Secrétaire de direction, de la Maire, des adjoints et des assemblées
Offre n° O018260708002097
Publiée le 24/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Esplanade de la Mairie, Saint-Germain-du-Puy (Cher (18))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
25/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du secrétariat de direction, de la Maire, des adjoints et des assemblées, le secrétaire de direction apporte un soutien administratif à la direction générale des services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Il assure le secrétariat du service ainsi que la gestion des agendas de la Maire, des élus et de la direction. Il participe à l’organisation des travaux des assemblées et à la gestion de leur bon déroulement. Il participe à la sécurisation juridique des actes.
Sous l’autorité de la responsable du service communication, il participe à l’organisation des actions de communication et des relations publiques de la Maire et des adjoints, ainsi qu’à la préparation et à la coordination des inaugurations et des évènements protocolaires de la collectivité.
Sous l’autorité de la responsable du service communication, il participe à l’organisation des actions de communication et des relations publiques de la Maire et des adjoints, ainsi qu’à la préparation et à la coordination des inaugurations et des évènements protocolaires de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU SERVICE :
• Accueil et renseignements des personnes extérieures, des agents, des élus ;
• Réception et transmission des messages et courriels.
GESTION DU COURRIER ET DES AGENDAS DE LA MAIRE, DES ELUS ET DE LA DIRECTION :
• Diffuser le courrier à la Maire et aux élus ;
• Rédiger, mettre en forme des courriers, saisie et tâches diverses de secrétariat ;
• Prendre en charge des rendez-vous de la Maire et des élus ;
• Suivre administrativement les agendas.
ASSISTANCE AUPRÈS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES ASERVICES :
• Organiser l’agenda des membres de la Direction ;
• Suivre administrativement des projets et activités de la Direction Générale des Services ;
• Assister la Direction dans diverses missions ;
• Classer et archiver les dossiers du service.
PARTICIPATION A L’ORGANISATION, LA PLANIFICATION ET LE SUIVI DU BUREAU MUNICIAPAL, DU GROUPE MAJORITAIRE ET DES COMMISSIONS MUNICIPALES :
• Participer à l’élaboration du calendrier des assemblées et garantir le respect des échéances ;
• Participer à l’organisation et à la gestion des assemblées délibérantes et autres instances municipales (commissions, bureau municipal, groupe majoritaire, commission générale) ;
• Participer à la préparation, à l’organisation et au suivi des séances ;
• Participer à la rédaction des projets de délibération et des notes de synthèse ;
• Transmettre les délibérations visées et exécutoires aux responsables de services ;
• Participer à la mise en œuvre des décisions adoptées ;
• Transmettre les comptes rendus des séances, en assurer le suivi jusqu’à leur validation ;
• Archiver et conserver les convocations, ordres du jour, comptes rendus succincts, PV détaillés et délibérations.
PARTICIPER AU SUIVI ET AU PILOTAGE DES ACTES ADMINISTRATIFS :
• Participer au suivi administratif et réglementaire des actes administratifs (hors actes relatifs au personnel, à l’urbanisme et aux arrêtés temporaire de voirie, d’occupation du domaine public et de travaux) ;
• Rédiger, mettre en forme, enregistrer et assurer le traitement réglementaire des délibérations, décisions et arrêtés ;
• Garantir la conformité juridique et le respect des procédures de publicité, de transmission et d’archivage des actes.
PARTICIPATION A L’ORGANISATION D’ACTIONS DE COMMUNICATION ET DE RELATIONS PUBLIQUES DE LA MAIRE ET DES ADJOINTS :
• Participer à la conception, à la préparation et à la mise en œuvre des actions de communication institutionnelle de la Maire et des adjoints ;
• Assurer la préparation et le suivi des déplacements, rendez-vous, manifestations et représentations officielles de la Maire et des adjoints ;
• Rédiger et concevoir les supports de communication institutionnelle, notamment les communiqués de presse ;
• Adapter les contenus et les messages aux différents supports de communication ainsi qu’aux publics visés ;
• Contribuer à la valorisation des actions et projet portés par l’exécutif municipal ;
• Assurer le suivi des relations avec les partenaires institutionnels, les médias et les différents interlocuteurs extérieurs.
GESTION DES INAUGURATIONS ET EVÈNEMENT PROTOCOLAIRES
(hors cérémonies commémoratives officielles) :
• Organiser les inaugurations et évènements protocolaires de la collectivité ;
• Assurer la préparation administrative et logistiques en collaboration avec les services ;
• Élaborer les déroulés protocolaires et veiller au respect des usagers ;
• Coordonner les différents services municipaux mobilisés dans l’organisation des évènements ;
• Préparer les supports nécessaires à La Maire (discours, éléments de langage, dossier) ;
• Assurer le suivi des relations avec les partenaires.
AUTRES :
• Gérer la boîte mail « Info » de la commune ;
• Organiser et suivre les astreintes et les permanences des élus ;
• Organiser, planifier et suivre les réunions diverses.
• Accueil et renseignements des personnes extérieures, des agents, des élus ;
• Réception et transmission des messages et courriels.
