Agent d'accueil et assistante de cabinet
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Offre n° O017230400997726
Publiée le 12/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Située sur l'Ile de Ré, entre le pertuis breton et La Rochelle, la commune de La Flotte compte plus de 3000 habitants. Disposant de multiples labels, elle est classée station de tourisme et atteint plus de 20 000 résidents l'été.
Riche de son architecture et de son patrimoine historique, culturel et maritime, La Flotte s'inscrit dans une dynamique mêlant le charme de son histoire et un programme de d'animations contemporaines. Véritable village "carte postale", on peut y découvrir et y admirer d'incontournables lieux tels que l'emblématique port situé au cœur du bourg, les venelles étroites, colorées et fleuries, le marché quotidien d'inspiration médiévale, les ruines de l'Abbaye des Châteliers, classée parmi les monuments historiques de France, les fortifications du Fort de la Prée...
Plus de 50 agents municipaux assurent des missions de service public en faveur des administrés. Ils oeuvrent chaque jour à la concrétisation de la politique décidée par les élus.
Rejoignez-nous vite!
Riche de son architecture et de son patrimoine historique, culturel et maritime, La Flotte s'inscrit dans une dynamique mêlant le charme de son histoire et un programme de d'animations contemporaines. Véritable village "carte postale", on peut y découvrir et y admirer d'incontournables lieux tels que l'emblématique port situé au cœur du bourg, les venelles étroites, colorées et fleuries, le marché quotidien d'inspiration médiévale, les ruines de l'Abbaye des Châteliers, classée parmi les monuments historiques de France, les fortifications du Fort de la Prée...
Plus de 50 agents municipaux assurent des missions de service public en faveur des administrés. Ils oeuvrent chaque jour à la concrétisation de la politique décidée par les élus.
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
25 Cours felix faure, La Flotte (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
ACTIVITES PRINCIPALES : ASSISTANAT DE DIRECTION-CABINET DU
MAIRE
Sous la responsabilité de la direction générale des services et en lien le Maire de
la commune, l'agent occupera un double rôle d'assistante de direction et
d'assistante de cabinet.
1 - ASSISTANAT DES DIRECTEURS (TRICES) :
L'agent sera chargé d'assister la DGS et le DST dans la gestion, le suivi et
l'organisation de leurs missions
* Gestion des agendas, organisation et suivi des réunions des Directions
(ordres du jour, comptes rendus) ;
* Traitement, suivi et classement des courriers/ dossiers des Directions ;
* Relais d'informations descendantes et ascendantes auprès des services
et des Directions ;
* Suivi des dossiers de la commande publique, (Réunions, Suivi et mise en
ligne sur la plateforme dématérialisée, classement, etc...).
2 - MISSIONS D'ASSISTANAT DE CABINET DU MAIRE :
L'agent effectue les secrétariats du Maire et pourra être en charge de dossiers
spécifiques qui lui sont confiés sous couvert du triptyque DGS/DGA/DST.
* Suivi de l'agenda de Monsieur le Maire ;
* Gestion de la préparation des conseils municipaux (planification,
convocation, ordre du jour, synthèse, compte rendu, transmission Préfecture,
archivage, classement...)
* Prise de rendez-vous - filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
* Gestion et enregistrement du courrier, courriels et invitations
* Tri, classement et archivages des documents ;
* Missions spécifiques : gestion des déplacements de Monsieur le Maire
ACTIVITES SECONDAIRES : ACCUEIL
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de
public.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
ACTIVITES PRINCIPALES : ASSISTANAT DE DIRECTION-CABINET DU
MAIRE
Sous la responsabilité de la direction générale des services et en lien le Maire de
la commune, l'agent occupera un double rôle d'assistante de direction et
d'assistante de cabinet.
1 - ASSISTANAT DES DIRECTEURS (TRICES) :
L'agent sera chargé d'assister la DGS et le DST dans la gestion, le suivi et
l'organisation de leurs missions
* Gestion des agendas, organisation et suivi des réunions des Directions
(ordres du jour, comptes rendus) ;
* Traitement, suivi et classement des courriers/ dossiers des Directions ;
* Relais d'informations descendantes et ascendantes auprès des services
et des Directions ;
* Suivi des dossiers de la commande publique, (Réunions, Suivi et mise en
ligne sur la plateforme dématérialisée, classement, etc...).
