Agent d'Accueil - Vaguemestre
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Offre n° O017240719000483
Publiée le 19/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Bp 60030, Rochefort (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
15/09/2024
Date limite de candidature
25/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du pôle accueil, vous devrez accueillir, orienter et renseigner le public visiteur ou par téléphone. Vous devrez aussi effectuer des tâches administratives pour le service et aussi de l’affichage.
Vous représenterez l’image de la collectivité auprès des usagers
Vous devrez assurer les missions de vaguemestre pour les opérations postales, de diffusion et de distribution du courrier auprès des services et des institutions.
Vous représenterez l’image de la collectivité auprès des usagers
Vous devrez assurer les missions de vaguemestre pour les opérations postales, de diffusion et de distribution du courrier auprès des services et des institutions.
Missions / conditions d'exercice
AGENT D’ACCUEIL
Gestion de l’espace d’accueil
- Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
- Veiller quotidiennement au bon agencement, à la tenue générale de l’espace d’accueil, à l’accessibilité et l’opérationnalité des lieux et des outils.
Accueil physique et téléphonique de tout type de public
- Recevoir, renseigner et orienter le public accueilli avec amabilité
- Filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
Renseignement du public
- Identifier les demandes, les reformuler et les gérer en fonction du degré d’urgence
- Apporter une réponse de 1er niveau par l’identification et la désignation de l’interlocuteur, du service ou des instances compétentes
- Renseigner les usagers sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et du territoire ainsi que sur les services susceptibles d’être apportés localement
- Informer le public sur l’évènementiel dont la ville est partenaire et sur les lieux des réunions organisées par la Ville
Affichage et gestion des supports d’information
- Assurer la mise à disposition et la rotation de la documentation ainsi que de l’affichage légal dans respect des procédures
Secrétariat
- Prendre et enregistrer des demandes d’audience pour le Maire et les élus
- Communiquer les messages aux services
Point Justice
- Identifier les demandes d’ordre juridique du public et orienter vers la permanence adéquate
- Prendre les rendez-vous pour les partenaires juridiques et optimiser les plannings
Activités spécifiques
- Gestion de la mise à disposition des moyens de transport à destination des agents (tenue des plannings de réservation, vérification des carnets de bord)
- Réception des colis et information aux services pour retrait
- Gestion de la machine à café (relation avec le prestataire et les utilisateurs)
- Distribution de fournitures à destination du public (sac à déjection canine...)
- Application des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
VAGUEMESTRE
Gestion du courrier interne et postal
Courrier « arrivée »
- Prendre en charge au centre de tri postal l’ensemble du courrier adressé à la Ville, la CARO, la médiathèque.
- Effectuer le pré-tri du courrier entrant et l’ouverture des plis.
- Assurer la reprographie et la diffusion du courrier général.
Retrait et distribution auprès des services et institutions
- Assurer les navettes de dépôt et de retrait des courriers dans différents lieux selon le calendrier établi.
- Vérifier à partir de la fiche de transmission apposée sur les parapheurs, le bon respect du circuit de validation avant collecte et dépôt.
Courrier « départ »
- Procéder à la mise sous pli des courriers en nombre pour les besoins des services.
- Affranchir le courrier après tri et veiller à la bonne application des tarifs en fonction des plis dans le respect des procédures.
- Effectuer la collecte et la dépose du courrier affranchi au centre de tri.
- Procéder à de la distribution en boites aux lettres.
- Tenir les tableaux de bord pour le suivi du volume et des dépenses d’affranchissement en vue d’une maîtrise des coûts.
Assurer des opérations techniques
Maintenance du matériel technique et véhicule
- Assurer la maintenance de 1er niveau et l’approvisionnement papier du photocopieur Konica C224e HDV
- Assurer le suivi technique de la machine à affranchir et de la machine à mise sous pli en relation avec le technicien de maintenance.
- Maintenir le véhicule en parfait état de propreté et de fonctionnement.
Participer à l’intendance de l’Hôtel de Ville
Logistique et intendance
- Assurer le suivi des stocks et passer les commandes de fournitures (papier, enveloppes, liasses...) dans le respect des procédures.
- Effectuer le contrôle en qualité et en quantité des fournitures livrées, les manutentionner et organiser leur rangement.
- Assurer le pavoisement de l’Hôtel de Ville.
- Veiller à l’évacuation correcte des déchets dans les containers adaptés au tri sélectif.
- Veiller au bon étiquetage des casiers du courrier et à leur ordonnancement.
Mise en place des réceptions
- Assurer l’approvisionnement en vaisselle, produits alimentaires et boissons.
- Assurer la préparation, livraison et retrait sur les lieux sollicités par les services à partir de la fiche réception remise.
- Organiser la mise à disposition des agents pour le service des vins d’honneur.
Gestion de l’espace d’accueil
- Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
- Veiller quotidiennement au bon agencement, à la tenue générale de l’espace d’accueil, à l’accessibilité et l’opérationnalité des lieux et des outils.
Accueil physique et téléphonique de tout type de public
- Recevoir, renseigner et orienter le public accueilli avec amabilité
- Filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
Renseignement du public
- Identifier les demandes, les reformuler et les gérer en fonction du degré d’urgence
- Apporter une réponse de 1er niveau par l’identification et la désignation de l’interlocuteur, du service ou des instances compétentes
- Renseigner les usagers sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et du territoire ainsi que sur les services susceptibles d’être apportés localement
- Informer le public sur l’évènementiel dont la ville est partenaire et sur les lieux des réunions organisées par la Ville
Affichage et gestion des supports d’information
- Assurer la mise à disposition et la rotation de la documentation ainsi que de l’affichage légal dans respect des procédures
Secrétariat
- Prendre et enregistrer des demandes d’audience pour le Maire et les élus
- Communiquer les messages aux services
Point Justice
- Identifier les demandes d’ordre juridique du public et orienter vers la permanence adéquate
- Prendre les rendez-vous pour les partenaires juridiques et optimiser les plannings
Activités spécifiques
- Gestion de la mise à disposition des moyens de transport à destination des agents (tenue des plannings de réservation, vérification des carnets de bord)
- Réception des colis et information aux services pour retrait
- Gestion de la machine à café (relation avec le prestataire et les utilisateurs)
- Distribution de fournitures à destination du public (sac à déjection canine...)
