Référent service accueil, Chargé Elections et secrétariat

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Offre n° O017231201286254
Publiée le 11/12/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE PERIGNY
RUE DU CHATEAU - BP 79
17180 PERIGNY
Lieu de travail
PERIGNY
Poste à pourvoir le
01/03/2024
Date limite de candidature
12/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assurer la coordination de l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public et orienter le public vers les différents services
Assurer les missions en lien avec les Elections
Secrétariat Pôle Enfance/Petite Enfance
Assurer les missions liées à l'état civil
Assurer les missions funéraires (cimetière, décès...)
Assurer la gestion des demandes de CNI/Passeports
Missions / conditions d'exercice
Assurer la coordination de l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
* Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité,
* Renseigner le public sur place ou par téléphone,
* Recevoir, filtrer et orienter les appels,
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

S'assurer que le public est orienté correctement vers les différents services
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).

Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau, maintien d'un espace accueil organisé, bien agencé, lumineux et accueillant...).

Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.

Assurer les missions en lien avec les Elections
* Inscriptions sur les listes électorales,
* Préparation des élections,
* Suivi de la commission électorale,
* Participer aux scrutins.

Secrétariat Pôle Enfance/Petite Enfance

* Assurer le secrétariat du pôle enfance et petite enfance (courriers...),
* Facturation de la restauration scolaire,
* Réception des inscriptions scolaires,
* Suivi des dérogations, préparation des dossiers pour la commission scolaire, restauration scolaire et facturation de ces services aux famille, personnel et associations,
* Suivi des absences et réservation cantine, gestion du portail famille, assistance aux familles et sur le portail famille,
* Gestion des réclamations sur la facturation.

Gestion des stocks de fournitures (imprimés divers, livrets de famille, petits matériels de bureau...)
Assurer les missions liées à l'état civil
Réception des demandes d'état Civil : reconnaissance, mariages, décès, des avis de mentions et leur suivi administratif.

Mise à jour des actes d'état civil (avis de mentions, rectifications, changement de prénom...)

Assurer les missions funéraires (cimetière, décès...)
Accueillir physiquement les familles et les professionnels du funéraire (marbriers, pompes funèbres graveurs et fleuristes).
Informer les familles sur l'état des concessions.

Contrôler les documents administratifs (autorisations d'inhumations, d'exhumations, déclaration de travaux) avant l'intervention des entreprises et signaler tout incident ou infraction dans les plus brefs délais.

Coordonner les interventions : veiller au bon déroulement des opérations dans le respect et la décence pour les usagers y compris l'activité des agents du cimetière
Participer aux opérations de reprises administratives des concessions.

Assurer la gestion des demandes de CNI/Passeports
* Assurer les RDV dépôts / remises des titres,
* Traiter les dossiers au dépôt,
* Préparer les dossiers pour les RDV du jour,
* Traiter les demandes de cartes d'identité, de passeports,
* Assurer les demandes d'actes auprès des mairies de naissance,
* Assurer le suivi des recueils changements d'adresse : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers,
* Informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports.

Profils recherchés
Maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, feuilles de calcul, mails).
Maîtrise des applications et logiciels métiers.
Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits...).
Pédagogie
Travail en autonomie sous l'autorité du chef de pôle
Gestion des publics en difficulté et stressés
Capacité d'initiative et de réactivité
Savoir travailler en équipe
Connaissance de l'organisation de la Mairie, des ses services annexes et de l'environnement territorial (CDA, Département, Région, CCAS ...)
Connaissance des missions de la Ville
Connaissance des agents travaillant à l'Hôtel de Ville
Maitrise des manipulations téléphoniques, de l'intranet, d'internet et des outils bureautiques
Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
Travail en équipe
Calme et maîtrise de soi
Discrétion et confidentialité
Organisation, méthode et rigueur
Réactivité, sérieux et efficacité
Autonomie et polyvalence
Patience et diplomatie
Ponctualité
Sens du service public : respect de l'image du service public, discrétion professionnelle, disponibilité, égalité de traitement, comportement interne et externe

Contact

Contact
0546441622
Informations complémentaires
Régime indemnitaire et 13ème mois
Nécessité de présence en continu sur les créneaux d'ouverture des locaux au public
Contact direct et permanent avec le public
Nécessité de continuité de service selon besoins

CV, lettre de motivation, dernier arrêté de situation administrative à l'attention de:
Madame le Maire de Périgny
3 rue du Château
17180 PERIGNY
recrutement@ville-perigny.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.