assistante de direction
Offre n° O017251212001462
Publiée le 12/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bp 65, Bourcefranc-le-Chapus (Charente-Maritime (17))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
11/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assurer un soutien administratif, organisationnel et opérationnel aux Directeurs afin de garantir une gestion fluide, efficace et confidentielle de l’activité du service ou de l’organisation.
Sous l'autorité du DGS et du DST
Sous l'autorité du DGS et du DST
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative du service
• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents : courriers, comptes rendus, notes, rapports.
• Gestion et suivi du courrier entrant et sortant.
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers.
• Organisation logistique des réunions, déplacements, événements et rendez-vous.
2. Gestion de l’agenda et coordination
• Planification et optimisation de l’agenda du Directeur.
• Prise et préparation des rendez-vous.
• Coordination avec les équipes internes, partenaires et institutions externes.
• Anticipation des besoins (documents, dossiers, éléments de contexte).
3. Accueil et interface
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Filtrage des appels et messages, gestion des priorités.
• Représentation de la direction dans la communication courante.
4. Suivi des dossiers et reporting
• Suivi opérationnel des projets pilotés par la direction.
• Relances, mise à jour des tableaux de bord et veille des échéances.
• Participation à l’élaboration de documents stratégiques : bilans, rapports annuels, présentations.
5. Support RH ou financier (selon structure)
• Préparation de documents liés à la gestion du personnel : plannings, formations, entretiens.
• Suivi simple budgétaire : bons de commande, conventions, tableaux de suivi.
• Aide à la préparation des comités et instances (comité de direction, CSE…).
6. Confidentialité & conformité
• Respect strict de la confidentialité des informations traitées.
• Veille aux procédures internes et à la conformité réglementaire..
• Activités secondaires :
- Assistante du DGS et DST
- Accueil de la mairie
- Accueil à l’agence postale communale
Conditions d’exercice :
• Poste basé au sein de la Direction (mairie et services techniques).
• Horaires réguliers, avec amplitude en fonction des obligations de direction.
• Utilisation quotidienne d’outils numériques, messagerie, agendas partagés.
• Contraintes : gestion du stress, adaptation aux imprévus.
• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents : courriers, comptes rendus, notes, rapports.
• Gestion et suivi du courrier entrant et sortant.
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers.
• Organisation logistique des réunions, déplacements, événements et rendez-vous.
2. Gestion de l’agenda et coordination
• Planification et optimisation de l’agenda du Directeur.
• Prise et préparation des rendez-vous.
• Coordination avec les équipes internes, partenaires et institutions externes.
• Anticipation des besoins (documents, dossiers, éléments de contexte).
3. Accueil et interface
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Filtrage des appels et messages, gestion des priorités.
• Représentation de la direction dans la communication courante.
4. Suivi des dossiers et reporting
• Suivi opérationnel des projets pilotés par la direction.
• Relances, mise à jour des tableaux de bord et veille des échéances.
• Participation à l’élaboration de documents stratégiques : bilans, rapports annuels, présentations.
5. Support RH ou financier (selon structure)
• Préparation de documents liés à la gestion du personnel : plannings, formations, entretiens.
• Suivi simple budgétaire : bons de commande, conventions, tableaux de suivi.
• Aide à la préparation des comités et instances (comité de direction, CSE…).
6. Confidentialité & conformité
• Respect strict de la confidentialité des informations traitées.
• Veille aux procédures internes et à la conformité réglementaire..
• Activités secondaires :
- Assistante du DGS et DST
- Accueil de la mairie
- Accueil à l’agence postale communale
Conditions d’exercice :
• Poste basé au sein de la Direction (mairie et services techniques).
• Horaires réguliers, avec amplitude en fonction des obligations de direction.
• Utilisation quotidienne d’outils numériques, messagerie, agendas partagés.
• Contraintes : gestion du stress, adaptation aux imprévus.
Profils recherchés
- Bac +2 souhaité (BTS)
- EXCEL ET WORD POWER POINT niveau confirmé
- Expérience souhaitée dans un poste similaire.
- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe.
- Maîtrise de l’expression orale et écrite.
Savoir techniques:
- maitrise des process de la FPT
- Connaissances approfondies en service technique, en voirie, en travaux, en rénovation de bâtiment,
- Connaissances d'une tenue d'agence postale communale
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques.
- Gestion d’agenda et logistique.
- Organisation de réunions et d’événements.
- Connaissance des circuits administratifs et de la gestion documentaire.
Savoir-faire organisationnels
• Priorisation, gestion du temps et des urgences.
• Capacité à préparer des dossiers complexes et à anticiper les besoins.
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.
Savoir-être
• Discrétion, loyauté et sens absolu de la confidentialité.
• Réactivité, autonomie et adaptabilité.
• Sens du service, diplomatie et courtoisie.
• Rigueur et fiabilité.
• Présentation professionnelle.
- EXCEL ET WORD POWER POINT niveau confirmé
- Expérience souhaitée dans un poste similaire.
- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe.
- Maîtrise de l’expression orale et écrite.
Savoir techniques:
- maitrise des process de la FPT
- Connaissances approfondies en service technique, en voirie, en travaux, en rénovation de bâtiment,
- Connaissances d'une tenue d'agence postale communale
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques.
- Gestion d’agenda et logistique.
- Organisation de réunions et d’événements.
- Connaissance des circuits administratifs et de la gestion documentaire.
Savoir-faire organisationnels
• Priorisation, gestion du temps et des urgences.
• Capacité à préparer des dossiers complexes et à anticiper les besoins.
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.
Savoir-être
• Discrétion, loyauté et sens absolu de la confidentialité.
• Réactivité, autonomie et adaptabilité.
• Sens du service, diplomatie et courtoisie.
• Rigueur et fiabilité.
• Présentation professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0546850202
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV a adressé au service RH - recrutement par mail:
grh@bourcefranc-le-chapus.fr
grh@bourcefranc-le-chapus.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.