GESTION DU COURRIER ET DES AGENDAS DE LA MAIRE, DES ELUS ET DE LA DIRECTION :
• Diffuser le courrier à la Maire et aux élus ;
• Rédiger, mettre en forme des courriers, saisie et tâches diverses de secrétariat ;
• Prendre en charge des rendez-vous de la Maire et des élus ;
• Suivre administrativement les agendas.
ASSISTANCE AUPRÈS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES ASERVICES :
• Organiser l’agenda des membres de la Direction ;
• Suivre administrativement des projets et activités de la Direction Générale des Services ;
• Assister la Direction dans diverses missions ;
• Classer et archiver les dossiers du service.
PARTICIPATION A L’ORGANISATION, LA PLANIFICATION ET LE SUIVI DU BUREAU MUNICIAPAL, DU GROUPE MAJORITAIRE ET DES COMMISSIONS MUNICIPALES :
• Participer à l’élaboration du calendrier des assemblées et garantir le respect des échéances ;
• Participer à l’organisation et à la gestion des assemblées délibérantes et autres instances municipales (commissions, bureau municipal, groupe majoritaire, commission générale) ;
• Participer à la préparation, à l’organisation et au suivi des séances ;
• Participer à la rédaction des projets de délibération et des notes de synthèse ;
• Transmettre les délibérations visées et exécutoires aux responsables de services ;
• Participer à la mise en œuvre des décisions adoptées ;
• Transmettre les comptes rendus des séances, en assurer le suivi jusqu’à leur validation ;
• Archiver et conserver les convocations, ordres du jour, comptes rendus succincts, PV détaillés et délibérations.
PARTICIPER AU SUIVI ET AU PILOTAGE DES ACTES ADMINISTRATIFS :
• Participer au suivi administratif et réglementaire des actes administratifs (hors actes relatifs au personnel, à l’urbanisme et aux arrêtés temporaire de voirie, d’occupation du domaine public et de travaux) ;
• Rédiger, mettre en forme, enregistrer et assurer le traitement réglementaire des délibérations, décisions et arrêtés ;
• Garantir la conformité juridique et le respect des procédures de publicité, de transmission et d’archivage des actes.
PARTICIPATION A L’ORGANISATION D’ACTIONS DE COMMUNICATION ET DE RELATIONS PUBLIQUES DE LA MAIRE ET DES ADJOINTS :
• Participer à la conception, à la préparation et à la mise en œuvre des actions de communication institutionnelle de la Maire et des adjoints ;
• Assurer la préparation et le suivi des déplacements, rendez-vous, manifestations et représentations officielles de la Maire et des adjoints ;
• Rédiger et concevoir les supports de communication institutionnelle, notamment les communiqués de presse ;
• Adapter les contenus et les messages aux différents supports de communication ainsi qu’aux publics visés ;
• Contribuer à la valorisation des actions et projet portés par l’exécutif municipal ;
• Assurer le suivi des relations avec les partenaires institutionnels, les médias et les différents interlocuteurs extérieurs.
GESTION DES INAUGURATIONS ET EVÈNEMENT PROTOCOLAIRES
(hors cérémonies commémoratives officielles) :
• Organiser les inaugurations et évènements protocolaires de la collectivité ;
• Assurer la préparation administrative et logistiques en collaboration avec les services ;
• Élaborer les déroulés protocolaires et veiller au respect des usagers ;
• Coordonner les différents services municipaux mobilisés dans l’organisation des évènements ;
• Préparer les supports nécessaires à La Maire (discours, éléments de langage, dossier) ;
• Assurer le suivi des relations avec les partenaires.
AUTRES :
• Gérer la boîte mail « Info » de la commune ;
• Organiser et suivre les astreintes et les permanences des élus ;
• Organiser, planifier et suivre les réunions diverses.
Profils recherchés
SAVOIRS / SAVOIR FAIRE :
• Connaissance des fonctions institutionnelles et des partenaires ;
• Maîtrise de l’organigramme et des circuits de validations internes ;
• Maîtriser les outils bureautiques ;
• Connaissance de l’environnement des collectivités locales ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Faire preuve de capacité d’analyse et de synthèse.
SAVOIR ETRE :
• Rigueur,
• Discrétion,
• Disponibilité,
• Sens de l’organisation et qualités relationnelles,
• Autonomie,
• Faire preuve de rapidité de réaction et d’exécution,
• Avoir le sens de la confidentialité,
• Avoir le sens de l’écoute,
• Avoir le sens du travail en équipe,
• Aptitudes au travail en équipe et en transversalité avec les différents services.
• Connaissance des fonctions institutionnelles et des partenaires ;
• Maîtrise de l’organigramme et des circuits de validations internes ;
• Maîtriser les outils bureautiques ;
• Connaissance de l’environnement des collectivités locales ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Faire preuve de capacité d’analyse et de synthèse.
SAVOIR ETRE :
• Rigueur,
• Discrétion,
• Disponibilité,
• Sens de l’organisation et qualités relationnelles,
• Autonomie,
• Faire preuve de rapidité de réaction et d’exécution,
• Avoir le sens de la confidentialité,
• Avoir le sens de l’écoute,
• Avoir le sens du travail en équipe,
• Aptitudes au travail en équipe et en transversalité avec les différents services.
Contact et modalités de candidature
Contact
0248308418
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation a adresser à recrutement@saintgermaindupuy.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.