Secrétaire de mairie (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O018230801146966
Publiée le 02/08/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
25 RUE DE LA REPUBLIQUE, Vignoux-sur-Barangeon (Cher)
Poste à pourvoir le
18/09/2023
Date limite de candidature
17/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'adjoint administratif exécute du travail de secrétariat et de gestion courante. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs externes et internes.
Il assure le remplacement de la gérante de l'agence postale en cas d'absence.
Il assure le remplacement de la gérante de l'agence postale en cas d'absence.
Missions / conditions d'exercice
Réaliser des tâches de secrétariat
- Assurer le suivi du courrier
- Enregistrer des messages et rendre compte
- Assurer l'affichage obligatoire
- Assurer du classement et de l'archivage
- Assurer le suivi de dossiers et relancer les interlocuteurs
- Rédiger des courriers, documents divers
- Organiser la logistique relative aux réunions
Assurer l'accueil des interlocuteurs physiques et téléphoniques
- Accueillir, renseigner, orienter *
- Accueil téléphonique et physique quotidien à assurer en fonction de l'afflux de public à l'accueil
- Assurer le suivi du planning des salles de réunion et de location de la salle des fêtes (gestion des conventions de location et règlements)
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec l'accueil (Autorisations de débit de boisson, autorisations diverses ...)
- Renseigner les administrés concernant l'urbanisme (parcelle, zonage PLU par consultation de Latitude 18)
Assurer le suivi des dossiers d'état civil et d'urbanisme
- Répondre aux demandes de copies d'acte d'état civil
- Saisir les dossiers de PACS et de mariage
- Rédiger les actes d'état civil et documents annexes
- Tenir à jour les actes et les registres d'état civil
- Traiter les dossiers de recensement
- Traiter les dossiers d'urbanisme
- Suivre le fichier population (arrivée départ sur la commune)
Assurer le suivi des Factures et bons de commande
- Saisir les bons de commande
- Impression des factures dématérialisées sur Cronos, rattachement des bordereaux de livraison et bons de commandes avec les factures et affectation aux services correspondants *
Assurer le suivi de certaines recettes
- Assurer le suivi des inscriptions des garderies et cantine (établissement listes, transmissions) et préparation du fichier de facturation
- Saisir les données de facturation
- Suivre les régies de recettes
Assurer la préparation et le suivi administratif des élections
- Préparer les scrutins : commission administrative, tableaux de préparation des scrutins...
- Assurer le secrétariat lors du dépouillement le jour des élections (à partir de 18 H) (rédaction des procès-verbaux d'élection, récupération des informations et des documents...)
Suivre les dossiers liés aux affaires funéraires
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement
- Gérer le fichier et la mise à jour des plans et des registres
* IDENTITE DU POSTE Agent Poste Communale à raison d'une demi-journée par semaine et en remplacement de la gérante de l'agence postale (au minimum 1 samedi matin par mois)
MISSION PRINCIPALE :
Sous la responsabilité du Maire, du contrôle du Bureau Secteur de Saint-Doulchard (BS) et en collaboration avec le bureau de poste de Mehun-sur-Yèvre où un opérateur courriers-colis intervient deux fois par jour, déposer les plis avisés non distribués la veille ainsi que les colis volumineux.
La gérante postale intervient sur l'ensemble des domaines de l'accueil, de l'affranchissement, de la vente de produits, d'opérations financières, du conseil, de diverses autres opérations postales.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les clients
- Satisfaire à leurs attentes et demandes
Affranchissement et Ventes
- Affranchir les courriers et colis apportés par les clients en France, à l'Outre-Mer, à l'International Europe ou Hors-Europe (douanes...)
- Ventes des produits de la poste en stock et aussi sur commande
- Transmission des colis et des plis au facteur à l'heure de levée suite à affranchissement et dépôts de colis
- Gestion des stocks / Approvisionnement / Réception produits / Inventaire
- Respecter les procédures d'envoi selon les pays
- Ventes de produits de La Poste Mobile
Opérations financières
- Tenue de caisse
- Encaissement en espèces/chèque/CB des ventes et affranchissements
- Tenue du coffre-fort
- Enregistrement des dépôts d'argent sur CCP ou Livret Epargne
- Gestion des fonds apportés par les convoyeurs
- Calcul journalier de la caisse
- Envoi hebdomadaire des chèques
- Envoi journalier de l'état des recettes " le journal " et tickets TPE au BS
- Retrait sur compte courant par CB et/ou CCP et/ou Livret Epargne aux titulaires de comptes uniquement
- Encaissement des produits douaniers et courriers insuffisamment affranchis
Edition des factures
- Avec paiements différés (Mairie)
- Pour les pros
- Pour les particuliers
Colis et courriers
- Gestion des colis et courriers selon arrivage tous les jours par l'opérateur du courrier
- Distribuer sur présentation au titulaire de l'avisé, le pli ou colis sinon demander une procuration sur présentation des CNI respectives
- Retour des colis et courriers en instance dépassée
Opérations diverses
- Réexpédition et procurations du courrier uniquement
- Suivre les formations proposées physiques ou téléphoniques
- Participation à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
- Mise à jour journalière du cachet postal
- Assurer le suivi du courrier
- Enregistrer des messages et rendre compte
- Assurer l'affichage obligatoire
- Assurer du classement et de l'archivage
- Assurer le suivi de dossiers et relancer les interlocuteurs
- Rédiger des courriers, documents divers
- Organiser la logistique relative aux réunions
Assurer l'accueil des interlocuteurs physiques et téléphoniques
- Accueillir, renseigner, orienter *
- Accueil téléphonique et physique quotidien à assurer en fonction de l'afflux de public à l'accueil
- Assurer le suivi du planning des salles de réunion et de location de la salle des fêtes (gestion des conventions de location et règlements)
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec l'accueil (Autorisations de débit de boisson, autorisations diverses ...)