- Application des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
VAGUEMESTRE
Gestion du courrier interne et postal
Courrier « arrivée »
- Prendre en charge au centre de tri postal l’ensemble du courrier adressé à la Ville, la CARO, la médiathèque.
- Effectuer le pré-tri du courrier entrant et l’ouverture des plis.
- Assurer la reprographie et la diffusion du courrier général.
Retrait et distribution auprès des services et institutions
- Assurer les navettes de dépôt et de retrait des courriers dans différents lieux selon le calendrier établi.
- Vérifier à partir de la fiche de transmission apposée sur les parapheurs, le bon respect du circuit de validation avant collecte et dépôt.
Courrier « départ »
- Procéder à la mise sous pli des courriers en nombre pour les besoins des services.
- Affranchir le courrier après tri et veiller à la bonne application des tarifs en fonction des plis dans le respect des procédures.
- Effectuer la collecte et la dépose du courrier affranchi au centre de tri.
- Procéder à de la distribution en boites aux lettres.
- Tenir les tableaux de bord pour le suivi du volume et des dépenses d’affranchissement en vue d’une maîtrise des coûts.
Assurer des opérations techniques
Maintenance du matériel technique et véhicule
- Assurer la maintenance de 1er niveau et l’approvisionnement papier du photocopieur Konica C224e HDV
- Assurer le suivi technique de la machine à affranchir et de la machine à mise sous pli en relation avec le technicien de maintenance.
- Maintenir le véhicule en parfait état de propreté et de fonctionnement.
Participer à l’intendance de l’Hôtel de Ville
Logistique et intendance
- Assurer le suivi des stocks et passer les commandes de fournitures (papier, enveloppes, liasses...) dans le respect des procédures.
- Effectuer le contrôle en qualité et en quantité des fournitures livrées, les manutentionner et organiser leur rangement.
- Assurer le pavoisement de l’Hôtel de Ville.
- Veiller à l’évacuation correcte des déchets dans les containers adaptés au tri sélectif.
- Veiller au bon étiquetage des casiers du courrier et à leur ordonnancement.
Mise en place des réceptions
- Assurer l’approvisionnement en vaisselle, produits alimentaires et boissons.
- Assurer la préparation, livraison et retrait sur les lieux sollicités par les services à partir de la fiche réception remise.
- Organiser la mise à disposition des agents pour le service des vins d’honneur.
Profils recherchés
SAVOIRS
- Formation générale ou technique niveau V à IV, et ou concours de la fonction publique
- Permis VL obligatoire
- Port de charges : bonne condition physique
SAVOIR FAIRE
- Connaissance des techniques de l’information et de la communication, des outils bureautiques, internet, messagerie
- Maîtrise des techniques de secrétariat
SAVOIRS RELATIONNELS
- Ponctualité, rigueur, sens de l’organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Aptitude à désamorcer les conflits
- Garant de l’image du service public
- Qualité relationnelles et sens du service public
- Capacité à gérer des contacts directs et réguliers avec le public
- Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs
- Qualités relationnelles et pratique de l’écoute active
SAVOIRS PROCÉDURAUX
- Respect des consignes et procédures
- Formation générale ou technique niveau V à IV, et ou concours de la fonction publique
- Permis VL obligatoire
- Port de charges : bonne condition physique
SAVOIR FAIRE
- Connaissance des techniques de l’information et de la communication, des outils bureautiques, internet, messagerie
- Maîtrise des techniques de secrétariat
SAVOIRS RELATIONNELS
- Ponctualité, rigueur, sens de l’organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Aptitude à désamorcer les conflits
- Garant de l’image du service public
- Qualité relationnelles et sens du service public
- Capacité à gérer des contacts directs et réguliers avec le public
- Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs
- Qualités relationnelles et pratique de l’écoute active
SAVOIRS PROCÉDURAUX
- Respect des consignes et procédures
Contact et modalités de candidature
Contact
0516843559
Informations complémentaires
Spécificités du poste :
Temps Hebdomadaire de travail : 35h annualisé
Horaires de travail : 8h15–12h et 13h30-17h30 – un après-midi libéré par semaine
Congés annuels : 25 + 2 jours de fractionnement (si conditions requises)
Rémunération :
Rémunération statutaire, titres restaurant (4 mois d’ancienneté), CNAS (6 mois d’ancienneté)
CV et lettre de motivation à adresser par mail à : candidature.villecaro@agglo-rochefortocean.fr
Temps Hebdomadaire de travail : 35h annualisé
Horaires de travail : 8h15–12h et 13h30-17h30 – un après-midi libéré par semaine
Congés annuels : 25 + 2 jours de fractionnement (si conditions requises)
Rémunération :
Rémunération statutaire, titres restaurant (4 mois d’ancienneté), CNAS (6 mois d’ancienneté)
CV et lettre de motivation à adresser par mail à : candidature.villecaro@agglo-rochefortocean.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE ROCHEFORT
>Bp 60030
17301 Rochefort cedex
>Bp 60030
17301 Rochefort cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.