Secrétaire de direction
Offre n° O019250320000875
Publiée le 14/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8 avenue du 8-mai-1945, Argentat-sur-Dordogne (Corrèze)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
16/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération : sur grille statutaire + régime indemnitaire + participation employeur à la protection sociale ( santé + prévoyance) + possibilité d'adhésion au comité des oeuvres sociales
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'un futur départ à la retraite, la communauté de communes Xaintrie Val Dordogne recrute un(e) secrétaire de direction à temps complet. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous assurez un soutien administratif auprès de la Présidence et de la Direction et concourez au bon fonctionnement des instances communautaires.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
1) Organisation de la vie professionnelle de la Présidence et des Directeurs
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la présidence et des directeurs
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Préparer et organiser les déplacements, les réunions et les rendez-vous de la présidence et la direction
2) Gestion du secrétariat du bureau, du conseil communautaire et des commissions communautaires
* Rédiger les convocation et ordre du jour en concertation avec la direction
* Rédiger avec les services les projets de décision, de délibération, de note
* Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, ...)
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions (conseil, bureau, commissions, ...)
* Préparer les dossiers de réunion
* Etablir les procès-verbaux des réunions
* Saisir les comptes rendus des réunions
* Afficher les décisions et les transmettre à la préfecture
* Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
3) Accueil physique et téléphonique
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Participer à la suppléance des accueils du CIAS et du pôle déchets, en l'absence des collègues
4) Gestion du courrier et des parapheurs
* Aller le chercher chaque matin à la poste, le scanner et l'enregistrer dans le logiciel, le communiquer aux services concernés après visas des directeurs
* Assurer le dépôt des courriers partants dans les délais impartis
* Assurer la gestion des parapheurs (veiller à leur signature et à leur redistribution auprès des services concernés)
5) Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Rédiger des notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
6) Veille juridique
* Se tenir à jour de l'actualité juridique via la recherche, la lecture et/ou de bases de données, de sites spécifiques (intercommunalités, amf....)
7) Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public (y compris le remplacement d'agent indisponible)
Caractéristiques du poste :
- respect stricte des règles de confidentialité et de discrétion,
- participation au conseil communautaire,
- horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la Présidence et/ou de la direction,
- travail hebdomadaire sur 5 jours ou 4.5 jours ( lundi au vendredi),
- possibilité de télétravail ponctuel.
1) Organisation de la vie professionnelle de la Présidence et des Directeurs
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la présidence et des directeurs
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Préparer et organiser les déplacements, les réunions et les rendez-vous de la présidence et la direction
2) Gestion du secrétariat du bureau, du conseil communautaire et des commissions communautaires
* Rédiger les convocation et ordre du jour en concertation avec la direction
* Rédiger avec les services les projets de décision, de délibération, de note
* Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, ...)
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions (conseil, bureau, commissions, ...)
* Préparer les dossiers de réunion
* Etablir les procès-verbaux des réunions
* Saisir les comptes rendus des réunions
* Afficher les décisions et les transmettre à la préfecture
* Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
3) Accueil physique et téléphonique
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Participer à la suppléance des accueils du CIAS et du pôle déchets, en l'absence des collègues
4) Gestion du courrier et des parapheurs
* Aller le chercher chaque matin à la poste, le scanner et l'enregistrer dans le logiciel, le communiquer aux services concernés après visas des directeurs
* Assurer le dépôt des courriers partants dans les délais impartis
* Assurer la gestion des parapheurs (veiller à leur signature et à leur redistribution auprès des services concernés)
5) Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Rédiger des notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
6) Veille juridique
* Se tenir à jour de l'actualité juridique via la recherche, la lecture et/ou de bases de données, de sites spécifiques (intercommunalités, amf....)
7) Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public (y compris le remplacement d'agent indisponible)
Caractéristiques du poste :
- respect stricte des règles de confidentialité et de discrétion,
- participation au conseil communautaire,
- horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la Présidence et/ou de la direction,
- travail hebdomadaire sur 5 jours ou 4.5 jours ( lundi au vendredi),
- possibilité de télétravail ponctuel.
Profils recherchés
- connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale,
- maitriser les règles de l'expression écrite et orale, d'orthographe, syntaxe et grammaire (la pratique de la sténo sera un plus)
- maitriser l'utilisation du pack office ,
- savoir-faire : organiser, communiquer rapidement efficacement, faire face aux imprévus et être capable d'évaluer l'urgence d'une demande
- savoir-être : sens des relations humaines, réactif, disponible, dynamique, polyvalent et soucieux de la bonne qualité du service rendu
- maitriser les règles de l'expression écrite et orale, d'orthographe, syntaxe et grammaire (la pratique de la sténo sera un plus)
- maitriser l'utilisation du pack office ,
- savoir-faire : organiser, communiquer rapidement efficacement, faire face aux imprévus et être capable d'évaluer l'urgence d'une demande
- savoir-être : sens des relations humaines, réactif, disponible, dynamique, polyvalent et soucieux de la bonne qualité du service rendu
Contact et modalités de candidature
Contact
0555910326
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV + diplômes à adresser par courrier à :
Madame la Présidente de la Communauté de Communes Xaintrie Val Dordogne
Rue de Turenne
19 400 ARGENTAT SUR DORDOGNE
ou par mail : rh@xaintrie-val-dordogne.fr
Madame la Présidente de la Communauté de Communes Xaintrie Val Dordogne
Rue de Turenne
19 400 ARGENTAT SUR DORDOGNE
ou par mail : rh@xaintrie-val-dordogne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.