- Renseigner les administrés concernant l'urbanisme (parcelle, zonage PLU par consultation de Latitude 18)
Assurer le suivi des dossiers d'état civil et d'urbanisme
- Répondre aux demandes de copies d'acte d'état civil
- Saisir les dossiers de PACS et de mariage
- Rédiger les actes d'état civil et documents annexes
- Tenir à jour les actes et les registres d'état civil
- Traiter les dossiers de recensement
- Traiter les dossiers d'urbanisme
- Suivre le fichier population (arrivée départ sur la commune)
Assurer le suivi des Factures et bons de commande
- Saisir les bons de commande
- Impression des factures dématérialisées sur Cronos, rattachement des bordereaux de livraison et bons de commandes avec les factures et affectation aux services correspondants *
Assurer le suivi de certaines recettes
- Assurer le suivi des inscriptions des garderies et cantine (établissement listes, transmissions) et préparation du fichier de facturation
- Saisir les données de facturation
- Suivre les régies de recettes
Assurer la préparation et le suivi administratif des élections
- Préparer les scrutins : commission administrative, tableaux de préparation des scrutins...
- Assurer le secrétariat lors du dépouillement le jour des élections (à partir de 18 H) (rédaction des procès-verbaux d'élection, récupération des informations et des documents...)
Suivre les dossiers liés aux affaires funéraires
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement
- Gérer le fichier et la mise à jour des plans et des registres
* IDENTITE DU POSTE Agent Poste Communale à raison d'une demi-journée par semaine et en remplacement de la gérante de l'agence postale (au minimum 1 samedi matin par mois)
MISSION PRINCIPALE :
Sous la responsabilité du Maire, du contrôle du Bureau Secteur de Saint-Doulchard (BS) et en collaboration avec le bureau de poste de Mehun-sur-Yèvre où un opérateur courriers-colis intervient deux fois par jour, déposer les plis avisés non distribués la veille ainsi que les colis volumineux.
La gérante postale intervient sur l'ensemble des domaines de l'accueil, de l'affranchissement, de la vente de produits, d'opérations financières, du conseil, de diverses autres opérations postales.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les clients
- Satisfaire à leurs attentes et demandes
Affranchissement et Ventes
- Affranchir les courriers et colis apportés par les clients en France, à l'Outre-Mer, à l'International Europe ou Hors-Europe (douanes...)
- Ventes des produits de la poste en stock et aussi sur commande
- Transmission des colis et des plis au facteur à l'heure de levée suite à affranchissement et dépôts de colis
- Gestion des stocks / Approvisionnement / Réception produits / Inventaire
- Respecter les procédures d'envoi selon les pays
- Ventes de produits de La Poste Mobile
Opérations financières
- Tenue de caisse
- Encaissement en espèces/chèque/CB des ventes et affranchissements
- Tenue du coffre-fort
- Enregistrement des dépôts d'argent sur CCP ou Livret Epargne
- Gestion des fonds apportés par les convoyeurs
- Calcul journalier de la caisse
- Envoi hebdomadaire des chèques
- Envoi journalier de l'état des recettes " le journal " et tickets TPE au BS
- Retrait sur compte courant par CB et/ou CCP et/ou Livret Epargne aux titulaires de comptes uniquement
- Encaissement des produits douaniers et courriers insuffisamment affranchis
Edition des factures
- Avec paiements différés (Mairie)
- Pour les pros
- Pour les particuliers
Colis et courriers
- Gestion des colis et courriers selon arrivage tous les jours par l'opérateur du courrier
- Distribuer sur présentation au titulaire de l'avisé, le pli ou colis sinon demander une procuration sur présentation des CNI respectives
- Retour des colis et courriers en instance dépassée
Opérations diverses
- Réexpédition et procurations du courrier uniquement
- Suivre les formations proposées physiques ou téléphoniques
- Participation à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
- Mise à jour journalière du cachet postal
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Savoir gérer les conflits.
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Savoir gérer les conflits.
Contact et modalités de candidature
Contact
0248515111
Informations complémentaires
- CV
- Lettre de motivation
- Dernier arrêté
- Lettre de motivation
- Dernier arrêté
Adresse de l'employeur
VIGNOUX SUR BARANGEON
>25 RUE DE LA REPUBLIQUE
18500 VIGNOUX SUR BARANGEON
>25 RUE DE LA REPUBLIQUE
18500 VIGNOUX SUR BARANGEON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.