Un.e responsable de démarches administratives de l’état civil du guichet unique
Offre n° O017250704000181
Publiée le 04/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Square andré maudet, Saintes (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
03/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
Au sein du guichet unique, le service démarches administratives – état civil – élections – recensement- cimetière est composé de 10 agents. Sous l'autorité du directeur du guichet unique vous assurez la continuité du service public dans les domaines de l’état civil, des élections, du recensement, cimetières. Vous managez les équipes et activités liées au service. Vous participez à la simplification et la dématérialisation des démarches administratives.
Missions / conditions d'exercice
État civil et réglementaire :
Vous êtes force de proposition sur les procédures, assurez la, veille juridique, et mise en conformité réglementaire.
Vous supervisez les déclarations (naissance, mariage, décès, reconnaissance…) et contrôlez les actes, mentions, et délivrance de pièces officielles.
Vous assistez les élus pour les mariages et cérémonies.
Vous gérez les dossiers de PACS, changements de prénom, rectifications administratives (Communication Electronique des Données de l’Etat Civil)
Élections :
Vous garantissez le bon déroulement organisationnel et réglementaire des élections.
Vous suivez et organisez les mises à jour des listes électorales.
Vous préparez les scrutins (logistique, bureaux de vote, matériel, personnels mobilisés) et les journées électorales (présence obligatoire).
Recensement :
Vous organisez et gérez la campagne de recensement.
Vous réalisez le recrutement, la formation et l’encadrement des agents recenseurs.
Vous garantissez les transmissions des données à l’INSEE.
Cimetières :
Vous supervisez la responsable dans la gestion administrative et technique des cimetières.
Management et coordination administratif :
Vous formez et conseillez les agents en poste sur les missions de service de l’état civil.
Vous participez au bon fonctionnent de l’organisation du guichet unique.
Vous suivez le budget du service en relation avec le responsable des moyens généraux.
Vous encadrez les équipes permanentes et contractuelles (agents recenseurs).
Vous êtes force de proposition sur les procédures, assurez la, veille juridique, et mise en conformité réglementaire.
Vous supervisez les déclarations (naissance, mariage, décès, reconnaissance…) et contrôlez les actes, mentions, et délivrance de pièces officielles.
Vous assistez les élus pour les mariages et cérémonies.
Vous gérez les dossiers de PACS, changements de prénom, rectifications administratives (Communication Electronique des Données de l’Etat Civil)
Élections :
Vous garantissez le bon déroulement organisationnel et réglementaire des élections.
Vous suivez et organisez les mises à jour des listes électorales.
Vous préparez les scrutins (logistique, bureaux de vote, matériel, personnels mobilisés) et les journées électorales (présence obligatoire).
Recensement :
Vous organisez et gérez la campagne de recensement.
Vous réalisez le recrutement, la formation et l’encadrement des agents recenseurs.
Vous garantissez les transmissions des données à l’INSEE.
Cimetières :
Vous supervisez la responsable dans la gestion administrative et technique des cimetières.
Management et coordination administratif :
Vous formez et conseillez les agents en poste sur les missions de service de l’état civil.
Vous participez au bon fonctionnent de l’organisation du guichet unique.
Vous suivez le budget du service en relation avec le responsable des moyens généraux.
Vous encadrez les équipes permanentes et contractuelles (agents recenseurs).
Profils recherchés
Vous maitrisez nécessairement la législation civile, électorale et funéraire. Vous savez rédiger et contrôler la qualité des différents actes d’état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…), vous savez organisez les élections.
Vous possédez obligatoirement une expérience sur un poste similaire.
Vous maitrisez le fonctionnement d’une collectivité territoriale et les procédures.
Vous connaissez les acteurs institutionnels du recensement (INSEE, Service national, etc.)
Vous connaissez les enjeux et modalités du recensement citoyen.
Vous êtes un.e encadrant.e confirmé.e , vous savez organiser, accompagner, contrôler, former les agents, mener des réunions.
Vous avez des qualités rédactionnelles, rigoureux.se vous savez rédiger des mentions, des courriers.
Vous êtes capable de mettre en place une démarche qualité et de conduire des projets, vous êtes force de proposition pour améliorer les procédures et la qualité de service.
Vous êtes capable de faire preuve de diplomatie et de pédagogie auprès des usagers et de votre équipe pour garantir la mission de service public. Vous savez communiquer avec vos collègues et entretenir un bon climat de travail.
Vous savez utiliser l’outil informatique, (Logiciels état civil, Word, Excel, messagerie Outlook ) vous êtes capable de produire et de suivre des supports de procédures et de suivi d’activités.
Vous êtes disponible, capable de vous adapter aux nécessités de service, vous participez à l’organisation du guichet unique. Vous possédez le sens du service public.
Vous possédez obligatoirement une expérience sur un poste similaire.
Vous maitrisez le fonctionnement d’une collectivité territoriale et les procédures.
Vous connaissez les acteurs institutionnels du recensement (INSEE, Service national, etc.)
Vous connaissez les enjeux et modalités du recensement citoyen.
Vous êtes un.e encadrant.e confirmé.e , vous savez organiser, accompagner, contrôler, former les agents, mener des réunions.
Vous avez des qualités rédactionnelles, rigoureux.se vous savez rédiger des mentions, des courriers.
Vous êtes capable de mettre en place une démarche qualité et de conduire des projets, vous êtes force de proposition pour améliorer les procédures et la qualité de service.
Vous êtes capable de faire preuve de diplomatie et de pédagogie auprès des usagers et de votre équipe pour garantir la mission de service public. Vous savez communiquer avec vos collègues et entretenir un bon climat de travail.
Vous savez utiliser l’outil informatique, (Logiciels état civil, Word, Excel, messagerie Outlook ) vous êtes capable de produire et de suivre des supports de procédures et de suivi d’activités.
Vous êtes disponible, capable de vous adapter aux nécessités de service, vous participez à l’organisation du guichet unique. Vous possédez le sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0546982492
Informations complémentaires
Monsieur le maire
Direction des Ressources Humaines
BP 20319-17107 SAINTES CEDEX
recrutement@ville-saintes.fr
Direction des Ressources Humaines
BP 20319-17107 SAINTES CEDEX
recrutement@ville-saintes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.