2 - MISSIONS D'ASSISTANAT DE CABINET DU MAIRE :
L'agent effectue les secrétariats du Maire et pourra être en charge de dossiers
spécifiques qui lui sont confiés sous couvert du triptyque DGS/DGA/DST.
* Suivi de l'agenda de Monsieur le Maire ;
* Gestion de la préparation des conseils municipaux (planification,
convocation, ordre du jour, synthèse, compte rendu, transmission Préfecture,
archivage, classement...)
* Prise de rendez-vous - filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
* Gestion et enregistrement du courrier, courriels et invitations
* Tri, classement et archivages des documents ;
* Missions spécifiques : gestion des déplacements de Monsieur le Maire
ACTIVITES SECONDAIRES : ACCUEIL
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de
public.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
En lien avec la dgs, gérer le courrier et diffuser l'information et la
documentation.
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Assurer le traitement
des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir
- Tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée ". Enregistrer
informatiquement le courrier après ouverture par la dgs.
- Afficher et diffuser l'information.
- Planification des rendez-vous pour la permanence en lien avec la
responsable de l'urbanisme
MAIRE
Sous la responsabilité de la direction générale des services et en lien le Maire de
la commune, l'agent occupera un double rôle d'assistante de direction et
d'assistante de cabinet.
1 - ASSISTANAT DES DIRECTEURS (TRICES) :
L'agent sera chargé d'assister la DGS et le DST dans la gestion, le suivi et
l'organisation de leurs missions
* Gestion des agendas, organisation et suivi des réunions des Directions
(ordres du jour, comptes rendus) ;
* Traitement, suivi et classement des courriers/ dossiers des Directions ;
* Relais d'informations descendantes et ascendantes auprès des services
et des Directions ;
* Suivi des dossiers de la commande publique, (Réunions, Suivi et mise en
ligne sur la plateforme dématérialisée, classement, etc...).
2 - MISSIONS D'ASSISTANAT DE CABINET DU MAIRE :
L'agent effectue les secrétariats du Maire et pourra être en charge de dossiers
spécifiques qui lui sont confiés sous couvert du triptyque DGS/DGA/DST.
* Suivi de l'agenda de Monsieur le Maire ;
* Gestion de la préparation des conseils municipaux (planification,
convocation, ordre du jour, synthèse, compte rendu, transmission Préfecture,
archivage, classement...)
* Prise de rendez-vous - filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
* Gestion et enregistrement du courrier, courriels et invitations
* Tri, classement et archivages des documents ;
* Missions spécifiques : gestion des déplacements de Monsieur le Maire
ACTIVITES SECONDAIRES : ACCUEIL
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de
public.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
ACTIVITES PRINCIPALES : ASSISTANAT DE DIRECTION-CABINET DU
MAIRE
Sous la responsabilité de la direction générale des services et en lien le Maire de
la commune, l'agent occupera un double rôle d'assistante de direction et
d'assistante de cabinet.
1 - ASSISTANAT DES DIRECTEURS (TRICES) :
L'agent sera chargé d'assister la DGS et le DST dans la gestion, le suivi et
l'organisation de leurs missions
* Gestion des agendas, organisation et suivi des réunions des Directions
(ordres du jour, comptes rendus) ;
* Traitement, suivi et classement des courriers/ dossiers des Directions ;
* Relais d'informations descendantes et ascendantes auprès des services
et des Directions ;
* Suivi des dossiers de la commande publique, (Réunions, Suivi et mise en
ligne sur la plateforme dématérialisée, classement, etc...).
2 - MISSIONS D'ASSISTANAT DE CABINET DU MAIRE :
L'agent effectue les secrétariats du Maire et pourra être en charge de dossiers
spécifiques qui lui sont confiés sous couvert du triptyque DGS/DGA/DST.
* Suivi de l'agenda de Monsieur le Maire ;
* Gestion de la préparation des conseils municipaux (planification,
convocation, ordre du jour, synthèse, compte rendu, transmission Préfecture,
archivage, classement...)
