Sous la responsabilité du Chef d'Agence,
· Prépare, rédige et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs
d’intervention sociale territorialisée,
· Conseille et accompagne les agents administratifs sur les dispositifs d’intervention
sociale territorialisée,
· Garantit la qualité de traitement et de réponse dans le cadre des chartes
institutionnelles en vigueur,
· Contribue à l’organisation de la gestion administrative et le cas échéant comptable des
dispositifs d’intervention sociale territorialisée sur l’Agence et y participe.

· Prépare, rédige et suit les procédures et décisions administratives liées aux
dispositifs d’intervention sociale territorialisée :
o Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocations
participants, ordre du jour, rédaction des procès verbaux...),
o Veille au respect de la mise en forme des dossiers administratifs et des
réponses aux usagers et partenaires,
o Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.
· Conseille et accompagne les agents administratifs sur les dispositifs
d’intervention sociale territorialisée :
o Recueille et transmet les informations liées aux dispositifs et procédures
d’intervention sociale territorialisée,
o Accompagne les transferts de connaissances des dispositifs, procédures et
outils informatiques au sein de l’Agence,
o Relaie au sein de son Agence l’action des référents informatiques fonctionnels
du Pôle et de l’observatoire social départemental
o Appuie les agents administratifs dans la gestion des cas complexes.

· Garantit la qualité de traitement et de réponse dans le cadre des chartes
institutionnelles en vigueur
· Contribue à l'organisation de la gestion administrative et le cas échéant
comptable des dispositifs d'intervention sociale territorialisée sur l'Agence et y
participe :
o Conçoit et met en forme tout type de support,
o Construit, alimente et exploite des tableaux de bord et réalise les rapports
d’activités demandés,
o Collecte, exploite et organise des données administratives,
o Saisit, contrôle et analyse des données sur le logiciel SOLIS.

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Secrétaire affectée à titre principal à la gestion de l'Agence
1- activités spécifiques :
- assure l’accueil téléphonique de l’Agence ;
- gère le courrier Arrivée-Départ de l’Agence ;
- assure la gestion du temps de travail et des absences sur E Temptation pour l’ensemble
des agents de l’Agence et apporte un soutien au niveau de différentes demandes
spécifiques des agents et du logiciel ;
- assure le suivi des courriers et enquêtes DDETS, via le logiciel KOLOK en lien avec les
secrétaires des ESCO et édite les requêtes annuelles de suivi par ESCO ;
- assure la gestion des demandes de formation, en lien avec la référente du Pôle
Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports et la DDRHRS et tient un tableau de suivi pour
l’Agence ;
- gère les déplacements des agents et apporte un soutien au niveau du logiciel E-Mission ;
- gère les commandes et suivis des fournitures de bureaux, via le logiciel EASY VISTA
pour l’Agence et l’ESCO de Talant ;
- gère le suivi des actions collectives et tient un tableau de bord des dépenses liées à ces
actions.
2- soutien et suppléance de l'assistante de gestion :
a. en complémentarité de l’assistante de gestion
- contribue au bilan d’activités et au suivi de l’activité de l’Agence ;
- élabore des circuits et procédures déclinant de nouvelles organisations ;
- gère et suit les enveloppes budgétaires ;
- assure les commandes mensuelles ou annuelles, en lien avec les ESCO et assure la
partie logistique, (véhicules de services, demande de travaux au sein des ESCO…).
b. en suppléance de l’assistante de gestion
- assure le secrétariat lié à la gestion de l'agence (assiste le responsable d'Agence, garantit
la circulation de l'information, gère les courriers spécifiques, notes, rapports, compte
rendus, suivis de dossiers, liens avec les Espaces, la direction du Pôle Solidarités,
Jeunesse, Culture, Sports et les services centraux...)
Formations (suivies ou à suivre) :
- « organisation du travail »
- logiciel bureautique et spécifique (Traitement de texte, tableur, présentation « diaporama »,
Portail SOLIS, KOLOK, E-Mission, Easy Vista).
Contexte :
- travail à temps complet souhaité,
- obligation de réserve et de confidentialité,
- savoir accueillir les publics en difficulté et répondre aux différents partenaires concernés,
- agent affecté au siège de l'Agence Solidarités Côte-d’Or TALANT-CHENOVE

TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil
Départemental
Assister l’encadrement dans le fonctionnement et l’organisation du service, notamment en assurant l’interface entre l’encadrement et les collaborateurs du service, les services centraux, les partenaires et étant force de proposition
Décliner à son niveau la démarche de conduite du changement défini au niveau supérieur
Accompagner les nouveaux arrivants
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte et concevoir des supports de communication
Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Assurer la coordination du fonctionnement du service sur différents volets (logistique, RH, locaux, organisation, etc.)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Connaître l’organisation et les services de la collectivité ou de l’établissement
Assurer la coordination administrative des secrétariats du service