ASSISTANT POLYVALENT ACCUEIL, LOGISTIQUE ET ARCHIVES – ASSISTANT DU SERVICE PRÉVENTION ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (h/f)
Offre n° O017250602001109
Publiée le 02/06/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
85 bd de la republique, La Rochelle (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
25/07/2025
Date limite de candidature
02/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Situé à LA ROCHELLE sur la côte atlantique, le Centre de gestion de la Charente Maritime, établissement public administratif assurant des missions d'accompagnement et l'expertise RH pour plus de 600 collectivités territoriales, recrute un agent polyvalent d'accueil, logistique, archives et assistant du service prévention.
* Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
* Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
* Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
* Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
Missions / conditions d'exercice
Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
* Assure la tenue du poste d’accueil :
• Accueille, analyse les demandes, synthétise et répercute les messages, transmet les communications téléphoniques, assure l’orientation du public
• Contrôle l’accès et la circulation des personnes au sein de l’établissement.
• Tient à jour les documents de suivi des visites
• Assure le traitement du courrier entrant (ouverture, numérisation et transmission du courrier) et sortant (affranchissement, mise sous pli)
• Gère le planning de réservation des salles, des véhicules et autre matériel
• Assure le suivi d’un système de mesure de l’activité de la mission « accueil » (appels, visiteurs, courriers…)
• Assure la gestion des badges d’accès aux locaux du Centre de gestion, en lien avec le service de sécurité du site de la Maison de la Charente-Maritime
* Contribue à la réalisation de certaines missions logistiques
• Assurer un soutien aux missions logistiques (suivi des livraisons, de l’entretien du bâtiment, de la gestion du parc des véhicules de service, des stocks de produits d’hygiène et des fournitures de bureau…) en autonomie ou en lien avec l’agent coordinateur des achats et travaux
* Assiste l’archiviste du Centre de gestion :
• Participe à la collecte des archives auprès des services du Centre de gestion
• Classe les archives et en assure la description en utilisant les outils de gestion dédiés et en appliquant les procédures de versement et d’élimination
• Assure la conservation des archives en appliquant les règles de conservation préventive et en organisant les espaces de conservation
Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
• Suivi de gestion administrative des interventions du service (vérification des pièces et édition, suivi des retours et des circuits de signatures, tenue des tableaux d’activité avant facturation)
• Classement et archivage,
• Gestion administrative des différents réseaux de prévention (assistants/conseillers de prévention,)
• Accueil téléphonique, gestion de la boite mail fonctionnelle et du courrier
• Information de premier niveau des collectivités
• Participation à l’organisation d’événements sur le thème de la prévention avec les autres services du CDG17
* Assure la tenue du poste d’accueil :
• Accueille, analyse les demandes, synthétise et répercute les messages, transmet les communications téléphoniques, assure l’orientation du public
• Contrôle l’accès et la circulation des personnes au sein de l’établissement.
• Tient à jour les documents de suivi des visites
• Assure le traitement du courrier entrant (ouverture, numérisation et transmission du courrier) et sortant (affranchissement, mise sous pli)
• Gère le planning de réservation des salles, des véhicules et autre matériel
• Assure le suivi d’un système de mesure de l’activité de la mission « accueil » (appels, visiteurs, courriers…)
• Assure la gestion des badges d’accès aux locaux du Centre de gestion, en lien avec le service de sécurité du site de la Maison de la Charente-Maritime
* Contribue à la réalisation de certaines missions logistiques
• Assurer un soutien aux missions logistiques (suivi des livraisons, de l’entretien du bâtiment, de la gestion du parc des véhicules de service, des stocks de produits d’hygiène et des fournitures de bureau…) en autonomie ou en lien avec l’agent coordinateur des achats et travaux
* Assiste l’archiviste du Centre de gestion :
• Participe à la collecte des archives auprès des services du Centre de gestion
• Classe les archives et en assure la description en utilisant les outils de gestion dédiés et en appliquant les procédures de versement et d’élimination
• Assure la conservation des archives en appliquant les règles de conservation préventive et en organisant les espaces de conservation
Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
• Suivi de gestion administrative des interventions du service (vérification des pièces et édition, suivi des retours et des circuits de signatures, tenue des tableaux d’activité avant facturation)
• Classement et archivage,
• Gestion administrative des différents réseaux de prévention (assistants/conseillers de prévention,)
• Accueil téléphonique, gestion de la boite mail fonctionnelle et du courrier
• Information de premier niveau des collectivités
• Participation à l’organisation d’événements sur le thème de la prévention avec les autres services du CDG17
Profils recherchés
Compétences techniques
Maîtrise du standard et des techniques de régulation
Bonne aisance avec les nouvelles technologies de l’information et de la communication
Maîtrise des outils de bureautique
Esprit de synthèse
Excellente orthographe
Compétences professionnelles
Connaît les activités des différents services du Centre de Gestion
Connaissance de l’environnement territorial et professionnel
Applique les consignes d’archivage et de classement
Applique les règles de sécurité à l’accueil
Organise son travail de façon méthodique et rigoureuse
Respecte les procédures
Respecte l’organisation du service et les échéances
Compétences relationnelles
Capacité à s’exprimer avec aisance
Capacité d’écoute et d’adaptation
Capacité à s’adapter face aux différents publics
Capacité à s’adapter à un poste polyvalent aux missions hétérogènes
Capacité à travailler avec l’ensemble de ses collègues
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Rend compte et informe sa hiérarchie en cas de difficulté
Confidentialité et discrétion
Maîtrise du standard et des techniques de régulation
Bonne aisance avec les nouvelles technologies de l’information et de la communication
Maîtrise des outils de bureautique
Esprit de synthèse
Excellente orthographe
Compétences professionnelles
Connaît les activités des différents services du Centre de Gestion
Connaissance de l’environnement territorial et professionnel
Applique les consignes d’archivage et de classement
Applique les règles de sécurité à l’accueil
Organise son travail de façon méthodique et rigoureuse
Respecte les procédures
Respecte l’organisation du service et les échéances
Compétences relationnelles
Capacité à s’exprimer avec aisance
Capacité d’écoute et d’adaptation
Capacité à s’adapter face aux différents publics
Capacité à s’adapter à un poste polyvalent aux missions hétérogènes
Capacité à travailler avec l’ensemble de ses collègues
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Rend compte et informe sa hiérarchie en cas de difficulté
Confidentialité et discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0546274700
Informations complémentaires
CONDITIONS : rémunération statutaire + dispositifs d'action sociale (CNAS ; titres restaurants) + plan de formation interne et régional + résidence administrative à LA ROCHELLE (Les Minimes)
Candidature (CV, lettre de motivation et toutes pièces complémentaires jugées utiles à l'étude du dossier) à adresser de préférence par mail : secretariat@cdg17.fr
Renseignements : Secrétariat du CDG17
Candidature (CV, lettre de motivation et toutes pièces complémentaires jugées utiles à l'étude du dossier) à adresser de préférence par mail : secretariat@cdg17.fr
Renseignements : Secrétariat du CDG17
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.