* Prise de rendez-vous - filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
* Gestion et enregistrement du courrier, courriels et invitations
* Tri, classement et archivages des documents ;
* Missions spécifiques : gestion des déplacements de Monsieur le Maire
ACTIVITES SECONDAIRES : ACCUEIL
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de
public.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
En lien avec la dgs, gérer le courrier et diffuser l'information et la
documentation.
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Assurer le traitement
des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir
- Tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée ". Enregistrer
informatiquement le courrier après ouverture par la dgs.
- Afficher et diffuser l'information.
- Planification des rendez-vous pour la permanence en lien avec la
responsable de l'urbanisme
Missions / conditions d'exercice
Horaires variables, travail samedis, 35 ou 37 h
- Disponibilité importante
- Outils informatiques et bureautiques : PC, imprimante, copieur,
téléphone, fax, messagerie Internet,
- Manuels techniques, documentation
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Disponibilité importante
- Outils informatiques et bureautiques : PC, imprimante, copieur,
téléphone, fax, messagerie Internet,
- Manuels techniques, documentation
- Gestion simultanée de différents dossiers
Profils recherchés
Bonne connaissance du fonctionnement des services de la
collectivité et culture territoriale ;
- Bonne gestion du temps de travail : savoir organiser et prioriser ;
- Qualités rédactionnelles indispensables : savoir rédiger des
documents administratifs de formes et contenus divers (ordres du
jour, comptes rendus, prises de note...) ;
- Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et
courriers informatiques ;
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Sens du travail en équipe ;
- Bonne présentation ;
- Adaptabilité, réactivité
- Créativité, curiosité
- Grande disponibilité vis-à-vis du ou des cadres auprès desquels
l'agent travaille ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de
réserve
- Sens du service public
- Prise d'initiative, force de proposition ;
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Etre patient. Etre sérieux et efficace
collectivité et culture territoriale ;
- Bonne gestion du temps de travail : savoir organiser et prioriser ;
- Qualités rédactionnelles indispensables : savoir rédiger des
documents administratifs de formes et contenus divers (ordres du
jour, comptes rendus, prises de note...) ;
- Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et
courriers informatiques ;
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Sens du travail en équipe ;
- Bonne présentation ;
- Adaptabilité, réactivité
- Créativité, curiosité
- Grande disponibilité vis-à-vis du ou des cadres auprès desquels
l'agent travaille ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de
réserve
- Sens du service public
- Prise d'initiative, force de proposition ;
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
- Etre patient. Etre sérieux et efficace
Contact et modalités de candidature
Contact
0546096013
Informations complémentaires
Avantages:
- Rémunération statutaire / régime indemnitaire
- Participation mutuelle et prévoyance labélisées
- Adhésion au CNAS
- Horaires fixes et variables
- Temps complet 35 h ou 37 h (ouvrant droit à RTT)
- Possibilité de télétravail
- Tarif salarié pour le pont de l'Ile de Ré
- Possibilité de déjeuner sur place
Les dossiers de candidature (curriculum vitae, lettre de motivation, n° d'offre) devront être envoyés, par courriel à ressources.humaines@laflotte.fr ou à l'adresse suivante : Monsieur le Maire - Service des Ressources Humaines - 25 cours Félix Faure - 17630 LA FLOTTE
- Rémunération statutaire / régime indemnitaire
- Participation mutuelle et prévoyance labélisées
- Adhésion au CNAS
- Horaires fixes et variables
- Temps complet 35 h ou 37 h (ouvrant droit à RTT)
- Possibilité de télétravail
- Tarif salarié pour le pont de l'Ile de Ré
- Possibilité de déjeuner sur place
Les dossiers de candidature (curriculum vitae, lettre de motivation, n° d'offre) devront être envoyés, par courriel à ressources.humaines@laflotte.fr ou à l'adresse suivante : Monsieur le Maire - Service des Ressources Humaines - 25 cours Félix Faure - 17630 LA FLOTTE
Adresse de l'employeur
MAIRIE LA FLOTTE EN RE
>25 Cours felix faure
17630 La Flotte
>25 Cours felix faure
17630 La Flotte
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.