Un agent (H/F) en charge de l'accueil général
Offre n° O017240402001345
Publiée le 02/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
AYTRE
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
15/05/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
6 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
24h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Un agent (H/F) en charge de l'accueil général
Missions / conditions d'exercice
Contexte
La Ville d’Aytré recherche un agent d’accueil au sein du Pôle Population. Ce pôle a pour missions d’offrir un service en lien avec les besoins administratifs dédiés à la population tels que le guichet unique, l’Etat civil, l’organisation des élections, l’accompagnement des évènements de la vie associative et les initiatives de citoyenneté qui en sont les principales activités.
Missions
De façon générale, vous serez chargé(e) de l’accueil du public et du suivi administratif au sein du Pôle Population, en binôme, selon des plannings qui rendront réalisables les missions suivantes :
Front office : accueil général
• Assurer l’accueil général,
• Réception des appels téléphoniques et accueil physique des usagers, particuliers et responsables associatifs ; accueille, renseigne et oriente les visiteurs,
• Prise de messages,
• Prise de RDV pour les titres sécurisés,
• En tant que guichet unique ; réception, traitement et diffusion de l’information,
• Tri et enregistrement arrivée/départ courriers,
• Gestion des rendez-vous des titres électroniques sécurisés, vérification des dossiers des usagers ayant un rendez-vous pour un dépôt de titre sécurisé (cartes d’identités et passeports),
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, suivi et mise en forme des dossiers administratifs, réalisation de divers travaux de bureautique,
• Gestion du photocopieur dédié aux associations (commande des cartouches, interface avec le fournisseur en cas de panne),
Back office :
• Assurer le dépôt des dossiers ainsi que les retraits des titres sécurisés et traitement des recueils complémentaires,
• Gestion des demandes d’actes,
• Gestion des retours de propagande, gestion des demandes d’inscriptions sur listes électorales,
• Suivi des demandes de dérogation au repos hebdomadaire (établissements de commerce, de détail),
• Suivi administratif des demandes de mise à disposition ponctuelles et annuelles (salles et équipements) et location des salles municipales, par les particuliers et les associations
• Assure occasionnellement les visites des salles (états des lieux en lien avec les Services Techniques),
• Secrétariat du responsable,
• Diverses missions administratives (licences commerciales, vente aux déballages, toutes manifestations sur le territoire, subventions associations, débit de boissons …)
La Ville d’Aytré recherche un agent d’accueil au sein du Pôle Population. Ce pôle a pour missions d’offrir un service en lien avec les besoins administratifs dédiés à la population tels que le guichet unique, l’Etat civil, l’organisation des élections, l’accompagnement des évènements de la vie associative et les initiatives de citoyenneté qui en sont les principales activités.
Missions
De façon générale, vous serez chargé(e) de l’accueil du public et du suivi administratif au sein du Pôle Population, en binôme, selon des plannings qui rendront réalisables les missions suivantes :
Front office : accueil général
• Assurer l’accueil général,
• Réception des appels téléphoniques et accueil physique des usagers, particuliers et responsables associatifs ; accueille, renseigne et oriente les visiteurs,
• Prise de messages,
• Prise de RDV pour les titres sécurisés,
• En tant que guichet unique ; réception, traitement et diffusion de l’information,
• Tri et enregistrement arrivée/départ courriers,
• Gestion des rendez-vous des titres électroniques sécurisés, vérification des dossiers des usagers ayant un rendez-vous pour un dépôt de titre sécurisé (cartes d’identités et passeports),
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, suivi et mise en forme des dossiers administratifs, réalisation de divers travaux de bureautique,
• Gestion du photocopieur dédié aux associations (commande des cartouches, interface avec le fournisseur en cas de panne),
Back office :
• Assurer le dépôt des dossiers ainsi que les retraits des titres sécurisés et traitement des recueils complémentaires,
• Gestion des demandes d’actes,
• Gestion des retours de propagande, gestion des demandes d’inscriptions sur listes électorales,
• Suivi des demandes de dérogation au repos hebdomadaire (établissements de commerce, de détail),
• Suivi administratif des demandes de mise à disposition ponctuelles et annuelles (salles et équipements) et location des salles municipales, par les particuliers et les associations
• Assure occasionnellement les visites des salles (états des lieux en lien avec les Services Techniques),
• Secrétariat du responsable,
• Diverses missions administratives (licences commerciales, vente aux déballages, toutes manifestations sur le territoire, subventions associations, débit de boissons …)
Profils recherchés
Qualités requises
• Compétences en accueil du public
• Compétences en secrétariat,
• Qualités organisationnelles : capacité à prioriser et à mener plusieurs tâches en même temps,
• Qualités relationnelles : discrétion, amabilité, courtoisie, disponibilité,
• Maîtrise des techniques rédactionnelles et de l’outil informatique,
• Dispose d’excellentes capacités relationnelles,
• Rigoureux, dynamique et méthodique,
• Sens du travail en équipe, initiative, écoute, patience
• Compétences en accueil du public
• Compétences en secrétariat,
• Qualités organisationnelles : capacité à prioriser et à mener plusieurs tâches en même temps,
• Qualités relationnelles : discrétion, amabilité, courtoisie, disponibilité,
• Maîtrise des techniques rédactionnelles et de l’outil informatique,
• Dispose d’excellentes capacités relationnelles,
• Rigoureux, dynamique et méthodique,
• Sens du travail en équipe, initiative, écoute, patience
Contact
Contact
0546301925
Informations complémentaires
Conditions salariales
• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs, 1er échelon,
• Contrat Centre de gestion à durée déterminée pour une période de 6 mois renouvelable,
• Poste à temps non complet 24 h 30/semaine, soumis aux horaires d’ouverture de l’hôtel de Ville : tous les matins du lundi au vendredi de 8 h 45 à 12 h 15 et deux après-midis de 13 h 30 à 17 heures.
• Jury de recrutement prévu le 14 juin 2024
Adressez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) depuis aytre.fr et la rubrique « La Ville recrute » ou par courrier à l'attention de Monsieur Le Maire - Mairie d'Aytré - service des Ressources humaines - BP 30 102, 17442 Aytré Cédex.
• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs, 1er échelon,
• Contrat Centre de gestion à durée déterminée pour une période de 6 mois renouvelable,
• Poste à temps non complet 24 h 30/semaine, soumis aux horaires d’ouverture de l’hôtel de Ville : tous les matins du lundi au vendredi de 8 h 45 à 12 h 15 et deux après-midis de 13 h 30 à 17 heures.
• Jury de recrutement prévu le 14 juin 2024
Adressez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) depuis aytre.fr et la rubrique « La Ville recrute » ou par courrier à l'attention de Monsieur Le Maire - Mairie d'Aytré - service des Ressources humaines - BP 30 102, 17442 Aytré Cédex.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.