratégiques de la collectivité
- Assistance sur les procédures des marchés publics
- Préparation des supports
- Contact avec les partenaires

Activités complémentaires :
 Soutien ponctuel au DGS sur des dossiers spécifiques
 Participation aux projets municipaux selon les besoins
 Assistance lors de réunions externes
 Gestion de dossiers administratifs courants (courriers, classement, suivi)
 Archivage et gestion documentaire des actes administratifs

Relations :
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services
Sous l’autorité fonctionnelle de Monsieur le Maire et des élus municipaux

Conditions, temps de travail :
Temps de travail : temps complet à 35h (scénario à 39h hebdomadaires + 23 RTT)
 Environnement de travail :
Bureau individuel à la Mairie, équipement informatique et téléphonique dédié
 Contraintes particulières :
- Horaires variables selon les réunions et événements
- Disponibilité occasionnelle en soirée (conseils municipaux, manifestations)
- Astreintes possibles en période électorale ou événementielle Déplacements ponctuels sur le territoire communal
 Avantages :
- Statut de la fonction publique territoriale
- Participation employeur mutuelle et prévoyance
- Formation continue prise en charge par le CNFPT